chuyên nghiệp hay đơn giản chỉ là tuân thủ đúng quy trình chuẩn tại Nghị định 30 của Chính phủ? Xem ngay bài viết này để nắm được các thông tin chi tiết CHUẨN nhất 2023. Show
Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện Cùng chủ đề:
1. Tìm hiểu về văn bản đi và đến là gì?Để biết quy trình quản lý văn bản như thế nào là chuẩn và chuyên nghiệp. Thì trước tiên phải hiểu bản chất của văn bản điện tử là gì và quản lý công văn đi và đến là như thế nào? 1.1 Văn bản đi và đến là gì?Theo khoản 5, 6 Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản đi đến được định nghĩa như sau:
1.2 Quy trình quản lý văn bản đi và đến là gì?Quy trình quản lý văn bản đi và đến là quy trình bao gồm các hoạt động như soạn thảo, tiếp nhận, đăng ký, quản lý và lưu trữ có hệ thống các loại văn bản, công văn đi đến. Tùy vào từng đối tượng doanh nghiệp khác nhau, sẽ áp dụng quy trình chuẩn theo quy định hoặc doanh nghiệp tự chuẩn hóa quy trình quản lý văn bản cho phù hợp với hoạt động. Cụ thể,
Công tác quản lý văn bản là một trong bốn hoạt động chính yếu của công tác văn thư mà các doanh nghiệp nên lưu ý thực hiện. CoDX gửi bạn quy trình quản lý văn bản đi và đến chuẩn hóa cho các doanh nghiệp. Bộ quy trình được xây dựng dựa vào quy trình xử lý công văn đi đến tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của chính phủ Dựa vào 2 bộ quy trình áp dụng cho văn bản đi và văn bản đến, bạn có thể tùy chỉnh các bước hoặc bộ phận xử lý cho phù hợp với cơ cấu tổ chức của công ty. Xem nhanh các bước trong quy trình quản lý văn bản đến: Quy trình quản lý văn bản đến từ CoDX DispatchChi tiết quy trình thực hiện, Bước 1: Tiếp nhận văn bản đếnNhân viên văn thư tiếp nhận văn bản đến cần kiểm tra các yếu tố sau:
Nếu văn bản có dấu hiệu thiếu, mất bì, không còn nguyên vẹn phải báo ngay cho bộ bạn có trách nhiệm liên quan. Có 3 loại văn bản đến cần lưu ý tiếp nhận và xử lý đúng trong quy trình quản lý văn bản đến:
Bước 2: Văn thư phân loại và đăng ký văn bản đến
Bước 3: Trình cấp trên phân công xử lýNgười đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chịu trách nhiệm về việc hoàn thiện kịp thời các văn bản đã nhận và chỉ đạo người có trách nhiệm theo dõi, yêu cầu hoàn thiện các văn bản đã nhận. Bước 4: Phân phối văn bản đến các phòng ban bộ phậnVăn bản trong quy trình quản lý văn bản đến phải được văn thư nộp cho bộ phận phụ trách xử lý ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân phụ trách chính xử lý. Phân công vai trò, nhiệm vụ và lịch làm việc cho các đơn vị, cá nhân và người có thẩm quyền ghi nhận lại ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì phải ghi rõ đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn sẽ giải quyết. Bước 5: Giải quyết xử lý công việcBước tiếp theo trong quy trình quản lý văn bản đến là việc xử lý, theo dõi văn bản đến, yêu cầu xử lý như sau:
Bước 6: Phê duyệt chất lượng công việcSau khi các bộ phận, cá nhân liên quan hoàn thành thực hiện xử lý công việc. Các bộ phận có quản lý có trách nhiệm kiểm duyệt chất lượng công việc. Cụ thể, với doanh nghiệp thì người đứng đầu bộ phận của một phòng ban là giám đốc, trưởng phòng có trách nhiệm phê duyệt chất lượng. Bước 7: Lưu trữ văn bản đếnBộ phận văn thư có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ văn bản đến đã được giải quyết vào kho lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp. TẢI BỘ EBOOK VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP TỪ CODX 3. Quy trình quản lý văn bản đi được CHUẨN HÓA cho doanh nghiệpQuy trình quản lý văn bản đi được thực hiện các bước như sau: Quy trình quản lý văn bản đi chuẩn từ CoDX DispatchCụ thể như sau, Bước 1: Tiếp nhận yêu cầuTiếp nhận yêu cầu từ lãnh đạo, cấp trên. bộ phận soạn thảo cần lưu ý các vấn đề sau:
Bước 2: Dự thảo văn bảnTiến hành soạn thảo văn bản. Một số loại văn bản đi thường gặp trong doanh nghiệp:
Một số kiến thức về thể thức trình bày văn bản cần nắm trong quy trình quản lý văn bản đi:
