Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn một số bí quyết và kinh nghiệm giúp quản lý văn bản đi đến đảm bảo tính chính xác, kịp thời, an toàn và hiệu quả tại doanh nghiệp/tổ chức. Nhân viên văn thư là người có trách nhiệm đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật cũng như an toàn của văn bản, công văn đi đến của doanh nghiệp đồng thời là người xử lý các khâu từ tiếp nhận, phân loại, chuyển giao, soạn thảo, in ấn, lưu trữ, phát hành văn bản. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn một số bí quyết và kinh nghiệm giúp quản lý văn bản đi đến được hiệu quả. Cách quản lý văn bản đi đến hiệu quả Đối với văn bản đi Một số hình ảnh của phần mềm quản lý văn bản đi đến iBom.DOC  Quy trình xử lý văn bản đi đến trên phần mềm quản lý văn bản đi đến iBom.DOC Quy trình soạn thảo, phát hành văn bản, công văn Tra cứu, tìm kiếm văn bản, tài liệu Bạn có thể tham khảo bài viết sau để tìm hiểu về các
tính năng đầy đủ của phần mềm: Phần mềm quản lý văn bản đi đến iBom.DOC. – Văn bản đến phải được kịp thời chuyển đến Giám đốc (hoặc phó Giám đốc thường trực khi có ủy quyền) trong ngày để xử lý, phân việc. – Nếu Văn bản mật, khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách thì văn thư phải chuyển ngay đến Giám đốc (hoặc PGĐ thường trực nếu Giám đốc đi vắng) trong thời gian ngắn nhất. – Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc thường trực nếu Giám đốc đi vắng) là người trực tiếp bút phê phân phối văn bản đến cho phòng ban, cá nhân có trách nhiệm chính để giải quyết. – Văn thư nhận văn bản đến đã được xử lý giao việc từ Giám đốc (hoặc Phó giám đốc thường trực nếu Giám đốc đi vắng), chuyển đến bộ phận phô tô để nhân bản với số lượng theo giao việc của Lãnh đạo. – Sau khi nhận văn bản từ bộ phận phô tô, văn thư vào sổ và chuyển cho các phòng ban, cá nhân có liên quan. Đơn vị, phòng ban, cá nhân chủ trì giải quyết công việc ký nhận văn bản tại sổ của văn thư. – Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng bộ phận giải quyết. 5.2.3. Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến. – Giám đốc (hoặc Phó giám đốc thường trực nếu Giám đốc đi vắng) có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Phó Giám đốc được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Giám đốc và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. – Căn cứ nội dung văn bản đến, và chỉ đạo của Lãnh đạo, phòng hoặc cá nhân có trách nhiệm chủ động giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định. – Người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm cập nhật, xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 5.3. Giải quyết văn bản đi Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi (đang cập nhật) 5.3.1. Trình tự giải quyết văn bản đi Tất cả văn bản do cơ quan phát hành ra ngoài gọi là “ Văn bản đi”. – Phòng, ban, cá nhân soạn thảo văn bản phải đảm bảo đúng thể thức văn bản theo quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005 “Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản”, khi trình ký phải có phiếu trình ký theo mẫu, kèm theo các tài liệu liên quan đến văn bản trình ký (nếu có). – Trưởng phòng có trách nhiệm đọc soát về nội dung, kiểm tra độ mật / khẩn (nếu có), kiểm tra câu chữ, số lượng bản, địa chỉ gửi…ký nháy trước khi trình ký. – Lãnh đạo căn cứ theo thẩm quyền, kiểm tra nội dung và hình thức văn bản để ký ban hành văn bản. – Sau khi văn bản có chữ ký thẩm quyền, bộ phận soạn thảo làm thủ tục pho to, đăng ký văn bản đi tại văn thư cơ quan để đóng dấu, phát hành, chuyển và lưu trữ văn bản theo quy định. – Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, thẩm quyền trước khi đóng dấu và phát hành văn bản. Nếu văn bản không đúng với quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005, Văn thư không đóng dấu phát hành, chuyển trả lại bộ phận soạn thảo. 5.3.2. Chuyển phát văn bản đi – Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngay trong ngày làm việc tiếp theo. – Văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng phải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịp thời, chuẩn xác và bảo mật. – Thông thường, văn bản chuyển đi theo đưêng Bưu điện. Trường hợp cần gấp, muốn nhận văn bản tại văn thư, phải ghi sổ, ký nhận (ghi rõ họ tên người nhận). 5.3.3. Lưu văn bản đi – Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 2 bản chính, một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ hoặc bộ phận soạn thảo. – Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. 