Số lượng tiêu thụ sản phẩm tỉ lệ thuận với chất lượng của sản phẩm đó. Vậy làm sao để sản phẩm đạt chuẩn đầu ra trước khi chúng được phân phối đến tay người dùng? Việc này sẽ tùy thuộc vào quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp bạn.
Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm là gì?
Khái niệm quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm
Kiểm soát chất lượng sản phẩm (Quality control viết tắt là QC) là yếu tố cần thiết để đánh giá sự thành công của một doanh nghiệp. Quy trình kiểm soát chất lượng đảm bảo sản phẩm được duy trì hoặc cải thiện tốt hơn. Trong đó, quản lý và nhân viên có trách nhiệm kiểm soát quá trình tạo ra sản phẩm/dịch vụ.
Những yếu tố cần giám sát và kiểm soát bao gồm: nguyên vật liệu, thiết bị/máy móc, con người, phương pháp, thông tin, môi trường làm việc,… Đặc biệt, nguyên vật liệu chính là yếu tố đầu vào. Chúng có sự tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu tốt mới đảm bảo được sản phẩm đạt chất lượng cao.
Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm sẽ hiệu quả khi kế hoạch kiểm soát được thiết lập rõ ràng. Những biện pháp kiểm soát giúp tiêu chuẩn hóa quá trình sản xuất. Khi thực hiện kiểm soát chất lượng theo một quy trình cụ thể, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, năng suất làm việc cũng được cải thiện.
Lợi ích của quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm
Quy trình này đảm bảo những sản phẩm bạn cung cấp ra thị trường là tốt nhất. Người tiêu dùng thông minh luôn đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu. Vì vậy, nếu việc kiểm soát chất lượng sản phẩm hiệu quả, doanh nghiệp bạn sẽ được khách hàng tin cậy và chọn lựa. Lúc này, giá cả sẽ không còn là trở ngại lớn đối với các mặt hàng của bạn.
Bên cạnh đó, khi làm việc theo quy trình, ý thức trách nhiệm của nhân viên sẽ được thúc đẩy mạnh mẽ. QC có khả năng truyền cảm hứng cho nhân viên để họ tạo ra sản phẩm chất lượng cao. Phương pháp này chính là nhân tố giúp bạn chinh phục người tiêu dùng hiệu quả. Ngoài ra, bạn sẽ tiết kiệm chi phí cho việc kiểm tra và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả.
6 bước triển khai quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm
Bước 1: Triển khai tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm
Doanh nghiệp có thể tuân theo một số tiêu chuẩn chất lượng do các cơ quan, tổ chức bên ngoài quy định như: thanh tra an toàn thực phẩm, hiệp hội ngành, cơ quan quản lý chính phủ,… Tuy nhiên, một số lĩnh vực sẽ không có các tiêu chuẩn chất lượng nhất định. Thế nên, bạn cần xây dựng những tiêu chuẩn riêng cho mình.
Tiêu chuẩn chất lượng sẽ phụ thuộc vào mỗi bộ phận trong doanh nghiệp bạn. Dù vậy, chúng vẫn có một điểm chung là: phải được đo lường một cách khách quan.
Bước 2: Xác định tiêu chuẩn chất lượng trọng tâm
Chắc hẳn ai cũng muốn đảm bảo chất lượng trong mọi khía cạnh sản xuất sản phẩm. Nhưng trên thực tế, chẳng mấy ai thực hiện được điều đó một cách dễ dàng.
Trước tiên, bạn cần tập trung vào các tiêu chuẩn quan trọng nhất. Đây là những tiêu chuẩn ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và trải nghiệm khách hàng của bạn. Việc chọn tiêu chuẩn trọng tâm giúp bạn đạt kết quả nhanh chóng. Đồng thời, nhóm làm việc của bạn cũng không bị quá tải bởi các tiêu chuẩn ít quan trọng hơn.
Bước 3: Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm
Bước tiếp theo bạn cần làm là lên kế hoạch xây dựng một quy trình kiểm soát chất lượng hiệu quả. Theo W.Edwards Deming – nhà sáng lập kiểm soát chất lượng hiện đại, quy trình được thiết kế tốt sẽ mang lại các sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao.
