PDCA hay Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Cải tiến) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart - người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30. Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming. Show
Nội dung của các giai đoạn của chu trình này có thể tóm tắt như sau: Chu trình PDCACải tiến chất lượng liên tục với PDCAPlan: Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu. Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện. Check: Kiểm tra lại kế hoạch và kiểm tra kết quả thực hiện kế hoạch. Act: Dựa trên kết quả kiểm tra, tiến hành cải tiến chương trình. Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng. Trên thực tế việc thực hiện chu trình PCDA phức tạp hơn nhiều so với tên của nó. Tuy nhiên, chu trình PDCA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Đâu là khâu quan trọng nhất trong chu trình PDCA: Trong quy trình PDCA, các giai đoạn Plan, Do, Check, và Act là 4 yếu tố trụ cột của mô hình và cần phải thực hiện các bước này một cách chính xác và theo một trình tự để mang lại sự thành công của quy trình cải tiến. Tuy nhiên, nói về sự quan trọng thì bước Plan (lập kế hoạch) được xem là quan trọng nhất vì bước này được xem là bước xây dựng nền móng cho toàn bộ chu trình PDCA. Trong khâu Plan, doanh nghiệp cần phải xây dựng các mục tiêu và chỉ tiêu đo lường hiệu quả cụ thể của quá trình cải tiến để có được những đánh giá chính xác nhất. Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng bước này thì toàn bộ quy trình cải tiến liên tục có thể không mang lại hiệu quả như mong muốn. TACASOFT ứng dụng chu trình PDCA vào giải pháp quản trị chuỗi hoạt động quản lý trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Chúng tôi tự tin sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện và gia tăng các giá trị công việc, loại bỏ lãng phí và cải thiện hiệu quả trong các quy trình thực hiện các task công việc. Hiện nay, chu trình PDCA được biết đến là công cụ quản lý hiệu quả cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Vậy PDCA là gì? Lợi ích cũng như quy trình vận hành ra sao? Cùng Học Viện Tư Vấn PMS tìm hiểu qua bài viết dưới đây. Chu trình PDCA là gì?Theo wikipedia, chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) là một chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu tại Nhật Bản vào những năm 1950. Ban đầu, ông đặt tên là chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart, người tiên phong trong việc sử dụng thống kê kiểm tra chất lượng ở Mỹ vào cuối thập kỷ 30. Tuy nhiên, người Nhật thường gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.
4 bước trong vòng tròn PDCA được tổ chức thành một chu trình tuần hoàn đóng khép kín. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thực hiện việc lập kế hoạch, triển khai, kiểm tra và sau đó điều chỉnh và cải tiến kế hoạch để bắt đầu một vòng lặp mới trong quá trình vận hành công cụ này. PDCA là công cụ hỗ trợ việc quản lý hữu hiệu cho doanh nghiệpTuy nhiên, nói về mức độ quan trọng trong 4 bước thì bước lập kế hoạch (Plan) được xem là vô cùng quan trọng, bởi đây là bước tạo nền móng cho cả chu trình PDCA. Trong giai đoạn lập kế hoạch, doanh nghiệp cần lên mục tiêu và chỉ tiêu đo lường hiệu quả cụ thể của quá trình cải tiến, nhằm mang đến sự đánh giá chính xác. Nếu bước này không được thực hiện đúng, quy trình cải tiến liên tục có thể không đạt được hiệu quả như mong đợi. 2. Ví dụ về chu trình PDCA trong doanh nghiệpĐể hiểu rõ hơn về chu trình PDCA, mời quý doanh nghiệp tham khảo ví dụ dưới đây: PlanTổ chức chương trình khuyến mãi nhằm tri ân khách hàng thân thiết của doanh nghiệp.DoTiến hành triển khai chương trình theo kế hoạch đã lập ra.CheckKiểm tra và đánh giá:
