Cách photo giấy 1 mặt

Bạn là dân công sở và đang gặp nhiều khó khăn trong việc sử dụng máy photocopy. Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn các cách photo thường được dùng nhất trong các văn phòng, xí nghiệp.

Tìm hiểu định nghĩa máy photocopy là gì và mục đích sử dụng nó

Máy photocopy hay còn được biết đến với cái tên máy sao chụp tự động. Với sự phát triển của khoa học công nghệ các dòng máy được tích hợp để hỗ trợ nhiều chức năng hơn, từ sao chép đến scan hay in ấn tài liệu màu...

Xem thêm: Bán máy Photocopy cũ giá rẻ

Máy photocopy là một thiết bị vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong các công việc liên quan văn phòng, hành chính. Với sự phát triển vượt bậc của các công nghệ tiên tiến, những chiếc máy photocopy còn có khả năng in ấn, fax, và scan dữ liệu chính xác.

Hướng dẫn các cách photo một cách nhanh chóng

Cách photo trên 2 mặt giấy

Để tiết kiệm được phần giấy thừa, đây là một trong những cách photo được sử dụng nhiều nhất. Thế nhưng, đối với những người mới bắt đầu, họ thường bối rối trước câu hỏi cách photo 2 mặt như thế nào? Đừng lo lắng, hãy áp dụng theo cách bước sau đây là bạn đã có thể sao chép tài liệu trên 2 mặt giấy rồi đấy.

Cách photo trên 2 mặt để tiết kiệm giấy

Về bản chất, đối với những loại máy photocopy của những thương hiệu khác nhau thì cách photo 2 mặt trên 1 tờ giấy cũng có những điểm khác nhau. Nhưng nhìn chung, đều thực hiện theo trình tự:

Bước 1: Đặt tài liệu cần photo lên khay giấy hoặc trên mặt gương của máy

Bước 2: Nhấn phím Copy để có thể thực hiện được chức năng sao chép

Bước 3: Chọn khổ giấy photo mà bạn muốn. Nếu dùng giấy A4, nhấn nút Tray 1. Còn nếu bạn muốn dùng giấy A3 hay A5 chọn Tray 3.

Bước 4: Chọn số bản dữ liệu cần được sao chép ở phía dãy phím số.

Bước 5: Nhấn tiếp vào ô 2 Sided và một màn hình mới sẽ hiện ra giúp bạn áp dụng cách photocopy 2 mặt. Rồi chọn 2 sided → 2 sided để in tài liệu trên 2 mặt giấy.

Đây là cách photo 2 mặt rất đơn giản cho bạn để làm đúng không nào?

Cách photo nhiều trang trên cùng một mặt giấy

So với cách kiểu photo thông dụng khác, cách photo này đòi hỏi kỹ thuật sử dụng phải thành thạo hơn. Nhấn nút Copy để máy có thể hiểu là bạn đang muốn sao chép dữ liệu. Ấn vào nút Combine (kết hợp) để mở chức năng photocopy nhiều trang trên cùng một mặt.

Ở đây có 6 kiểu kết hợp cho bạn dùng. 1 Sided 2 pages là kết hợp 2 tờ trên cùng một mặt, kết hợp photo 4 tờ trên cùng một mặt, bạn nhấn vào 1 Sided 4 pages, 2 Sided 1 Pages khi muốn photo 2 mặt của 1 tờ thành 1 mặt trên tờ,... Thao tác cuối cùng là bạn nhấn phím Start là máy sẽ tự động hoàn thành theo chế độ mà bạn chọn.

Màn hình cho chế độ photo nhiều trang trên một mặt giấy

Cách photo nhiều bản

Khi bạn muốn sao chép tài liệu nhiều bản để gửi đi cho nhiều người, bạn phải học cách photo nhiều bản. Bạn hãy làm theo thứ tự các bước sau đây:

Bước 1: Bỏ tài liệu cần sao chép thành nhiều bản sao trên khay giấy tự động hay trên mặt gương.

Bước 2: Nhấn phím Copy để giao diện sao chép hiện ra.

Bước 3: Chọn khổ giấy cần photo mà bạn mong muốn.

Bước 4: Ở bước này, nếu bạn cần photo bao nhiêu bản thì nhấn một số ở phía dãy phím số trên màn hình.

Bước 5: Nhấn nút Start để máy photocopy bắt đầu thực hiện yêu cầu của bạn.