Khi bạn tạo ra một quy trình mang tính nhất quán, sản phẩm và dịch vụ của bạn sẽ được cải thiện tốt hơn. Bạn có thể dựa trên tiêu chuẩn trọng tâm để thiết kế một quy trình phù hợp nhất.
Bước 4: Đánh giá lại kết quả
Bạn có thể đánh giá quy trình của mình dựa trên: phần mềm kinh doanh, ứng dụng tài chính và kế toán hoặc các công cụ quản lý khách hàng. Những thông tin thu thập được sẽ giúp bạn đánh giá chính xác việc kiểm soát chất lượng của mình. Tốt nhất, bạn nên thực thi công đoạn này nhiều lần để đưa ra những nhận định trực quan và hiệu quả hơn.
Bước 5: Tiếp nhận phản hồi
Sau khi nắm bắt được tình hình nội bộ ở bước trên, bạn cần “tiếp thu” thêm nguồn ý kiến bên ngoài. Để có bức tranh đầy đủ hơn về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, bạn có thể khảo sát khách hàng, tạo bảng đánh giá và xếp hạng trực tuyến, xét điểm số người quảng cáo ròng (NPS – Net Promoter Score),…
Bên cạnh đó, bạn có thể nhận phản hồi từ các nhân viên của mình. Hãy đặt ra một số câu hỏi như:
- Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm đang hoạt động ra sao? Có mang lại chất lượng tốt?
- Làm sao cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt hơn?
- Cần chú trọng tiêu chuẩn nào để duy trì và cải thiện chất lượng sản phẩm?,…
Bước 6: Bắt tay thực hiện
Công đoạn cuối cùng chính là hiện thực hóa quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm. Ở bước này, bạn chỉ cần xem lại, sửa đổi hoặc bổ sung (nếu có) cho bản kế hoạch của mình được hoàn thiện hơn, sau đó bắt tay vào và thực hiện chúng.
Nếu đã đáp ứng được các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng đã đặt ra, đừng dừng lại tại đó. Bạn hãy thực hiện quy trình này nhiều lần để chất lượng sản phẩm đạt mức tối ưu nhất.
Trên thực tế, để tạo ra một sản phẩm chất lượng không hề đơn giản. Tuy nhiên, khi triển khai kiểm soát chất lượng theo một quy trình cụ thể, bạn sẽ dễ dàng theo dõi và quản lý công việc hiệu quả hơn. “Cơ hội không dành cho kẻ đến sau”, vì thế hãy tận dụng mọi cơ hội để giúp doanh nghiệp bạn chạm đến thành công nhanh hơn nhé!
FAQs về quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm
Chi phí chất lượng (Costs of Quality) là những chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đảm bảo sản xuất sản phẩm có chất lượng. Có 4 loại chi phí chất lượng phổ biến:– Chi phí hỏng hóc do sự cố bên ngoài– Chi phí lỗi nội bộ– Chi phí thẩm định hay chi phí kiểm tra
– Chi phí phòng ngừa
Kiểm soát có tương quan trực tiếp đến việc lập kế hoạch. Kiểm soát tiến trình sẽ bảo vệ rằng những kế hoạch được triển khai đúng chuẩn. Trong những tính năng của quy trình quản trị, đơn cử là lập kế hoạch, tổ chức triển khai, chỉ huy và kiểm soát, lập kế hoạch đi trước toàn bộ những tính năng còn lại, và kiểm soát được triển khai ở đầu cuối .
Kiểm soát là gì?
Kiểm soát là mắt xích sau cuối trong dây chuyền sản xuất công dụng của những hoạt động giải trí quản trị và làm cho những tính năng của quy trình quản trị trở thành một quy trình vừa đủ. Kiểm soát là quy trình tiến độ mà trải qua những tiêu chuẩn hiệu quả hoạt động giải trí của nhân viên cấp dưới và những quy trình tiến độ được thiết lập, thông dụng và vận dụng. Các mạng lưới hệ thống kiểm soát hiệu suất cao sử dụng những chính sách để giám sát hoạt động giải trí và thực thi những giải pháp kiểm soát và điều chỉnh sai sót, nếu thiết yếu. Người giám sát quan sát những gì xảy ra và so sánh với những gì được dự kiến. Người giám sát cần phải sửa chữa thay thế những điều kiện kèm theo chưa đạt tiêu chuẩn để nâng lên mức mong đợi. Các mạng lưới hệ thống kiểm soát hiệu suất cao sẽ được cho phép người giám sát biết việc thực thi đang diễn ra như thế nào. Kiểm soát sẽ tương hỗ việc phân giao hoạt động giải trí cho nhân viên cấp dưới. Với tư cách là người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm sau cuối về hiệu quả hoạt động giải trí của nhân viên cấp dưới, người giám sát cần có quan điểm phản hồi kịp thời về hoạt động giải trí của nhân viên cấp dưới .