5.3.4. Văn bản nội bộ – Giải quyết văn bản nội bộ cũng như giải quyết văn bản đi (đã trình bày ở trên). – Các phòng, ban, cá nhân khi nhận được văn bản nội bộ cũng tiến hành giải quyết, xử lý tương tự như đối với văn bản đến khác. – Văn bản nội bộ cũng lưu như mọi văn bản khác. 5.4 Giải quyết các văn bản “đến” và “đi” qua fax : – Các văn bản chuyển đi nếu cần phải chuyển qua fax thì các phòng, cá nhân có văn bản chuyển qua fax phải xin ý kiến của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách bộ phận. – Nhân viên trực máy Fax không tự ý chuyển văn bản qua fax khi không có ý kiến của Giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách bộ phận. – Nhân viên trực tiếp trực máy Fax của Sở phải lập sổ nhận Fax đến và chuyển Fax đi, trong đó, lập bảng ghi rõ ngày, tháng, năm, đơn vị Fax (hoặc nhận Fax từ cơ quan nào), trích yếu nội dung Fax, chuyển cho đơn vị nào, người gửi Fax (hoặc người nhận Fax) ký nhận. 5.5. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư : – Theo đúng Nghị định 110/2004/NĐ-CP Nghị định của chính phủ về công tác văn thư ban hành ngày 08/4/2004. – Quy định về đóng dấu: Văn thư đóng dấu văn bản phải thực hiện nghiêm theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư ban hành ngày 08 /4/2004. Trong điều 26 của Nghị định quy định: + Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. + Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. + Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. + Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. 5.6 Quản lý công tác lưu trữ: 5.6.1. Mục đích của lưu trữ: Tổ chức bảo quản an toàn và sử dụng khai thác có hiệu quả hệ thống tài liệu, hồ sơ của cơ quan. 5.6.2. Nguồn tài liệu, hồ sơ lưu trữ : – Các văn bản, sổ ghi nhận công văn đi được lưu lại ở văn thư. – Hồ sơ c«ng viÖc cña c¸c phßng, ban thuéc V¨n phßng Së. – Tài liệu ảnh, băng, đĩa hình, ghi lại một số hoạt động tiêu biểu của Ngµnh để thông tin giới thiệu Ngµnh hoặc ghi nhận quá trình hình thành và phát triển của Ngµnh. 5.6.3. Quản lý công tác Lưu trữ: a. Công tác lưu trữ thực hiện theo Nghị định số 111/2004/NĐ-CP Nghị định của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Ban hành ngày 08/4/2006. b. Trách nhiệm thực hiện công tác lưu trữ : – Nhân viên được phân công nhiệm vụ làm công tác lưu trữ : + Xây dựng nội quy và cách thức giao nhận tài liệu, hồ sơ lưu trữ. + Hướng dẫn các phòng và cá nhân thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan. + Cập nhật tài liệu lưu trữ. + Phân loại chính xác và sắp xếp khoa học, bảo đảm tra tìm nhanh chóng, bảo quản thuận lợi. + Lập sổ theo dõi và xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ một cách khoa học. + Thực hiện các qui định phân loại, sắp xếp, bảo quản khai thác tài liệu lưu trữ theo đúng các qui định hiện hành. – Các phòng thuộc Sở có trách nhiệm Thực hiện công tác lưu trữ sắp xếp tài liệu hồ sơ theo đúng quy trình Quản lý sắp xếp tài liệu, hồ sơ và hướng dẫn của nhân viên lưu trữ. c. Thời gian lưu trữ: – Đối với những tài liệu, hồ sơ liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ, tiền lương, đào tạo: lưu tạm thời – Đối với hồ sơ mua sắm trang thiết bị tài sản : lưu đến hết thời hạn khấu hao tài sản. – Đối với hồ sơ về công tác thi đua khen thưởng : lưu tạm thời, hết năm chỉ cần lưu các báo cáo tổng hợp. – Đối với hồ sơ địa điểm : Lưu tạm thời, đến hết thời hạn của Quyết định phê duyệt địa điểm. – Đối với hồ sơ chứng chỉ quy hoạch : Lưu tạm thời – Đối với hồ sơ quy hoạch, cấp phép xây dựng : Lưu lâu dài – Đối với hồ sơ thiết kế cơ sở ; thiết kế kỹ thuật dự toán, tổng dự toán ; giám định chất lượng công trình xây dựng ; cấp chứng chỉ hành nghề xây dựng: Lưu lâu dài – Đối với hồ sơ xử lý đơn thư khiếu nại tố cáo và các báo cáo công tác Thanh tra hàng tháng, quý, năm lưu lâu dài. – Đối với hồ sơ cấp giấy phép thầu xây dựng cho nhà thầu nước ngoài và đăng ký văn phòng điều hành cho nhà thầu nước ngoài tham gia hoạt động xây dựng tại Quảng Ninh và các tài liệu về vật liệu xây dựng ; quản lý và phát triển nhà ở ; quản lý công sở, trụ sở làm việc : lưu lâu dài. – Đối với các các tài liệu về quy hoạch phát triển chuyên ngành xây dựng Quảng Ninh ; tài liệu xây dựng đơn giá : Lưu lâu dài – Đối với các báo cáo giao ban hàng tháng : Lưu tạm thời, hết năm lưu báo cáo tổng hợp cả năm. – Đối với công văn đi của Sở : Lưu lâu dài – Đối với tài liệu kế toán : Lưu theo Luật kế toán. d. Định kỳ chuyển giao tài liệu,hồ sơ: – Đối với tài liệu, hồ sơ bằng văn bản : sau 6 tháng (tuần đầu tháng 07,01 hàng năm) các phòng sẽ chuyển giao các tài liệu, hồ sơ đã kết thúc và được tập hợp đầy đủ, sắp xếp đúng quy định được hướng dẫn vào kho lưu trữ của cơ quan. Khi giao nhận phải có biên bản giao nhận với bộ phận lưu trữ cơ quan. – Đối với dữ liệu trên máy vi tính, định kỳ 3 tháng (tuần đầu các tháng 04,07,10,01 hàng năm) các phòng thuộc Sở có trách nhiệm sao lưu dữ liệu sang thiết bị lưu trữ khác để gửi về kho lưu trữ của cơ quan. Khi giao nhận phải có biên bản giao nhận với bộ phận lưu trữ cơ quan. |