Một chiếc máy photocopy tốt tại Công ty TNHH thương mại Phú Sơn để thao tác nhanh chóng cách photo

Ai cũng thấy rõ được vai trò vô cùng quan trọng của máy photo trong các công việc hành chính, văn phòng để nâng cao năng suất làm việc. Thế nhưng, việc tự mua một chiếc máy như vậy quá tốn kém, bạn có thể tham khảo dịch vụ cho thuê máy photo Phú Sơn. Đây là công ty đã có lịch sử hoạt động trong khoảng 15 năm được nhiều khách hàng tin cậy.

Công ty TNHH Phú Sơn - sự lựa chọn lý tưởng cho bạn để thuê máy photocopy

Đến với Phú Sơn, mọi nhu cầu của bạn đều được thấu hiểu và sẽ có được những lời khuyên chính xác nhất với từng đối tượng. Không những vậy, nó còn cung cấp đầy đủ những bộ phận bổ sung như khay giấy dùng thêm, bộ đảo mặt và bộ nạp tự động,...

Xem thêm: Cho thuê máy photocopy tại quận Hà Đông 

Đối với dân công sở, chắc hẳn việc tiếp xúc và sử dụng thành thạo những chiếc máy photocopy là đòi hỏi cơ bản khi vào làm việc. Bạn phải biết các cách photo được dùng phổ biến tại các văn phòng, cơ quan để nâng cao hiệu quả làm việc. Và bạn còn nhiều điều không rõ khi thực hiện các chức năng dường như phức tạp đó, bài viết này sẽ giải quyết vấn đề đó cho bạn.

Máy photocopy trong thời hiện đại

Với sự ra đời và phát triển của những chiếc máy photocopy, giờ đây con người không cần phải chép văn bản thủ công hay hạn chế trong việc chụp ảnh nữa. Chỉ với một chiếc máy photocopy, người dùng có thể sao chép hình ảnh, văn bản ra nhiều bản khác nhau trong thời gian ngắn. Điều này đáp ứng nhu cầu sử dụng của con người, giảm thời gian và công sức.

Tuy nhiên, nhu cầu sử dụng của mỗi người với việc photo, sao chép là khác nhau nên những chiếc máy photo cũng được nhà sản xuất tạo nên với kích thước, chức năng và ứng dụng không giống nhau.

Hướng dẫn sử dụng máy photocopy cho người mới dễ hiểu nhất

Khi sử dụng mỗi loại máy, bạn sẽ thấy có sự khác biệt. Tuy nhiên, về cơ bản thì các thao tác và cách dùng máy photocopy cũng tương tự nhau. Hầu hết máy photo mới đều sẽ có hướng dẫn sử dụng cụ thể. Nhưng với những người mới tiếp xúc sử dụng máy cũ hoặc hướng dẫn sử dụng khiến bạn cảm thấy rối rắm, hãy tham khảo các bước dùng máy photo cơ bản dưới đây.

Khởi động máy photocopy

Muốn sử dụng máy, trước tiên bạn cần khởi động máy photo trước. Các thao tác đầu tiên bạn cần thực hiện như:

• Cắm nguồn điện bật/tắt
• Bật phím “Power” hoặc “Auxiliary power” để bật máy khi muốn copy, in hay scan.
• Trường hợp không sử dụng trong thời gian dài hoặc sau ngày làm việc, bạn nên tắt máy để tiết kiệm nguồn năng lượng cũng như tuổi thọ của máy photo.
• Sau khi bật, nhấn nút “Copy” trên bảng điều khiển cảm ứng để bắt đầu hoạt động sao chép.

Những thao tác cơ bản trên máy photocopy bạn cần biết

• Màn hình cảm ứng: Dùng vào việc cài đặt, thiết lập các chương trình copy và các tiện ích khác.
• Phím Box: Dùng để vào chế độ box.
• Phím Access: Khai báo mật mã khi máy ở chế độ cài mật khẩu.
• Phím Fax/Scan: Chế độ Fax/scan.
• Phím Extra Scan: Chế độ Extra scan.
• Phím Copy (Chế độ mặc định của máy): Chế độ copy.
• Phím Reset: Giúp đưa máy về chế độ mặc định.
• Phím Stop: Chấm dứt quá trình thực hiện copy.
• Phím Start: Bắt đầu hoạt động chu kỳ copy.
• Phím Interrupt: Tạm dừng chu trình copy hiện hành và bắt đầu một việc khác. Nếu muốn quay về chế độ copy, bạn nhấn Interrupt một lần nữa.
• Công tác nguồn phụ: Dùng để tắt máy tạm thời. Khi có fax đến máy vẫn nhận, bật công tắc bản fax gửi đến sẽ được in ra.
• Phím Proof Copy: Có chức năng in kiểm tra trước khi tin số lượng bản lớn.
• Phím Mode Check: Kiểm tra lại các cài đặt của người dùng. Từ màn hình của máy, bạn có thể thiết lập các chương trình copy hoặc thay đổi các chương trình hiện có.
• Phím Clear (phím C): Dùng để xóa bản copy cũng như các cài đặt khác khi thiết lập chương trình trên máy.
• Đèn báo Main Power: Đèn báo sẽ sáng xanh khi công tắc nguồn chính được bật.
• Khung phím số: Dùng để khai báo các bản cần copy và nhập các chức năng khác.
• Phím Utility/Counter: Chức năng chuyển chế độ màn hình về Utility/Counter.
• Phím Contrast: Điều chỉnh độ tương phản trên màn hình cảm ứng.
• Phím Mode Memory (Bộ nhớ tạm thời): Chức năng lưu các thiết lập và gọi ra khi cần thiết.
• Phím Enlarge Display: Chức năng phóng to màn hình của máy.
• Phím Accessibility: Thiết lập chức năng người dùng trên màn hình cảm ứng.

