Cho một CSDL quản lý học Sinh tại một trường THPT gồm các bảng sau

1.1. Mục đích, yêu cầu

• Thực hiện được các thao tác cơ bản: khởi động và kết thúc Access, tạo được CSDL mới.
• Tạo cấu trúc bảng theo mẫu, chỉ định khóa chính.
• Biết chỉnh sửa cấu trúc bảng.

1.2. Nội dung

Hoạt động 1: Khởi động Access, tạo CSDL với tên QuanLi_HS. Trong CSDL này tạo bảng HOC_SINH có cấu trúc như mô tả bảng 1 dưới đây:

HOC_SINH

Hướng dẫn giải

– Khởi động Access:

• Cách 1: Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2003
• Cách 2: Nháy đúp vào biểu tượng Access  trên màn hình

– Tạo CSDL với tên QuanLi_HS:

• Bước 1: Chọn lệnh File → New;
• Bước 2: Chọn Blank Database, Xuất hiện hộp thoại File New Database \(\rightarrow\) Chọn vị trí lưu tệp \(\rightarrow\) Nhập tên QuanLi_HS và ô File New;
• Bước 3: Nháp vào nút Create để xác nhận tạo tệp.

– Tạo cấu trúc bảng HOC_SINH:

+ Bước 1. Chọn đối tượng Table -> nháy đúp Create Table in Design view;

+ Bước 2. Nhập các thông số:

• Tên trường vào cột Field Name;
• Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type;
• Mô tả nội dung trường trong cột Description (không bắt buộc) 
• Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties.​

+ ​​​Bước 3. Lưu cấu trúc của bảng

• Chọn File chọn Save hoặc nháy chọn nút lệnh 
  
  ;
• Gõ tên HOC_SINH vào ô Table Name trong hộp thoại Save As;
• Nháy nút OK hoặc ấn phím Enter.

Chú ý: Đối với các trường điểm trung bình môn, để nhập được số thập phân có một chữ số và luôn hiển thị dạng thập phân, ta cần một số tính chất của trường này như hình bên:

Hoạt động 2: Chỉ định khóa chính: Chỉ định trường Maso là khóa chính.

Hưỡng dẫn giải

Các thao tác thực hiện:

• Bước 1. Chọn trường Maso làm khóa chính;
• Bước 2. Nháy nút  
  
   hoặc chọn lệnh Edit chọn Primary key trong bảng chọn Edit

Hoạt động 3:

• Chuyển trường DoanVien xuống trường NgSinh và trên trường Diachi.
• Thêm các trường sau:

• Di chuyển các trường điểm để có thứ tự là: Toan, Li, Hoa, Van, Tin.
• Lưu lại bảng và thoát khỏi Access.

Hướng dẫn giải

– Chuyển trường DoanVien xuống trường NgSinh và trên trường Diachi:

• Bước 1. Chọn trường NgSinh;
• Bước 2. Nhấn giữ và kéo thả chuột lên trên trường DoanVien;

– Thêm các trường Li, Hoa và Tin:

+ Bước 1. Chọn Insert \(\rightarrow\) Rows;

+ Bước 2. Nhập các thông số:

• Tên trường vào cột Field Name;
• Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type;
• Mô tả nội dung trường trong cột Description (không bắt buộc) 
• Lựa chọn tính chất của trường trong phần Field Properties.​

– ​Di chuyển các trường: Nhấn giữ và kéo thả chuột.

– Lưu lại bảng: Chọn File chọn Save hoặc nháy chọn nút lệnh 

– Thoát khỏi Access: Chọn File \(\rightarrow\) Exit. Hoặc nháy lên nút 

Một số lưu ý:

– Đặt tên trong Access:

• Không đặt tên bảng hay mẫu hỏi trùng tên.
• Tên trường
• Những kí tự không dùng trong tên đối tượng gồm dấu chấm, phẩy, chấm than, huyền, [ ] .
• Tránh tên trùng với tên hàm có sẵn trong access hoặc tên các thuộc tính của trường.

– Trong chế độ thiết kế để tạo/sửa cấu trúc bảng:

• Nhấn phím Tab hoặc Enter để chuyển qua lại giữa các ô .
• Nhấn phím F6 để chuyển qua lại giữa 2 phần của cửa sổ cấu trúc bảng.
• Để chọn một trường, ta nháy chuột vào ô bên trái tên trường (con trỏ chuột có hình mũi tên), khi được chọn, toàn bộ dòng định nghĩa trường được bôi đen.

– Khi đã chỉ định khóa chính cho bảng, không được nhập giá trị trùng hoặc để trống giá trị trong trường khoá chính .

2. Luyện tập

Câu 1: Để mở một bảng ở chế độ thiết kế, ta chọn bảng đó rồi:

A. Click vào nút 

B. Bấm Enter

C. Click vào nút 

D. Click vào nút 

Câu 2: Trong các phát biểu sau, phát biểu nào sai?

A. Trường (field): bản chất là cột của bảng, thể hiện thuộc tính của chủ thể cần quản lý

B. Bản ghi (record): bản chất là hàng của bảng, gồm dữ liệu về các thuộc tính của chủ thể được quản lý

C. Kiểu dữ liệu (Data Type): là kiểu của dữ liệu lưu trong một trường

D. Một trường có thể có nhiều kiểu dữ liệu

Câu 3: Để chỉ định khóa chính cho một bảng, sau khi chọn trường, ta thực hiện:

A. Edit → Primary key

B. Nháy nút 

C. A và B

D. A hoặc B

Câu 4: Để lưu cấu trúc bảng, ta thực hiện thao tác:

A. File → Save

B. Nháy nút 

C. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S

D. A hoặc B hoặc C

Câu 5: Cho các thao tác sau:

1. Mở cửa sổ CSDL, chọn đối tượng Table trong bảng chọn đối tượng

2. Trong cửa sổ Table: gõ tên trường, chọn kiểu dữ liệu, mô tả, định tính chất trường

3. Tạo cấu trúc theo chế độ thiết kế

4. Đặt tên và lưu cấu trúc bảng

5. Chỉ định khóa chính

Để tạo cấu trúc một bảng trong CSDL, ta thực hiện lần lượt các thao tác:

A. 1, 3, 2, 5, 4  

B. 3, 4, 2, 1, 5

C. 2, 3, 1, 5, 4

D. 1, 2, 3, 4, 5

3. Kết luận

Qua bài học này, các em cần nắm được những nội dung sau:

• Biết các khởi động, tạo được CSDL mới và kết thúc Access.
• Thực hiện được các thao tác chỉ định khóa chính và chỉnh sửa cấu trúc bảng.