Sử dụng Consolidate để công đơn các mà giống nhau

Consolidate cũng là một công cụ gộp dữ liệu trùng lặp trong bảng tính. Tính năng giống với Remove Duplicates. Tuy nhiên, công cụ Consolidate ưu việt hơn ở chỗ, nó có thể tạo ra một báo cáo tổng quát theo trường dữ liệu.

Bạn đang xem: Cách gộp dữ liệu trùng nhau trong excel

2. Cách sử dụng Consolidate

Để hiểu rõ hơn cách dùng và những ứng dụng của nó, chúng ta cùng đi tìm hiểu nó ngay sau đây.

Dưới đây là một phần bảng dữ liệu báo cáo bán hàng. Bảng này được xuất ra từ phần mềm kế toán Fast Accounting.

Trên bảng dữ liệu này, chúng ta thấy mã vật tư và tên vật tư được lặp lại nhiều lần. Yêu cầu quản lý cần chúng ta cung cấp thông tin về số lượng và doanh thu bán hàng của từng mặt hàng. Chúng ta sẽ rất mất thời gian nếu làm thủ công.

Thay vào đó, chúng ta có một công cụ mạnh giúp tính tổng nhanh và loại bỏ các giá trị trùng lặp. Công cụ này giúp loại bỏ giá trị trùng trong bảng tính theo cột và sử dụng luôn các giá trị tại cột đầu tiên của vùng thao tác làm đầu hàng – Công cụ Consolidate trong excel. Mời các bạn xem các bước làm có hình ảnh minh họa để hiểu cách dùng của công cụ này.

Chúng ta cũng có thể đặt tên cho các trường dữ liệu (các vị trí ở đầu cột) để tạo một báo cáo mới. (Nếu không đặt tên, excel Consolidate sẽ tự lấy các đầu cột tại vùng dữ liệu được chọn để làm tên các trường – đầu cột)

Xem thêm: Top 10 Các Ngành Nghề Gì Đang Hót Hiện Nay 2020, Top 10 Ngành Nghề Hot Nhất Tại Việt Nam Hiện Nay

Ta có thể điền trực tiếp địa chỉ của vùng tham chiếu vào khu vực tham chiếu này hoặc click vào ô vuông nhỏ đó và chọn vùng tham chiếu trên bảng tính. Nếu click chuột vào ô vuông nhỏ này, excel sẽ thu gọn cả cửa sổ lại và bạn có thể di chuyển con trỏ chuột tới vùng cần tính:

Ở đây, chúng ta cần tính tổng số lượng và doanh thu bán hàng theo mặt hàng, nên vùng được chọn sẽ là G1:L31. (Chính là vùng trong viền đỏ như hình dưới)

Vùng này phải thỏa mãn 2 điều kiện:

Có một lưu ý:

Nếu vùng dữ liệu của bạn ở một file khác, bạn có thể sử dụng tính năng Browse… ngay bên cạnh hộp Reference, nhưng bạn phải nhớ được địa chỉ của vùng tham chiếu nằm ở sheet nào, từ ô nào tới ô nào trong file dữ liệu đó.

Nếu muốn thay đổi, bạn chọn vùng tham chiếu rồi bấm Delete. Ở đây bạn có thể chọn nhiều vùng dữ liệu và Add vào hộp thoại All references.

Thật đơn giản phải không nào. Như vậy chúng ta đã cùng tìm hiểu về cách sử dụng công cụ Consolidate trong excel để loại bỏ các giá trị trùng lặp tại và lập báo cáo tổng quát theo các giá trị còn lại sau loại bỏ.

Hi vọng sau bài viết này các bạn có thể hiểu và sử dụng tốt công cụ Consolidate để phục vụ tốt hơn công việc của mình. Đặc biệt là khi phải tạo ra một báo cáo nhanh trong trường hợp chỉ có một bảng nhật ký như trong ví dụ trên.