3. Lợi ích của PDCA cho doanh nghiệpPDCA được xem là công cụ hỗ trợ việc quản lý hữu hiệu cho doanh nghiệp bởi những lợi ích mà nó mang lại cụ thể như:
Video chia sẻ của PMS về vòng tròn cải tiến PDCA trong doanh nghiệp thành công 4. Quy trình vận hành của mô hình PDCABước 1: Thiết lập kế hoạch (Plan)Trước khi thiết lập kế hoạch cho các hoạt động diễn ra, doanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố sau đây:
Bước 2: Triển khai kế hoạch (Do)Đầu tiên, doanh nghiệp cần trình bày về kế hoạch cho các bộ phận liên quan, các cá nhân thực hiện về nội dung của bản kế hoạch. Tiếp đến, dựa vào các nội dung cụ thể trong kế hoạch, doanh nghiệp bắt đầu tiến hành triển khai các hạng mục công việc vào thực tế. Đồng thời ghi lại các thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình triển khai, đây là cơ sở cho việc đánh giá các kế hoạch tiếp theo trong lần tiếp theo. Bước 3: Đánh giá kết quả của kế hoạch (Check)Sau khi triển khai kế hoạch, doanh nghiệp cần có một cuộc đánh giá để kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc ở hiện tại so với kế hoạch được đặt ra ban đầu. Ngoài ra, việc đánh giá cũng là nhằm mục đích phát hiện ra các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tìm ra được nguyên nhân gây ra vấn đề và mức độ ảnh hưởng đến quá trình hoạt động để có các biện pháp khắc phục thích hợp. Bước 4: Hành động để thay đổi (Act)Dựa vào các khó khăn, vấn đề được xác định ở bước trên, doanh nghiệp cần đưa ra các giải pháp phòng ngừa để đảm bảo quá trình được diễn ra tốt nhất, có sự hiệu quả. Bên cạnh đó, cập nhật lại các thông tin này vào kho dữ liệu để có cơ sở áp dụng vào các hoạt động khác trong tương lai. Quy trình vận hành của chu trình PDCA5. Chu trình PDCA trong hệ thống quản trị chất lượng5.1 Plan – Lên kế hoạchKhi áp dụng chu trình PDCA vào hệ thống quản lý chất lượng (QMS), doanh nghiệp cần phải đảm bảo việc lên kế hoạch được triển khai đều đặn 1 năm/lần. Điều này đảm bảo kế hoạch luôn được cập nhật với tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Trong chứng nhận ISO 9001, việc lập kế hoạch QMS được thực hiện trên cơ sở tuân thủ 4 điều khoản dưới đây: Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức
Điều khoản 5: Sự lãnh đạo
Điều khoản 6: Hoạch định
Điều khoản 7: Hỗ trợ
5.2 Do – Tiến hành triển khai kế hoạchBước này được hiểu rằng là doanh nghiệp đưa ra các kế hoạch được triển khai vào thực tế bằng việc áp dụng quy trình đã được thiết lập ở trước đó. Quá trình triển khai kế hoạch liên quan đến điều khoản 7 và 8 được nhắc tới trong tiêu chuẩn ISO 9001 với nội dung như sau: Điều khoản 7.2: Năng lực Điều khoản 8: Thực hiện
5.3 Check – Kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiệnKhi có những dữ liệu được thu thập trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần phải thường xuyên đưa ra các đánh giá, kiểm tra quá trình hoạt động một cách bao quát nhất. Hoạt động này được tiêu chuẩn ISO 9001 nói trong điều khoản 9 với nội dung sau đây:
5.4 Act – Hành động để cải tiếnĐối với các vấn đề chưa tốt, doanh nghiệp cần tạo ra các biện pháp giải quyết có hiệu quả, nhằm khắc phục và cải thiện hệ thống quản lý chất lượng. Trong tiêu chuẩn ISO 9001 về hành động cải tiến được nhắc đến với nội dung sau: |