Xem thêm: Ngụ ngôn ngành nhân sự: Con quay và bánh xe
Bạn đang đọc: Giải mã quy trình kiểm soát cho các nhà quản lý
Quy trình kiểm soát
Quy trình kiểm soát là một dòng hoạt động giải trí liên tục từ nhìn nhận đến so sánh và hành vi. Có bốn bước trong quá trình kiểm soát : thiết lập những tiêu chuẩn hiệu quả hoạt động giải trí, nhìn nhận tác dụng hoạt động giải trí trong thực tiễn, so sánh hiệu quả hoạt động giải trí đã nhìn nhận với những tiêu chuẩn, và thực thi hoạt động giải trí thay thế sửa chữa / kiểm soát và điều chỉnh .
Bước 1. Thiết lập các tiêu chuẩn kết quả hoạt động
Tiêu chuẩn được tạo ra khi thiết lập những tiêu chuẩn trong quy trình lập kế hoạch. Tiêu chuẩn là bất kể hướng dẫn nào được thiết lập làm cơ sở nhìn nhận. Đây là một công bố rõ ràng và đúng chuẩn về những tác dụng mong đợi từ một loại sản phẩm, dịch vụ, thiết bị máy, cá thể hoặc đơn vị chức năng của tổ chức triển khai. Tiêu chuẩn thường được miêu tả bằng số và được xác lập cho những góc nhìn khối lượng, chất lượng và thời hạn. Dung sai là sai số được cho phép so với tiêu chuẩn. Kết quả mong đợi là gì ? Sai số được cho phép là bao nhiêu ?
Các chiêu thức kiểm soát hoạt động giải trí sẽ nhìn nhận mức độ hiệu suất cao và hiệu suất trong những quá trình quy đổi của tổ chức triển khai nhằm mục đích tạo ra sản phẩm & hàng hóa và dịch vụ. Các giải pháp kiểm soát sự quy đổi gồm có kiểm soát tiến trình thống kê Quản lý chất lượng tổng thể và toàn diện ( TQM ) và kiểm soát quản trị hàng tồn dư. Kiểm tra quá trình thống kê là việc sử dụng những chiêu thức và thủ tục thống kê để xác lập xem hoạt động giải trí sản xuất có diễn ra đúng chuẩn hay không, phát hiện những sai khác, tìm ra và xóa bỏ nguyên do. Sơ đồ kiểm soát trình diễn hiệu quả nhìn nhận theo thời hạn và là phương tiện đi lại tương hỗ thị giác để xác lập xem một quy trình tiến độ đơn cử đang diễn ra có nằm trong những số lượng giới hạn đã xác lập trước hay không. Các biến số của quy trình tiến độ nằm trong số lượng giới hạn được cho phép nghĩa là mạng lưới hệ thống vẫn đang được kiểm soát. Các trị số nằm ngoài số lượng giới hạn sẽ không được đồng ý và có nghĩa là mạng lưới hệ thống đang không được kiểm soát. Tăng cường chất lượng trải qua kiểm soát và điều chỉnh hoặc phong cách thiết kế lại mạng lưới hệ thống sẽ giúp vô hiệu những nguyên do phổ cập gây ra đổi khác .
Bước 2. Đánh giá kết quả hoạt động thực tế.
