Trong sự phát triển của các nghề nghiệp liên quan đến văn phòng, văn thư lưu trữ là một nghề không thể không nói tới. Cái nghề gắn với sắp xếp đống giấy tờ, sổ sách mà nhiều người từng cho rằng khó có tương lai này, nay đang trở thành môt trong những bộ phận quan trọng của bất cứ đơn vị tổ chức nào không riêng gì nhà nước hay doanh nghiệp. Show
Vậy thực sự văn thư lưu trữ là gì và tại sao nó lại trở nên quan trọng trong thời kỳ bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu! Đầu tiên hãy đến với những khái niệm cơ bản của văn thư lưu trữ mà đôi khi vẫn còn nhầm lẫn trong các văn bản khác nhau mà bạn từng được tiếp cận. Những khái niệm về văn thưVăn thư nói một cách khái quát là công văn, giấy tờ, còn lưu trữ là hoạt động giữ gìn, bảo tồn. Văn thư lưu trữ là hoạt động giữ lại tài liệu, hiện vật nào đó và đảm bảo tính nguyên trạng, đầy đủ của nó. kho tài liệu văn thưCông tác văn thư là gì?Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ (thường là kho, phòng, tủ kín…) Tác dụng của công tác văn thư
Nội dung công tác văn thưTrách nhiệm của thủ trưởng, cán bộ, nhân viên trong cơ quan: – Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị là trách nhiệm của chuyên viên, cán bộ – Sửa và duyệt bản thảo là chuyên viên, thủ trưởng. – Đánh máy, in là nhân viên đánh máy. – Trình ký văn thư – Ký thủ trưởng – Quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy định văn thư. – Vào sổ và làm thủ tục gửi đi là văn thư. – Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu là văn thư. – Nhận, vào sổ công văn đến là văn thư. – Phân phối công văn đến bàn thủ trưởng. – Chuyển giao công văn đến bàn văn thư. – Theo dõi giải quyết công văn đến + Theo dõi giải quyết về nội dung của thủ trưởng. + Theo dõi thời gian giải quyết của văn thư – Lập hồ sơ à tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờ. – Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của tất cả những người có hồ sơ. Công tác lưu trữ là gì? Nội dung của công tác lưu trữsố hóa tài liệu đang là điều lưu trữ phải có ở mỗi tổ chứcKhái niệm công tác lưu trữCông tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng TLLT để phục vụ cho các yêu cầu xã hội. Nội dung của công tác lưu trữBao gồm các khâu nghiệp vụ chính như sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu.
Tính chất, mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữTính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ1. Tính chất cơ mậtTL chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của cơ quan… , đòi hỏi công tác VTLT phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; cán bộ làm công tác VTLT phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các qui chế về bảo vệ TL. 2. Tính chất khoa họcTài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ quan cần phải quan tâm tổ chức tốt công tác văn thư để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài về sau. Tại sao phải thực hiện công tác lưu trữ?Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn thư và Lưu trữ khác nhau như thế nào?Văn thư nói một cách khái quát là công văn, giấy tờ, còn lưu trữ là hoạt động giữ gìn, bảo tồn. Văn thư lưu trữ là hoạt động giữ lại tài liệu, hiện vật nào đó và đảm bảo tính nguyên trạng, đầy đủ của nó. Văn thư lưu trữ là gì?Văn thư lưu trữ là công việc liên quan đến việc lưu trữ sắp xếp hồ sơ giấy tờ, tài liệu của cơ quan doanh nghiệp. Mọi người thường có suy nghĩ rằng đây chỉ là một công việc văn phòng bàn giấy đơn giản, không có gì khó khăn vất vả, chỉ làm việc với những sổ sách giấy tờ. Công việc của nhân viên văn thư là gì?Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. |