ERP là viết tắt của Enterprise Resources Planning là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, nó còn được biết tới với nhiều cách gọi khác nhau: Phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp, phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP, viết tắt là ERP - Enterprise Resources Planning, là một giải pháp phần mềm ra đời cách đây khá lâu. Mục tiêu của nó nhằm hỗ trợ quản lý công ty. Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả các phòng ban, tất cả các chức năng của công ty vào một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi dễ dàng hơn, nhưng cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác. cùng với nhau. Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng ERP là một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm việc về tài chính, con người, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất nhiều thứ khác. Enterprise Resources Planning - ERP là phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ cho phép một tổ chức sử dụng một hệ thống các ứng dụng tích hợp để quản lý doanh nghiệp và tự động hóa nhiều chức năng liên quan đến công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực. Phần mềm ERP thường tích hợp tất cả các khía cạnh của một hoạt động - bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, phát triển, sản xuất, bán hàng và tiếp thị - trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, ứng dụng và giao diện người dùng. ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning ERP đơn giản nhất là gì? Hãy nghĩ về tất cả các quy trình cốt lõi cần thiết để điều hành công ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, mua sắm và những thứ khác. Ở mức cơ bản nhất, ERP tích hợp các quá trình này vào một hệ thống duy nhất. Tuy nhiên, các hệ thống ERP mới chỉ là những điều cơ bản. Chúng cung cấp khả năng hiển thị, phân tích và hiệu quả trong mọi khía cạnh của một doanh nghiệp. Sử dụng các công nghệ mới nhất, các hệ thống ERP tạo thuận lợi cho việc luồng thông tin thời gian thực qua các phòng ban, do đó, các doanh nghiệp có thể thực hiện các quyết định dựa vào dữ liệu và quản lý hiệu suất - sống. Trước khi bắt đầu, tôi muốn nói ngắn gọn về lịch sử của ERP. Thuật ngữ này lần đầu tiên xuất hiện vào năm 1990 khi Gartner sử dụng nó để mở rộng tới MRP (Manufacturing Resources Planning), cũng là một phần mềm quản lý tập trung vào sản xuất hàng hoá. Vào giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết mọi bộ phận của doanh nghiệp, không chỉ cho phía sản xuất. Các cơ quan chính phủ và các tổ chức phi chính phủ cũng bắt đầu ứng dụng ERP. Cho đến năm 2000, thuật ngữ "ERP II" ra đời và đề cập đến phần mềm ERP có khả năng sử dụng giao diện web để truy cập và sử dụng. ERP II không chỉ cho phép công ty mà còn cả khách hàng và nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng để xem thông tin. Nói cách khác, thế hệ ERP mới này hỗ trợ sự hợp tác giữa các công ty, không chỉ nội bộ.  Xem thêm: Lịch sử phát triển của hệ thống phần mềm ERP Phần mềm ERP được coi là một loại ứng dụng doanh nghiệp, đó là phần mềm được thiết kế để sử dụng cho các doanh nghiệp lớn hơn và thường đòi hỏi các nhóm chuyên dụng phải tùy chỉnh và phân tích dữ liệu và để quản lý việc nâng cấp và triển khai. Ngược lại, các ứng dụng ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ là các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa, thường được tùy chỉnh cho một ngành kinh doanh cụ thể hoặc ngành dọc. Ngày nay hầu hết các tổ chức thực hiện các hệ thống ERP để thay thế phần mềm đã có hoặc để kết hợp các phần mềm đã có bằng các ứng dụng ERP vì không có hệ thống hiện tại tồn tại. Trên thực tế, một nghiên cứu năm 2016 của Panorama Consulting Solutions, LLC. Chỉ ra rằng các tổ chức thực hiện ERP vì những lý do sau:
Khuyến nghị Đọc: Sự khác nhau giữa CRM và ERP Mục tiêu cơ bản của việc sử dụng một hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp là cung cấp một kho trung tâm cho tất cả các thông tin được chia sẻ bởi tất cả các khía cạnh ERP khác nhau để cải thiện lưu lượng dữ liệu trong toàn tổ chức. Thông thường trong doanh nghiệp, mỗi bộ phận sẽ sử dụng một loại phần mềm khác nhau. Khi sử dụng ứng dụng đơn lẻ như cách truyền thống, rất khó để kết nối dữ liệu với nhau, đặc biệt khi khối lượng lớn dữ liệu hoặc phần mềm không tương thích với nhau, vì vậy sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của Công ty trở nên khó khăn, tốn kém, tốn nhiều thời gian Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP đặt tất cả những điều này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu để mọi người và mọi bộ phận có thể truy cập và chia sẻ dữ liệu. Hãy lấy ví dụ, khi một khách hàng đặt hàng một máy tính xách tay. Thông thường, khi người đó bắt đầu đặt hàng, đơn đặt hàng sẽ được chuyển từ hộp thư của họ cho công ty. Sau đó, nhân viên nhập dữ liệu sẽ chuyển nội dung của đơn đặt hàng (số lượng, mặt hàng, giá, chi phí vận chuyển, cấu hình CPU, RAM, HDD ...) vào hệ thống máy tính của công ty, chuyển tiếp qua Đối với bộ phận quản lý khách hàng để ghi lại thông tin về thứ tự, sau đó chuyển sang cửa hàng, kế toán, ... Quá trình này làm cho việc giao hàng cho người mua bị trì hoãn, không phải đề cập đến sự mất mát của đơn hàng. Việc nhập dữ liệu từ phần mềm này sang phần mềm khác cũng có thể gây ra lỗi, đặc biệt là đối với các công ty hoạt động trong nhiều khu vực địa lý. Tương tự như vậy, không ai trong công ty thực sự biết được trạng thái của đơn hàng vì không có đủ quyền truy cập vào tất cả phần mềm. Một người làm việc trong lĩnh vực tài chính hoặc hỗ trợ khách hàng làm thế nào để truy cập vào phần mềm của nhà kho để biết liệu hàng hóa đã được giao hay không, cửa hàng đặt tại Bình Dương khi cô ấy đang ở trong thành phố. Còn về HCM? Đó là lý do tại sao đôi khi khi bạn gọi để xem hàng hoá của bạn đã được giao hay không, nhân viên lễ tân phải chuyển bạn tới nhà kho, sau đó bạn phải lặp lại toàn bộ yêu cầu của bạn, điều này rất tốn kém. thời gian. ERP dường như thay thế tất cả các hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ sử dụng một phần mềm để quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được chia thành các gói tùy biến, như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho, vv Nhưng vấn đề cơ bản là dữ liệu ở cùng một vị trí, không rải rác ở tất cả. ở đây một chút, có một chút. Tất cả nhân viên, khi cần thiết (và tất nhiên, khi có quyền lực) có thể thấy thông tin họ muốn, và quan trọng hơn, giám đốc ngồi cao lên vẫn có thể nắm bắt tình hình kinh doanh của mình. Nhanh chóng mà không phải chờ đợi hàng chục báo cáo từ nhiều phòng ban trong một thời gian dài. Một công ty chỉ có thể mua một số gói hàng tùy thuộc vào khả năng và nhu cầu của mình, chứ không phải mua tất cả chúng (vì họ không cần nó). "Điều bắt buộc đối với công ty là mua tất cả bộ đắt tiền. Phần mềm ERP thường bao gồm nhiều Module phần mềm doanh nghiệp được mua riêng, dựa trên những gì đáp ứng tốt nhất nhu cầu cụ thể và khả năng kỹ thuật của tổ chức. Mỗi Module ERP tập trung vào một lĩnh vực của quy trình kinh doanh, chẳng hạn như phát triển sản phẩm hoặc tiếp thị. Một số mô đun ERP phổ biến nhất bao gồm các mô hình sản phẩm, mua nguyên liệu, kiểm soát hàng tồn kho, phân phối, kế toán, tiếp thị, tài chính và nhân sự. Một doanh nghiệp thường sẽ sử dụng một sự kết hợp của các phân hệ khác nhau để quản lý các hoạt động và nhiệm vụ của phòng làm việc bao gồm:
