Ký thay, ký thay mặt, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền là những hình thức ký tương đối phổ biến đặc biệt là trong các cơ quan hành chính Nhà nước theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Vậy những hình thức ký này khác nhau ở điểm gì, chúng ta cùng đi tìm hiểu. Show 1. Ký thay là gì?Ký thay là một trong các hình thức uỷ quyền của cấp trên cho cấp dưới (thường là cấp phó) để ký các văn bản của mình. Theo đó người ký thay sẽ chịu trách nhiệm trước người đứng đầu và trước pháp luật. Giá trị pháp lý của chữ ký thay tương tự như việc thủ trưởng cơ quan ký trong trường hợp đã có bàn giao (bằng văn bản) 2. Ký thừa lệnh là gì?Ký thừa lệnh là việc người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức thừa lệnh của người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký một số văn bản. 3. Ký thừa ủy quyền là gì?Là việc người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức theo ủy quyền của người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký một số văn bản 4. Phân biệt ký thay, ký thay mặt, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyềnSTT Khái niệm Giải thích thuật ngữ Các trường hợp thực hiện 1 Ký thay - Thường được áp dụng đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng - Là việc người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký văn bản giao cho cấp phó ký thay trong một số văn bản nhất định - Được thực hiện trong trường hợp: Người đứng đầu có thẩm quyền ký giao cho cấp phó ký thay các văn bản của cơ quan, tổ chức thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. - Đối với trường hợp những công việc mà cấp phó được phân công phụ trách thì việc thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. *Lưu ý: Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. 2 Ký thay mặt - Thường được áp dụng đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể - Là việc người đứng đầu thay mặt tập thể cơ quan, tổ chức ký văn bản. - Được thực hiện trong trường hợp: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. - Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. *Lưu ý: Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. 3 Ký thừa lệnh - Thừa lệnh là làm theo mệnh lệnh của cấp trên. Người được thừa lệnh của cấp trên để ký thừa lệnh có nghĩa là: không có quyền trực tiếp làm công việc này mà công việc đó thuộc quyền của thủ trưởng hoặc cơ quan cấp trên. - Do vậy, khi cấp dưới thực hiện việc ký thừa lệnh thì phải thể hiện rõ là mình làm công việc này theo sự ra lệnh của cấp trên. - Được thực hiện trong trường hợp: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản; Người được ký thừa lệnh được quyền giao lại cho cấp phó ký thay. - Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. *Lưu ý: Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. 4 Ký thừa ủy quyền - Ký thừa ủy quyền là một trong những khái niệm đa phần áp dụng cho cơ quan hành chính Nhà nước, sự nghiệp sự nghiệp thuộc Nhà nước. - Tương tự như “ký thừa lệnh”, người được ủy quyền của cấp trên ký văn bản có nghĩa là: không có quyền trực tiếp làm công việc này mà công việc đó thuộc quyền của thủ trưởng hoặc cơ quan cấp trên. - Do vậy, khi cấp dưới thực hiện việc ký thừa ủy quyền thì phải thể hiện rõ là mình làm công việc này theo sự ủy quyền. - Được thực hiện trong trường hợp: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. - Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. - Đặc biệt, người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. *Lưu ý: Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trong lĩnh vực quản lý văn bản hành chính, qua các văn bản điều chỉnh hoạt động trong lĩnh vực này như Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư được sửa đổi bổ sung một số điều bởi Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010. Thứ nhất, trường hợp được ký thay người khác (KT)Theo điều 10 nghị định số 01/VBHN-BNV về công tác văn thư qui định: Một là: Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật. Hai là: Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau: (i) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức (ii) Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách… Xem thêm về Thẩm quyền ký văn bản Thứ hai, trường hợp ký thừa ủy quyền (TUQ)Về chế độ ký thừa ủy quyền được quy định tại Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP bổ sung nguyên tắc chung là “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền”. Khoản 4 Điều 28 Dự thảo Luật ban hành Quyết định hành chính cũng đang ghi nhận và khẳng định lại nguyên tắc này. Thứ ba, trường hợp ký thừa lệnh (TL)Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.Theo đó, người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng một số đơn vịký các văn bản thuộc thẩm quyền của tập thể cơ quan, tổ chức. Xem thêm các thông tin liên quan tại Luật hành chính Như vậy, căn cứ quy định nêu trên, người ký thừa lệnh phải là cấp trưởng. Tuy nhiên trong thực tế có rất nhiều văn bản cấp phó ký thay các văn bản ký thừa lệnh. Thực tiễn quản lý hành chính cho thấy nhiều nhiệm vụ được giao cho một cơ quan, một chủ thể nhất định, nhưng cơ quan này lại tiếp tục ủy quyền cho cơ quan tiếp theo, chủ thể được ủy quyền này lại ủy quyền cho chủ thể tiếp theo, chủ thể được ủy quyền tiếp tục ủy quyền lại cho chủ thể khác dẫn đến hoạt động hành chính rườm rà, trái pháp luật, thiếu sự minh bạch, làm giảm kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động hành chính. Do khó xác định cụ thể cá nhân nào trong cơ quan hành chính phải chịu trách nhiệm thi hành bản án hành chính nên trong thời gian qua việc xử lý cơ quan hành chính không thi hành, trì hoãn việc thi hành án trên thực tế theo quy định của khoản 2 Điều 245 Luật Tố tụng hành chính mới chỉ đạt được kết quả có mức độ. Chính vì vậy, việc xây dựng một chế độ ủy quyền minh bạch, khoa học trong hoạt động hành chính là một trong những biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu công tác hành chính trong các cơ quan nhà nước hiện nay. |
