Subtotal là gì ? Tìm hiểu nghĩa và tác dụng của “subtotal”Thiệp Nhân Ái » Giải Đáp Câu Hỏi » Subtotal là gì ? Tìm hiểu nghĩa và tác dụng của “subtotal” Show Subtotal là gì ? Giải nghĩa từ “subtotal” chuẩn ngữ pháp, cách sử dụng subtotal theo cú pháp trong excelsiêu siêu hay nhé. Trong tin học chúng ta vẫn thường được nhắc nhiều đến hàm subtotal. Vậy bạn đã biết về subtotal là gì hay chưa? Đây chính là một hàm có lợi ích rất tốt cho những người phải tính toán với nhiều con số. Vậy để hiểu rõ hơn về nghĩa cũng như cách sử dụng của subtotal thì bạn đừng bỏ qua bài viết nhé!  Subtotal là gì Nghĩa của subtotal là gì ?Trong tiếng Anh thì subtotal được dịch với nghĩa là tính tổng phụ. Theo đó, subtotal được dùng với ý nghĩa là một hàm dùng để tính tổng phụ của một bảng, một cơ sở dữ liệu trong Excel. Sự ra đời của hàm subtotal này mang đến rất nhiều các lợi ích cho người sử dụng, nhất là những người thường phải làm việc với các bảng tính toán. Hàm subtotal được ứng dụng ngay từ phiên bản Excel 2003, dạng hàm này có thể giúp người dùng gia tăng các tùy chọn cho số đầu tiên của hàm. Từ đó giúp đơn giản hóa cho những người thường xuyên làm việc với các con số lớn, phức tạp. Thế nhưng hàm này thì lại bắt buộc phải ghi nhớ đối số đầu tiên bởi nó đại diện cho phép tính của bảng dữ liệu đó. Từ phiên bản Excel 2007 thì hệ thống lại được nâng cấp, giúp hàm này tự ghi nhớ đối số để tránh bị nhầm lẫn hay quên. Như vậy có thể thấy hàm Subtotal thực sự là một công cụ hữu ích, thông minh giúp đơn giản hóa các công việc tính toán số liệu. Nhất là giúp ích cho những người làm kế toán, người phải tính nhiều cơ sở dữ liệu. Theo đó, các bạn có thể nắm bắt rõ được số tiền lời, tiền phát sinh, tiền tồn lại trong file Excel vô cùng dễ hiểu. Với hàm Subtotal thì nó không quá khó, chỉ cần học qua các thao tác cơ bản là có thể mang đến hiệu quả tốt. Hàm subtotal đang là một trong những hàm phổ biến nhất trong Excel và được nhiều người ứng dụng nhất trong công việc. Cách sử dụng hàm subtotal trong ExcelĐể hiểu hơn về tác dụng của hàm subtotal trong Excel mọi người hãy xem qua video dưới đây để hiêu hơn về subtotal: Cú pháp sử dụng subtotal trong ExcelNhư đã nói thì subtotal mang đến rất nhiều lợi ích cho người sử dụng nên được người dùng ứng dụng phổ biến. Với hàm subtotal này thì được sử dụng đơn giản theo cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,…) trong đó: Hàm subtotal được sử dụng rất phổ biến bởi nó có thể thay đổi được các dữ liệu một cách dễ dàng. Đặc biệt có thể ứng dụng để tính toán được các dữ liệu phức tạp. Mong rằng với những chia sẻ trên thì các bạn đọc có thể nắm bắt rõ được subtotal là gì ? Đồng thời thì chúng tôi cũng cung cấp rõ về lợi ích và cách dùng cú pháp subtotal để ứng dụng tốt nhất nhé! Giải Đáp Câu Hỏi -
Hàm SUBTOTAL trong Excel có nhiệm vụ để tính tổng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp này, “tổng phụ” (subtotal) không phải tổng các con số trong 1 dãy ô xác định. Các hàm Excel khác được thiết kế chỉ để thực hiện 1 chức năng cụ thể, nhưng hàm SUBTOTAL lại rất linh hoạt – có thể tính toán hoặc làm phép logic như đếm số ô, tính trung bình, tìm giá trị lớn nhất/nhỏ nhất… Hàm SUBTOTAL có ở tất cả các phiên bản Excel từ 2016 đến 2007 và cả phiên bản thấp hơn. Cú pháp hàm SUBTOTAL: SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],…) Trong đó: Function_num: con số xác định chức năng thực hiện Ref1, Ref2, …: 1 hoặc nhiều ô, hoặc dãy ô để tính tổng phụ. Cần phải có Ref 1, từ Ref 2 đến 254 là tuỳ chọn.
