Chữ ký của người bán là một trong những nội dung của hóa đơn. Trường hợp hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không, cùng theo dõi bài viết sau để có câu trả lời. Show
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ?Trong một số trường hợp nhất định hóa đơn điện tử không cần có chữ ký số của người bán theo khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức còn người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân/người được ủy quyền. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán trong một số trường hợp (Ảnh minh họa)Cụ thể một số trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020 như sau:
Theo đó, nếu thuộc một trong các trường hợp nêu trên, hóa đơn/chứng từ điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán. Cách kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tửCó thể kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử theo các cách sau: Cách 1: Kiểm tra chữ ký số trên website Trung tâm Chứng thực điển tử quốc gia Bước 1: Truy cập website của Trung tâm Chứng thực điển tử quốc gia: https://neac.gov.vn/vi Bước 2: Trên thanh menu chọn danh mục Dịch vụ trực tuyến -> chọn Kiểm tra văn bản ký số Bước 3: Chọn “Click vào box này” hoặc “Chọn file tải lên” để tải văn bản có chữ ký cần kiểm tra lên hệ thống (có thể tải lên văn bản ở nhiều định dạng) Bước 4: Sau khi file đã tải lên thành công, nhấn chọn nút “Kiểm tra chữ ký số” ở góc dưới cùng Bước 5: Xem kết quả kiểm tra - Trường hợp chữ ký số hợp lệ sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của chữ ký số và chứng thư số đi kèm với các thông báo như sau: Tên chữ ký: Tên chữ ký + Đơn vị ký Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra Tính toàn vẹn của dữ liệu: Không bị thay đổi Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số - Trường hợp chữ ký số không hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị lỗi chi tiết tại mục “Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ” Cách 2: Kiểm tra chữ ký số trên phần mềm ký số NEAC Signer Phần mềm ký số NEAC Signer do Bộ Thông tin và Truyền thông phát triển, hỗ trợ người dùng thực hiện nhiều nghiệp vụ liên quan tới chữ ký số như: - Ký số một hoặc nhiều tệp tài liệu - Kiểm tra chữ ký số với tệp tin - Có thể kiểm tra và ký số với nhiều định dạng khác nhau như: PDF, XML, EXCEL,... Bước 1: Tìm kiếm phần mềm NEAC Signer trên App store (đối với hệ điều hành ios) hoặc Google play (đối với hệ điều hành android) ruy cập website https://neac.gov.vn/vi Bước 2: Cài đặt phần mềm Bước 3: Mở phần mềm đã cài đặt. Trên giao diện chính, chọn danh mục Hệ thống -> chọn Mở tệp Bước 4: Tại tệp đã mở, trên góc phải màn hình, nhấn chọn nút Kiểm tra chữ ký Bước 5: Xem kết quả kiểm tra Nếu chữ ký số hợp lệ, phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ thông tin, trạng thái chữ ký số hợp lệ tại thời điểm kiểm tra tương tự như đã nêu ở Cách 1. Trong kỷ nguyên số hóa ngày nay, việc sử dụng đơn điện tử đã trở nên phổ biến và tiện lợi hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật của mỗi giao dịch, việc áp dụng chữ ký số trên đơn điện tử là không thể thiếu. Bài viết sau đây sẽ giải đáp mọi thắc mắc của anh chị về chữ ký số trên hóa đơn điện tử và những lưu ý trong việc sử dụng, lưu trữ. 1. Thông tin chung về chữ ký số trên hóa đơn điện tử1.1. Chữ ký số là gì? Hoá đơn điện tử là gì?
Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018 NĐ-CP, chữ ký số được quy định như sau: Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: Tính pháp lý của chữ ký số tương đương với tính pháp lý của chữ ký thông thường, tuy nhiên người dùng nên sử dụng các dịch vụ chữ ký số uy tín để đảm bảo quyền lợi của của chính mình.
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Quy định về hoá đơn điện tử được nêu rõ trong Khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính: Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phổ biến thường được sử dụng là gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác như vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… Nguyên tắc quan trọng nhất cần đảm bảo khi xuất hoá đơn điện tử là xác định được số hoá đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hoá đơn chỉ lập và sử dụng duy nhất một lần. 1.2. Mối quan hệ giữa chữ ký số và hoá đơn điện tửTrên thực tế, phần lớn hoá đơn điện tử thường được sử dụng dụng dưới dạng hoá đơn giá trị gia tăng, hóa đơn thu tiền phí vận chuyển, phí ngân hàng,… Chính vì được sử dụng thường xuyên và rộng rãi nên hoá đơn điện tử cần những công cụ xác thực, minh chứng cho sự chính xác của hoá đơn, xác nhận các khoản thanh toán đó. Vậy nên, chữ ký số sẽ là minh chứng cho việc bên mua và bên bán đồng ý với thỏa thuận được ghi, xác nhận giá trị pháp lý của hợp đồng, giúp đảm bảo sự an toàn cho các giao dịch điện tử của hai bên. Bởi mọi thông tin của hoá đơn điện tử như tên, mã số thuế bên bán, thời gian khởi tạo, gửi, nhận, giá trị hoá đơn, lưu trữ,… đều được tạo lập và lưu trữ trên thiết bị điện tử, nên việc phát triển các dịch vụ chữ ký số đi kèm là điều cần thiết, giúp làm minh chứng, xác nhận tính pháp lý và độ chính xác của hoá đơn điện tử. CHỮ KÝ SỐ CÁ NHÂN VÀ CHỮ KÝ SỐ DOANH NGHIỆP 2. Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử2.1. Các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tửTheo Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử được bắt buộc sử dụng trong trường hợp nếu người mua là một cơ sở kinh doanh và cả hai bên thỏa thuận rằng người mua sẽ tuân thủ các điều kiện kỹ thuật để ký số và ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán tạo ra, thì người mua sẽ thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử đó.