Người giám sát tích lũy số liệu để nhìn nhận tác dụng hoạt động giải trí thực tiễn và xác lập sự sai khác so với tiêu chuẩn. Số liệu được ghi lại bằng văn bản hoàn toàn có thể gồm thẻ bấm giờ, thẻ sản xuất, báo cáo giải trình thanh tra, phiếu bán hàng. Các quan sát của cá thể, báo cáo giải trình thống kê, báo cáo giải trình miệng và báo cáo giải trình viết hoàn toàn có thể được sử dụng để nhìn nhận tác dụng hoạt động giải trí. Quản lý bằng cách đi ngó quanh để quan sát nhân viên cấp dưới thao tác sẽ phân phối những thông tin chưa được sàng lọc, thông tin bao quát, và năng lực xem xét giữa những trình độ. Tuy nhiên, nếu xét kỹ thì giải pháp này hoàn toàn có thể bị nhân viên cấp dưới hiểu nhầm là sự thiếu an toàn và đáng tin cậy. Các báo cáo giải trình miệng được cho phép nhận được quan điểm phản hồi nhanh gọn và bao quát .
Máy tính tạo cho người giám sát điều kiện kèm theo truy vấn trực tiếp vào những số liệu và thông tin theo thời hạn thực và chưa bị đổi khác. Trên thực tiễn, nhiều tiến trình hoạt động giải trí phụ thuộc vào vào những mạng lưới hệ thống kiểm soát tự động hóa hoặc kiểm soát dựa vào máy tính. Các nhìn nhận chung, không tương quan đến riêng cá thể nào hoàn toàn có thể giúp thống kê giám sát, tính thời hạn và ghi nhận tác dụng hoạt động giải trí của nhân viên cấp dưới .
Bước 3. So sánh kết quả hoạt động đã đánh giá với các tiêu chuẩn đã thiết lập.
Xem thêm: 13 cách kiếm tiền trên Tiktok đơn giản, dễ làm – AdFlex
So sánh hiệu quả với tiêu chuẩn sẽ giúp xác lập sự sai khác. Có thể dự kiến một số ít sai khác có năng lực xảy ra cho toàn bộ những hoạt động giải trí, và cần xác lập số lượng giới hạn sai khác, tức là sai số được gật đầu. Quản lý theo ngoại lệ được cho phép những hoạt động giải trí liên tục chừng nào vẫn thuộc số lượng giới hạn kiểm soát đã pháp luật. Sự sai khác hoặc độc lạ vượt quá số lượng giới hạn này sẽ là hồi chuông cảnh báo nhắc nhở cho người giám sát biết có yếu tố .
Bước 4. Tiến hành hoạt động chấn chỉnh khắc phục.
Người giám sát phải tìm ra nguyên do gây nên sự độc lạ so với tiêu chuẩn. Sau đó, người giám sát sẽ thực thi hoạt động giải trí để xóa bỏ hoặc hạn chế tối đa nguyên do đó. Nếu nguồn gốc sự sai khác xuất phát từ một thiếu sót trong hoạt động giải trí của tổ chức triển khai thì người giám sát phải thực thi ngay giải pháp khắc phục để Phục hồi hiệu quả hoạt động giải trí như cũ. Ngoài ra, người giám sát hoàn toàn có thể chọn cách thực thi giải pháp khắc phục cơ bản, nghĩa là xác lập nguyên do tại sao có sự độc lạ trong tác dụng hoạt động giải trí và sự độc lạ xảy ra như thế nào, sau đó kiểm soát và điều chỉnh nguồn gốc gây ra sự độc lạ. Hành động khắc phục tức thời có hiệu suất cao hơn ; tuy nhiên hành vi khắc phục cơ bản đem lại hiệu suất cao lâu bền hơn hơn .
Một ví dụ về quy trình tiến độ kiểm soát là bộ điều ổn nhiệt .
- – Tiêu chuẩn: Bộ điều ổn nhiệt độ phòng được đặt ở 68 độ F.
- – Đánh giá: Đo nhiệt độ trong phòng.
- – Hành động khắc phục: nếu trong phòng quá lạnh, nút nhiệt độ sẽ bật lên. Nếu trong phòng quá nóng, nút nhiệt độ sẽ tắt.
Xem thêm: Sức mạnh bất ngờ đến từ những phản hồi của lãnh đạo
Các loại hình kiểm soát
- – Kiểm soát có hiệu quả nhất khi được áp dụng ở những nơi chủ yếu. Người giám sát có thể thực hiện kiểm soát từ trước khi quy trình bắt đầu (kiểm soát trước), trong quy trình (đồng thời), hoặc sau khi kết thúc quy trình (phản hồi).
