Thời gian gần đây, chúng ta được nghe nhắc đến những khái niệm số hóa tài liệu. Hay như doanh nghiệp số, văn phòng điện tử, thành phố thông minh. Vì vậy trong bài viết này Vinaseco sẽ hướng dẫn số hóa tài liệu trong cơ quan doanh nghiệp cho các bạn đọc có thể hiểu rõ hơn. Show
 1. Số hoá tài liệu lưu trữ là gì?Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu. Việc số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu. Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau. 2. Lợi ích của việc số hoá tài liệu lưu trữSố hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng điện tử: – Giảm không gian lưu – Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ – Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn – Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu – Chia sẻ thông tin nhanh chóng – Tăng cường khả năng bảo mật thông tin – Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. – Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả. 3. Quy trình thực hiện số hoá tài liệu lưu trữQuá trình thực hiện số hóa tài liệu chỉ đơn giản có 5 bước như sau: Bước 1: Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiện số hóaViệc lựa chọn này là cần thiết. Vì không có một cơ quan, tổ chức nào lại có thể số hóa một lần cả kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ mà các dịch vụ scan tài liệu ngoài sẽ thay đổi theo. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của Pháp luật. Bước 2: Chuẩn bị tài liệuCông việc bao gồm: – Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu; – Phân loại tài liệu, tách riêng những tài liệu rách, hư hỏng, nếu việc số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Nếu việc số hóa tài liệu lưu trữ dạng đóng quyển, thì có thể áp dụng công nghệ mới tiến hơn như Bookscan cho việc số hóa lưu trữ tài liệu. Bước 3: Thiết lập hệ thốngScan và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file, đặt định dạng, đóng, ghim lại theo trật tự tổ chức tài liệu ban đầu, tạo siêu siêu dữ liệu ( Metadata). Đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và gắn và tài liệu được thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước. Bước 4: Kiểm tra tài liệuKiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa và làm lại những ảnh hưởng không đạt yêu cầu. Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữCông việc bao gồm bàn giao lại tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc. Nếu tài liệu số hóa là tài liệu lưu trữ của một lưu trữ lịch sử thì với những văn bản không đóng quyển trong một hồ sơ, việc bàn giao phải được kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu để đảm bảo đầy đủ như tài liệu ban đầu đã nhận ở bước 1. Hãy tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để năng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho công ty bạn. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước lọai bỏ phiền toái của giấy tờ ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất. Số hóa là hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số. Ví dụ như số hóa tài liệu dạng giấy với nhiều khổ cỡ, xuất ra nhiều dạng tập tin khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp. Hoặc số hóa truyền hình chuyển đổi từ phát sóng truyền hình analog sang phát sóng kỹ thuật số. Nói một cách đơn giản: Số hóa là việc nhập các dữ liệu lên phần mềm để dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi. Ngày nay có rất nhiều người nhầm lẫn giữa “số hóa” và “chuyển đổi số”. Số hóa là việc biến đổi các giá trị thực sang dạng số. Còn chuyển đổi số là cấp độ cao hơn một bậc, một pha hoàn thiện của số hóa. Cụ thể sau khi dữ liệu đã được số hoá, chúng ta phải sử dụng các công nghệ như AI, Big Data,… để phân tích dữ liệu, biến đổi nó và tạo ra một giá trị khác. Có thể nói, chuyển đổi số là dạng phát triển hơn của số hóa. Chuyển đổi số thực hiện khá phức tạp hơn so với số hóa. Lợi ích của Số hóa là gì?· Tối giản hóa và giảm chi phí quản lý, vận hành . Cải thiện chiến lược khách hàng · Xác định chính xác phân khúc thị trường và khách hàng tiềm năng · Cập nhật nhanh chóng và chính xác nhờ hệ thống thông tin, báo cáo thông suốt, kịp thời. · Tạo ra nhiều sản phẩm, dịch vụ mới. · Trải nghiệm khách hàng toàn cầu · Nâng cao hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của doanh nghiệp · Tăng sự nhanh nhẹn và đổi mới Số hóa tài liệu lưu trữSố hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau. Các dạng số hóa tài liệuCó rất nhiều dạng lưu trữ tài liệu trong số hóa, có thể lưu trữ văn bản, hồ sơ, lưu theo dạng hộp, dạng kệ, dạng kho. Tại sao phải đa dạng các hình thức lưu trữ tài liệu? Căn bản việc đa dạng hình thức lưu trữ sẽ giúp phân biệt các loại tài liệu, dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm tài liệu khi cần sẽ vô cùng dễ dàng. Số hóa tài liệu giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn. Việc số hóa tài liệu sẽ dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện, giúp ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng. Mô hình số hóa dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số– Giảm không gian lưu – Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ – Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn – Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu – Chia sẻ thông tin nhanh chóng – Tăng cường khả năng bảo mật thông tin – Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. – Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả. Những lưu ý khi số hóa tài liệuĐã đến lúc doanh nghiệp nên thực hiện số hóa tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng số. Tiết kiệm không gian quản lý và chi phí bảo quản. Bạn cần hiểu rõ việc số hóa cần những yêu cầu gì? – Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì? – Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu. – Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…) – Kích thước tài liệu bạn muốn scan? – Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…) – Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?) – Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu? Những sai lầm về số hóaRất nhiều doanh nghiệp hay cá nhân có một số suy nghĩ sai lầm về số hóa. Dưới đây là một số sai lầm cơ bản, bạn nên hiểu rõ Làm nhanh làm nhiều không đồng nghĩa với hiệu quảTâm lý tham lam, nóng vội muốn áp dụng nhiều xu hướng công nghệ cùng một lúc thường là cách nhanh nhất dẫn đến thất bại. Bạn sẽ dễ bị sa đà, không có đủ nguồn lực và thờigian để giải quyết những vấn đề cốt lõi nhất. Số hóa thành công khi bạn hoàn tất công nghệTrong thực tế thì không như vậy, công nghệ rốt cuộc cũng chỉ là một thứ công cụ, bản thân việc áp dụng công nghệ chẳng thể đảm bảo được kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Sự thành công của số hóa phải nằm ở trong tư duy, trong cách nhân viên tiếp cận và giải quyết vấn đề hàng ngày, hàng giờ. Số hóa là sân chơi của các ông lớnCác doanh nghiệp truyền thống bị giới hạn bởi sức ì do chính hệ thống, cơ chế, quy trình và bộ máy tổ chức tạo ra. Vì thế, họ dần mất đi khả năng thích ứng nhanh, khả năng linh hoạt, và tinh thần sáng tạo. Nhưng số hóa là sân chơi công bằng cho tất cả mọi doanh nghiệp mà ở đó, bất kì ai đủ nhanh nhạy cũng có thể tìm được miếng bánh cho riêng mình. |