2.2. Các trường hợp không nhất thiết phải sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tửCăn cứ khoản 14, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn, một số trường hợp dưới đây không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và người mua trên hoá đơn điện tử:
Dựa trên tình hình thực tế và mục đích sử dụng mà các trường hợp hoá đơn điện tử nêu trên không nhất thiết phải có chữ ký số. Tuy nhiên để đảm bảo tính xác thực hoặc nhu cầu lưu trữ riêng của các cá nhân, doanh nghiệp thì bên mua và bên bán có thể thống nhất bổ sung chữ ký số trên hóa đơn. \>> Xem thêm: 10 ứng dụng của chữ ký số trong thương mại điện tử hiện nay 3. Mẫu chữ ký số trên hóa đơn điện tửVới một hoá đơn điện tử có chữ ký số, cả người mua và người bán cần có những thông tin quan trọng như sau: Tên công ty (doanh nghiệp), mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email, số tài khoản nhận thanh toán, tên cá nhân mua hàng (nếu cần). Dưới đây là ảnh mẫu chữ ký số được ký trên hoá đơn điện tử: Ngoài việc xuất hoá đơn điện tử như ảnh trên, khi sử dụng chữ ký số trên các phần mềm hoá đơn điện tử, khách mua và người bán có thể dễ dàng tra cứu lại số hoá đơn khi cần thiết. Để đáp ứng được nhu cầu xuất hoá đơn điện tử, các doanh nghiệp, người bán hoặc người mua cần tìm hiểu về các dịch vụ cung cấp chữ ký số. MISA AMIS eSign là một trong những lựa chọn hàng đầu mọi cá nhân và doanh nghiệp có thể tham khảo. Không chỉ cung cấp mọi dịch vụ cần thiết liên quan đến chữ ký số, phần mềm chữ ký số MISA eSign còn được bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép, đạt tiêu chuẩn Châu Âu eIDAS, đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP và thông tư 16/2019/TT-BTTTT của Bộ TT&TT, nên sẽ đảm bảo tuyệt đối về tính pháp lý như chữ ký thông thường. Việc xuất hoá đơn, lưu trữ hoá đơn điện tử sẽ dễ dàng, thuận tiện hơn khi các đơn vị sử dụng MISA eSign, có thể ký số siêu tốc với hàng ngàn lượt ký/giây, tối ưu năng suất ký số và phát hành văn bản, ký số mọi lúc, mọi nơi, ký kết linh hoạt mọi văn bản, chứng từ, hợp đồng dạng word, excel, pdf…, kết nối với các phần mềm bán hàng, quản lý khác,… 4. Lưu ý về thời điểm lập hoá đơn điện tử và thời hạn sử dụng hoá đơn điện tử4.1. Thời điểm lập hoá đơn điện tửCăn cứ theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, dưới đây là một số quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử cần lưu ý:
4.2. Thời hạn sử dụng hoá đơn điện tửHóa đơn điện tử là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, nên theo quy định tại Điều 12, 13, Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP về thời gian lưu trữ của từng loại chứng từ kế toán, thời hạn lưu trữ của hoá đơn điện tử là 10 năm. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử, khi hết thời hạn quy định mà không có yêu cầu khác của cơ quan có thẩm quyền thì có thể tiêu huỷ hoá đơn điện tử. Tóm lại, hoá đơn điện tử là một trong những chứng từ cần thiết và được sử dụng thường xuyên đối với mọi cá nhân và doanh nghiệp. Hơn nữa, tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020, Chính phủ đã điều chỉnh thời hạn doanh nghiệp bắt buộc hóa đơn điện tử khi mua bán hàng – hoá dịch vụ trước ngày 1/7/2022. Vậy nên để đảm bảo tuân thủ theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp và cá nhân hãy tìm cho mình một dịch vụ chữ ký số uy tín để đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn điện tử được đảm bảo nhất. MISA đang trong lộ trình nghiên cứu và phát triển chữ ký số từ xa, khách hàng có nhu cầu quan tâm xin vui lòng đăng ký nhận tư vấn tại đây: |