Các bước copy trên máy

Để tiến hành hoạt động copy, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đặt tài liệu copy lên vị trí quét

Đặt tài liệu copy lên mặt kính theo dòng kẻ phân hướng dẫn. Mặt muốn copy úp xuống mặt kính. Khi đó, bạn sẽ thấy trên khay nạp tài liệu hiện dòng chữ “Place document face down”. Như vậy tức là máy đã ghi nhận trực tiếp vào khay nạp tài liệu.

Sau khi đặt tài liệu đúng, bạn cần đậy nắp máy để máy nhận diện mục tiêu.

Bước 2: Chọn số lượng và màu sắc

Số lượng bản photo tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Để tích số lượng, bạn chọn các con số trên bảng điều khiển để khai báo số lượng.

Bước 3: Chọn kích thước giấy

Đa phần các máy photo sẽ có 2 loại khay giấy là giấy 14 inch và giấy 11 inch. Nếu bạn muốn loại kích thước khác có thể cài đặt loại giấy trong 1 khay giấy trên máy.

Bước 4:  Hoàn toàn thao tác copy

Sau khi cài đặt xong, bạn chỉ cần nhấn “Copy” và để máy thực hiện công việc của mình.

Một số lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Khi dùng máy photo, chắc hẳn bạn sẽ gặp khá nhiều vấn đề. Dưới đây là một số lưu ý về sử dụng và bảo quản máy cơ bản dành cho bạn. Điều này giúp bạn sử dụng máy được lâu dài. Đặc biệt trong trường hợp bạn thuê máy photocopy để kinh doanh, bạn sẽ bảo quản máy tốt từ đó sẽ giữ được chế độ bảo hành cho máy.

• Khi mới mua máy photo, muốn sử dụng hiệu quả nhất, bạn cần hiểu rõ cấu trúc và cơ chế hoạt động của máy.
• Đặt máy ở nơi cố định, bằng phẳng, thoáng khí, với góc nghiêng không quá 2 độ. Đặt máy cách tường ít nhất  20cm.
• Đảm bảo để máy trong môi trường nhiệt độ từ 10 – 30 độ C, độ ẩm từ 10 – 85%, không có sự thay đổi nhiều.
• Tránh để các nguồn nhiệt, điều hòa hướng  trực tiếp vào máy. Tránh cả mưa, ánh sáng trực tiếp và nơi có độ ẩm cao, bụi bẩn.
• Nguồn điện cấp cho máy cần có sự ổn định, không thay đổi đột ngột. Bạn không nên sử dụng chung nguồn điện máy photocopy với các thiết bị khác.
• Tránh tình trạng kéo căng hoặc làm gãy dây nguồn điện.
• Lưu trữ các vật liệu của máy như mực, giấy, từ,… tại nơi khô thoáng, tránh ánh nắng trực tiếp và nơi có độ ẩm cao.
• Không để các vật lạ rơi vào khay giấy, khay hông của máy.
• Không mở cửa máy, không chạm tay vào các bộ phận có ký hiệu điện áp cao, nhiệt độ cao. Tránh tiếp xúc trực tiếp tới bề mặt Drum khi mở cửa hông để tránh xước.
• Nên vệ sinh máy định kỳ để tăng tuổi thọ, sử dụng tốt nhất.
• Khi máy có sự cố, nên đem tới trung tâm bảo dưỡng để khắc phục một cách triệt để, đúng cách.

Hi vọng với những chia sẻ trên đây của Hưng Phúc Khang về cách sử dụng, bảo quản máy photocopy sẽ giúp ích nhiều cho công việc của bạn cũng như là có kinh nghiệm mở tiệm photocopy một cách tốt nhất