Bước 3: Kiểm tra nội dung, thể thức và tính pháp lý của văn bảnSau khi hoàn thành, kiểm tra lại toàn bộ các yếu tố quan trọng sau:
Bước 4: Phê duyệtTrình cấp trên phê duyệt, đóng dấu. Nếu có sai sót hoặc điều chỉnh mới cần soạn lại bản thảo để trình duyệt. Bước 5: Đăng ký phát hành văn bản điGhi số ban hành và ngày ban hành quản lý văn bản đi như sau:
Phát hành và theo dõi văn bản đi:
Bước 6: Lưu trữ văn bảnBản gốc được lưu tại văn thư và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc. 4. Thực trạng việc quản lý văn bản trong doanh nghiệp hiện nayThực hiện đúng quy trình quản lý văn bản đi và đến là một trong những nhiệm vụ trọng tâm thể hiện tính chuyên nghiệp. Là vấn đề then chốt trong quá trình số hóa quy trình quản lý văn bản hiệu quả cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện có nhiều có nhiều đơn vị, doanh nghiệp với phương tiện xử lý thông tin lạc hậu. Dẫn đến nhiều vấn đề bất cập, trong công tác quản lý văn bản đi, đến gặp nhiều khó khăn như:
Vì vậy, việc áp dụng giải pháp công nghệ vào quy trình quản lý văn bản là điều thiết thực và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn thư hiện nay. 5. Tại sao cần thiết lập quy trình quản lý văn bản đi và đến chuẩn?Thiết lập quy trình quản lý văn bản đi và đến là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho tổ chức, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, chuyên nghiệp. Việc xây dựng một quy trình quản lý văn bản chặt chẽ và thông suốt, giúp các văn bản được luân chuyển nhanh chóng đến đúng bộ phận chuyên môn, để xử lý kịp thời. Bên cạnh đó, quản lý văn thư lưu trữ theo một quy trình thống nhất còn giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp:
Theo nghiên một nghiên cứu của McKinsey, kết quả có đến 70% giao dịch thất bại nếu không cung cấp đủ tài liệu, giấy tờ ngay khi cần. Vì vậy, việc tìm kiếm một quy trình quản lý văn bản chuẩn là điều vô cùng thiết thực cho doanh nghiệp. 6. CoDX Dispatch – Giải pháp quản lý văn bản đi đến sau số hóa cho doanh nghiệp hiện naySử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến là giải pháp tối ưu nhất mà các doanh nghiệp hiện nay cần áp dụng. Đặc biệt, trong xu hướng thực hiện chỉ đạo chuyển đổi số doanh nghiệp từ chính phủ như hiện nay. CoDX Dispatch là hệ thống quản lý văn bản và điều hành chuyên nghiệp được xây dựng trên nền tảng đám mây, với đầy đủ các tính năng quản lý văn bản đi và đến. Các tính năng nổi bật của CoDX Dispatch:
Sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử CoDX Dispatch đem lại điều gì cho doanh nghiệp?
Từ những lợi ích trên, có thể thấy, CoDX Dispatch là hệ thống quản lý văn bản đáng để doanh nghiệp triển khai. Nếu bạn vẫn đang phân vân về mức chi phí phải bỏ ra cho phần mềm này là bao nhiêu, theo dõi ngay thông tin chi tiết bên dưới. Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX Dispatch: 🔰 Tên phần mềm CoDX Dispatch 🔰 Website https://www.codx.vn/phan-mem-quan-ly-van-ban-cong-van/ 🔰 Bảng giá Từ 499.000 VND/tháng 🔰 Miễn phí dùng thử 30 ngày dùng thử miễn phí 🔰 Liên hệ 0968 612 350 🔰 Khuyến mãi Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức CoDX Dispatch hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 499k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:
Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất: THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Với hệ thống quy trình quản lý văn bản được tích hợp sẵn, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn hóa phù hợp với cơ cấu phòng ban tiếp nhận có liên quan. Tất cả các nghiệp vụ trong quy trình đều được xử lý trên nền tảng online giúp hoạt động vận hành trở nên trơn tru, tinh gọn và tối ưu nhất. Liên hệ ngay CoDX để được tư vấn về thiết lập quy trình quản lý văn bản đi và đến hiệu quả, giải pháp quản lý chuyên nghiệp. Hy vọng những thông tin trong bài viết đem đến sự hữu ích cho doanh nghiệp. |