Số xác định chức năng thực hiện có 2 loại sau:
Bạn không cần phải nhớ hết các con số chức năng. Ngay khi bạn nhập hàm SUBTOTAL Excel vào 1 ô hoặc trên thanh công thức, Excel sẽ đưa ra danh sách các con số cho bạn. Ví dụ, đây là cách bạn dùng công thức SUBTOTAL 9 để cộng tổng các giá trị trong ô từ C2 đến C8: Để thêm 1 số xác định chức năng vào công thức, nhấn đúp chuột, đánh dấu phẩy, xác định dãy ô, đóng ngoặc và nhấn Enter. Công thức hoàn chỉnh sẽ như sau: =SUBTOTAL(9,C2:C8) Tương tự, bạn có thể viết công thức SUBTOTAL 1 để tính trung bình, SUBTOTAL 2 để đếm ô chứa số, SUBTOTAL 3 để đếm ô không trống. Trong hình dưới, 3 chức năng khác đang được dùng. Lưu ý: Khi bạn dùng công thức SUBTOTAL Excel với chức năng tính tổng như SUM hay AVERAGE, Excel sẽ chỉ tính các ô chứa số, bỏ qua ô trống và ô chứa giá trị không phải số.
Bạn đã biết cách lập công thức SUBTOTAL trong Excel, câu hỏi chính là tại sao lại phải học hàm này? Sao không dùng các hàm đơn giản, bình thường như SUM, COUNT, MAX? Lý do sẽ được trình bày dưới đây. 3 LÝ DO ĐỂ DÙNG HÀM SUBTOTALSo sánh với các hàm Excel truyền thống, SUBTOTAL cho bạn những lợi thế sau:
Vì hàm Excel SUBTOTAL bỏ qua các hàng đã được lọc ra, bạn có thể sử dụng nó để tính tổng dữ liệu 1 cách linh hoạt, các giá trị trong tổng phụ được tự động tính lại theo bộ lọc. Ví dụ, nếu chúng ta lọc bảng doanh số bán hàng chỉ của vùng Miền Đông, công thức SUBTOTAL sẽ tự động điều chỉnh để bỏ qua tất cả vùng khác khi tính tổng. Lưu ý: Vì các 2 bộ số xác định chức năng (1-11 và 101-111) đều bỏ qua các ô đã được lọc ra, bạn có thể dùng công thức SUBTOTAL 9 hoặc SUBTOTAL 109. Công thức SUBTOTAL với số xác định chức năng 101-111 bỏ qua các ô đã ẩn, đã lọc ra và ẩn thủ công. Vì thế, khi bạn sử dụng chức năng Excel’s Hide để ẩn dữ liệu không liên quan, dùng số chức năng 101-111 để loại bỏ các giá trị từ những hàng ẩn khỏi tổng phụ.
