Vừa qua, Tổng cục Thuế nhận được nhiều phản ánh của doanh nghiệp về việc viết tắt tên, địa chỉ trên hóa đơn. Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau: Căn cứ Khoản 3, 4 Điều 3 và Khoản 1, 2 Điều 14 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Căn cứ Khoản 2b Điều 14 Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính; Căn cứ Khoản 2b Điều 14 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính; Căn cứ Điểm b Khoản 1 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014; Căn cứ Khoản 7.b Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 sửa đổi bổ sung Điểm b Khoản 1 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Ngày 10/12/2013, Tổng cục Thuế có công văn số 4291/TCT-CS gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về việc viết tắt tên, địa chỉ trên hóa đơn. Ngày 11/2/2014, Bộ Tài chính đã có công văn số 1781/BTC-TCT ngày 11/2/2014 gửi Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản và Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về việc khấu trừ thuế, hoàn thuế trong trường hợp doanh nghiệp viết hóa đơn chỉ sai về “hình thức”. Ngày 24/5/2017, Tổng cục Thuế đã có công văn số 2186/TCT-CS ngày 24/5/2017 trả lời Công ty cổ phần xây lắp Cao Bằng về về hóa đơn. Ngày 23/6/2017, Tổng cục Thuế có công văn số 2759/TCT-CS gửi Công ty TNHH Change Interaction. Theo đó, Tổng cục Thuế đề nghị Cục Thuế tổ chức quán triệt, phổ biến đầy đủ các nội dung nêu trên tới các bộ phận, từng cán bộ có liên quan, tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ thuế; tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực thuế thông qua việc giảm bớt thủ tục hành chính thuế đồng thời giải quyết các vướng mắc của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện. Về nguyên tắc, khi lập (nhận) hóa đơn, tiêu thức tên, địa chỉ của người bán và người mua được ghi theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế. Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp thì vẫn được xem là hợp pháp, được sử dụng để kê khai, khấu trừ thuế. Trong nhiều tình huống, viết tắt giúp cho việc ghi chép nhanh chóng, dễ dàng. Sau đây là các trường hợp không được phép viết tắt và thông tin liên quan đến viết tắt trên hóa đơn giá trị gia tăng. 1. Các trường hợp không được viết tắt1.1 Không được viết tắt trong văn bản công chứng Tại khoản 1 Điều 45 Luật Công chứng 2014 nêu rõ: Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Theo quy định nêu trên, trong các văn bản công chứng không được phép viết tắt hay viết bằng ký hiệu. Ngoài ra, thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm và có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp khác. 1.2 Di chúc không được viết tắt Nội dung này đã được quy định cụ thể tại khoản 3 Điều khoản 3 Điều 631 Bộ luật Dân sự 2015: 3. Di chúc không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, nếu di chúc gồm nhiều trang thì mỗi trang phải được ghi số thứ tự và có chữ ký hoặc điểm chỉ của người lập di chúc. Như vậy, di chúc không được viết tắt/viết bằng ký hiệu là một trong những yêu cầu bắt buộc khi lập di chúc dù dưới dạng đánh máy hay viết tay. Bên cạnh đó, nếu di chúc gồm nhiều trang thì mỗi trang phải được ghi số thứ tự và có chữ ký hoặc điểm chỉ của người lập di chúc. Trường hợp di chúc có sự tẩy xóa, sửa chữa thì người tự viết di chúc hoặc người làm chứng di chúc phải ký tên bên cạnh chỗ tẩy xóa, sửa chữa. 1.3 Không được viết tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015 quy định: Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán […] Theo quy định trên, nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa. Tuy nhiên, riêng với hóa đơn, Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt. Tuy nhiên, riêng với hóa đơn tại khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho phép viết tắt trong một số trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài. Theo đó, trường hợp trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: - “Phường” thành “P”; - “Quận” thành “Q”, - “Thành phố” thành “TP”; - “Việt Nam” thành “VN”; - “Cổ phần” là “CP”; - “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”; - “Khu công nghiệp” thành “KCN”; - “Sản xuất” thành “SX”; - “Chi nhánh” thành “CN”… Tuy nhiên việc viết tắt phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.  2. Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến viết tắt trên hóa đơn GTGT2.1 Có được viết tắt tên doanh nghiệp trên hóa đơn GTGT không? Câu hỏi: Công ty tôi là đơn vị cung cấp vật liệu xây dựng, khi xuất hóa đơn cho chi nhánh một công ty kinh doanh dịch vụ khách sạn, tên của họ bao gồm cả phần tên chi nhánh nên rất dài. Nếu tôi viết đủ cả tên cho họ thì sẽ bị chèn xuống dòng dưới thuộc trường địa chỉ. Tôi thấy có mấy chữ như “Chi nhánh” và “Trách nhiệm hữu hạn một thành viên thì tôi có thể viết tắt chữ cái đầu được không? Xin cảm ơn. Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Công ty bạn được phép viết tắt các chữ “Chi nhánh” thành “CN”; “Trách nhiệm hữu hạn một thành viên” thành “TNHH MTV” do tên quá dài là đúng theo quy định. Ngoài ra, bạn còn được phép viết tắt một số từ thông dụng khác như “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”; “Sản xuất” thành “SX”; …sao cho vẫn phải đảm bảo đầy đủ thông tin, xác định được chính xác tên và địa chỉ phù hợp với đăng ký kinh doanh. Các hóa đơn bạn đã viết tắt sẽ không cần làm biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc không cần thu hồi để xóa bỏ, hủy bỏ nếu đáp ứng điều kiện tên viết tắt vẫn đảm bảo đầy đủ, có thể xác định được chính xác các thông tin. 2.2 Địa chỉ trên hóa đơn có được viết tắt không? Câu hỏi: Công ty tôi có tên đầy đủ là Công ty trách nhiệm hữu hạn…. có địa chỉ theo đăng ký kinh doanh tại Số … tổ … - Phường ….- Quận …. - Thành Phố Hà Nội - Việt Nam. Khi viết hóa đơn xuất cho công ty thì bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể viết tắt tên và địa chỉ của công ty như sau: “Công ty TNHH ….. Số … - tổ …. - P. ….. - Q. …. - TP. Hà Nội - VN”. Vậy xin hỏi hóa đơn viết tắt địa chỉ công ty như trên có đúng không? Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong quá trình lập hóa đơn, “tên, địa chỉ” của người mua, người bán phải được viết đầy đủ, trường hợp viết tắt phải đảm bảo xác định chính xác danh tính của người mua, người bán. Đặc biệt, nếu tên, địa chỉ của người mua quá dài, kế toán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng nhưng phải đảm bảo xác định đầy đủ và chính xác số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định chính xác tên và địa chỉ doanh nghiệp trùng khớp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp. Do đó, việc viết tắt địa chỉ doanh nghiệp nêu trên là hoàn toàn được phép và không làm ảnh hưởng đến quá trình sử dụng hóa đơn. |