- – Kiểm soát trước chú trọng vào các hoạt động từ trước khi chúng được bắt đầu. Mục đích của kiểm soát trước là ngăn ngừa các vấn đề đã tiên lượng trước. Một ví dụ về kiểm soát trước là bảo dưỡng ô tô và máy móc theo kế hoạch. Bảo dưỡng thường xuyên ngăn không cho vấn đề xảy ra. Các ví dụ khác bao gồm các hệ thống an toàn, chương trình đào tạo và ngân sách.
- – Kiểm soát đồng thời áp dụng cho các quy trình đang diễn ra, nếu công việc được thực hiện bao gồm bất kỳ cơ chế chỉ đạo hoặc hướng dẫn nào như giám sát trực tiếp, các hệ thống được tự động hóa (ví dụ các máy tính được lập trình để thông báo cho người sử dụng khi họ đưa ra một lệnh sai) và các chương trình chất lượng của tổ chức.
- – Kiểm soát phản hồi tập trung vào kết quả của hoạt động. Hình thức kiểm soát này giúp định hướng các hoạt động lập kế hoạch trong tương lai, các đầu vào và thiết kế quy trình. Ví dụ về kiểm soát phản hồi gồm có các báo cáo kịp thời (báo cáo tuần, tháng, quý và năm) để có thể tiến hành hầu hết các điều chỉnh tức thời.
Tiêu chí đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động kiểm soát
Các mạng lưới hệ thống kiểm soát cần được phong cách thiết kế hài hòa và hợp lý để bảo vệ hiệu suất cao. Nếu những tiêu chuẩn kiểm soát không mềm dẻo hoặc phi trong thực tiễn, nhân viên cấp dưới sẽ không hề tập trung chuyên sâu vào những mục tiêu của tổ chức triển khai. Các mạng lưới hệ thống kiểm soát cần ngăn ngừa yếu tố, không tạo ra yếu tố, theo tính năng phát hiện yếu tố mà mạng lưới hệ thống được phong cách thiết kế .
Sự độc lạ trong tác dụng hoạt động giải trí cũng hoàn toàn có thể là tác dụng của những tiêu chuẩn phi trong thực tiễn. Đương nhiên là những nhân viên cấp dưới có hiệu quả hoạt động giải trí kém sẽ đổ lỗi cho tiêu chuẩn hoặc cho người giám sát. Nếu xét thấy tiêu chuẩn thích hợp thì khi đó người giám sát phải giữ vững lập trường của mình và triển khai những giải pháp khắc phục thiết yếu .
Có thể lấy cái bảng đồng hồ của xe ô tô làm ví dụ về kiểm soát có hiệu quả. Trong một cái xe, nhiều thứ có thể bị hỏng. Tuy nhiên, chỉ những điểm quan trọng nhất đối với hoạt động của xe mới được hiển thị tập trung trên bảng đồng hồ (ví dụ như mức dầu xe, nhiệt độ động cơ, đo nhiên liệu, v.v). Những thay đổi trong các điểm này hầu như có thể tạo ra những hỏng hóc nghiêm trọng nhất đối với chiếc xe. Những nội dung quan trọng trên bảng đồng hồ rất dễ hiểu và có ích cho người lái xe. Chúng chỉ ra vấn đề ở đâu và giải pháp là gì. Chúng thu hút sự chú ý kịp thời của người lái xe để ngăn ngừa những hỏng hóc nghiêm trọng. Tuy nhiên, bảng đồng hồ chưa có nhiều thông tin đến mức có thể lấn át vai trò của người lái xe.
Xem thêm: Các trang đánh máy kiếm tiền – Nhập liệu tại nhà phổ biến
***Xem thêm: Tái sinh năng lực, bứt tốc kinh doanh – Bộ chương trình hỗ trợ doanh nghiệp tăng tốc hậu Covid-19
Học viên Quản trị HRD Academy
Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn đang phụ trách công tác Đào tạo tại Doanh nghiệp của mình? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại, thực tiễn. Vui lòng xem chi tiết tại //kinhdoanhthongminh.net/bo-chuong-trinh-huan-luyen.