Nếu dãy ô trong công thức SUBTOTAL có chứa công thức SUBTOTAL khác, công thức SUBTOTAL được lồng vào sẽ bị bỏ qua. Vậy nên con số trong bảng sẽ không phải tính 2 lần. Trong hình dưới, công thức tính trung bình chính SUBTOTAL(1, C2:C10) bỏ qua kết quả của công thức SUBTOTAL trong ô C3 và C10. VÍ DỤ DÙNG SUBTOTAL TRONG EXCELKhi bạn mới biết hàm SUBTOTAL, có thể thấy hàm này phức tạp, rắc rối vô nghĩa. Nhưng khi bạn dùng nó để giải quyết công việc, bạn sẽ nhận ra thuần thục hàm SUBTOTAL không khó. Ví dụ sau đây sẽ giúp bạn với một số mẹo nhỏ khi dùng hàm SUBTOTAL. VÍ DỤ 1. SUBTOTAL 9 VS. SUBTOTAL 109 Như bạn đã biết, Excel SUBTOTAL chấp nhận 2 bộ số xác định chức năng 1-11 và 101-111. Cả 2 bộ số đều bỏ qua các hàng đã được lọc ra, nhưng 1-11 bao gồm các hàng được ẩn thủ công còn 101-111 thì loại trừ. Để hiểu rõ hơn về điểm khác biệt này, xem ví dụ sau: Với tổng các hàng đã được chọn, bạn có thể dùng cả SUBTOTAL 9 và SUBTOTAL 109 như hình dưới: Nhưng nếu có các hàng không liên quan đã ẩn thủ công bằng cách dùng lệnh Hide Rows trong Home tab > Cells group > Format > Hide & Unhide, và nhấn chuột phải vào các hàng, sau đó Hide, mà giờ bạn chỉ cần tổng giá trị trong các hàng nhìn thấy, lựa chọn SUBTOTAL 109: Các số chức năng khác cũng làm theo cách tương tự. Ví dụ, để đếm ô không trống đã chọn, dùng SUBTOTAL 3 hoặc SUBTOTAL 103. Nhưng SUBTOTAL 103 có thể đếm các ô không trống nhìn thấy chính xác nếu có bất kì hàng ẩn nào trong dãy. Lưu ý: Hàm Excel SUBTOTAL với số chức năng 101-111 bỏ qua giá trị trong hàng bị ẩn, không phải cột bị ẩn. Ví dụ, nếu bạn dùng công thức như SUBTOTAL(109, A1:E1) để tính tổng các số trong hàng ngang, cột bị ẩn sẽ không ảnh hưởng đến tổng phụ. VÍ DỤ 2. IF + SUBTOTAL TÍNH TỔNG DỮ LIỆU Nếu bạn đang lập báo cáo tổng kết, cần phải đưa ra các dữ liệu tổng kết khác nhau nhưng bạn không có chỗ trống cho tất cả số liệu, thì cách sau có thể là giải pháp:
Ví dụ, giả sử giá trị để tính tổng phụ trong ô C12:C16, và danh sách trong ô A17 chứa Total, Average, Max, Min, công thức hàm SUBTOTAL sẽ như sau: =IF(A17=”total”, SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17=”average”, SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17=”min”, SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17=”max”, SUBTOTAL(4,C2:C16),””)))) Và tiếp theo, tuỳ vào hàm mà người sử dụng chọn trong danh sách, công thức SUBTOTAL tương ứng sẽ tính giá trị trong các hàng được chọn. Mẹo nhỏ: Nếu đột nhiên danh sách và ô công thức biến mất khỏi bảng tính, thì bạn hãy chọn lại chúng trong danh sách lọc. HÀM EXCEL SUBTOTAL KHÔNG HOẠT ĐỘNG – NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶPNếu hàm SUBTOTAL trả về lỗi, thì nguyên nhân có thể là một trong những lý do sau đây #VALUE! Số xác định chức năng không nằm trong khoảng 1-11 hoặc 101-111 hay có tham chiếu (ref) là tham chiếu 3D. #DIV/0! Xảy ra khi 1 tổng cụ thể phải chia cho 0 (ví dụ: tính trung bình cộng hoặc độ lệch chuẩn của 1 dãy ô không chứa giá trị số) #NAME? tên hàm SUBTOTAL sai chính tả. Mẹo nhỏ: Nếu bạn chưa quen với hàm SUBTOTAL, bạn có thể dùng các chức năng cài đặt sẵn của hàm này và để công thức tự hoàn thiện giúp bạn hoặc theo dõi video sau đây: Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel. Một số hàm cơ bản thường gặp như:
Một số công cụ hay sử dụng như:
Rất nhiều kiến thức phải không nào? Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của Học Excel Online. Đây là khóa học giúp bạn hệ thống kiến thức một cách đầy đủ, chi tiết. Hơn nữa không hề có giới hạn về thời gian học tập nên bạn có thể thoải mái học bất cứ lúc nào, dễ dàng tra cứu lại kiến thức khi cần. Hiện nay hệ thống đang có ưu đãi rất lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: HocExcel.Online |