Khi phương pháp luận ERP trở nên phổ biến hơn, các ứng dụng phần mềm đã xuất hiện để giúp các nhà quản lý kinh doanh triển khai ERP trong các hoạt động kinh doanh khác và có thể kết hợp các Module cho CRM và thông tin kinh doanh, thể hiện nó như là một gói thống nhất duy nhất. Hình dưới: Các phân hệ tiêu chuẩn của hệ thống phần mềm SkyERP Phần mềm ERP ngày nay có thể cài đặt theo từng phân hệ chức năng và mở rộng thêm khi cần chứ không cần phải cài đặt toàn bộ, tham khảo thêm về 1 số phân hệ chức năng ở link dưới: POS - Quản lý bán hàng cho cửa hàng / nhà hàng, quán cafe CRM - Quản trị quan hệ khách hàng Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy chỉnh theo nhu cầu của mỗi công ty bởi vì mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, quy trình khác nhau. Và không chỉ có thể tùy chỉnh gói, mỗi thanh công cụ, thanh công cụ, vị trí nút, khu vực dữ liệu, và như vậy có thể được tinh chế. Nói cách khác, ERP có tính linh hoạt to lớn tham khảo: Lĩnh vực ERP có thể thay đổi chậm, nhưng trong vài năm gần đây đã có xu hướng phát triển các xu hướng công nghệ mới mà về cơ bản là chuyển đổi toàn bộ lĩnh vực này. Các xu hướng máy tính tiếp theo mới và tiếp tục có ảnh hưởng đến sự phát triển của phần mềm ERP doanh nghiệp: Các nhà quản lý và nhân viên muốn truy cập thông tin theo thời gian thực, bất kể họ ở đâu. Những hệ thống ERP hiện đại đều có thể hoạt động trên điện thoại. SkyERP cũng có app riêng chạy trên android và iOS hoặc đơn giản chỉ cần sử dụng trình duyệt web trên điện thoại, hệ thống thiết kế sẵn để hoạt động tốt trên màn hình nhỏ của điện thoại. Các đám mây đã được tiến bộ đều đặn trong doanh nghiệp một thời gian, nhưng nhiều người sử dụng ERP đã không muốn đặt đám mây dữ liệu. Tuy nhiên, những sự đặt phòng này đã dần dần bốc hơi, vì những lợi thế của đám mây trở nên rõ ràng. (SkyERP hoạt động hoàn toàn trên nền web, bạn chỉ cần một trình duyệt web và nó chạy với mọi thiết bị, tương tự như cách bạn sử dụng gmail) Đã có nhiều sự cường điệu về phương tiện truyền thông xã hội và mức độ quan trọng của nó - hay không - để thêm vào các hệ thống ERP. Chắc chắn, các nhà cung cấp đã nhanh chóng nắm bắt sáng kiến này, thêm các gói phương tiện truyền thông xã hội vào hệ thống ERP của họ với nhiều sự phô trương. Nhưng một số tự hỏi nếu có thực sự đạt được nhiều bằng cách tích hợp các phương tiện truyền thông xã hội với ERP. Tương lai của ERP là dịch vụ phần mềm ERP (SaaS - Software as a Service) Mô hình mới trong việc cung cấp ERP là cung cấp hệ thống ERP dưới dạng 1 dịch vụ, theo đó doanh nghiệp được lợi từ việc không cần phải mua hệ thống phần mềm, đỡ tốn một khoản chi phí ban đầu thường là rất lớn. Doanh nghiệp theo đó chỉ cần thanh toán tiền duy trì dịch vụ, chi phí này dùng để trả cho hạ tầng công nghệ thông tin, dịch vụ hỗ trợ, tư vấn và đào tạo liên tục và chi phí tuỳ chỉnh phần mềm. Với cách này, doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể có 1 hệ thống phần mềm ERP như các doanh nghiệp lớn với chi phí chấp nhận được. Tham khảo: Dịch vụ phần mềm ERP theo mô hình SaaS của SkyERP Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của tổ chức bạn có một số nhà cung cấp phần mềm quy hoạch nguồn lực doanh nghiệp để lựa chọn trong các doanh nghiệp lớn, giữa thị trường và thị trường ERP doanh nghiệp nhỏ. Tham khảo giải pháp ERP của SkyERP Quy mô, phạm vi và chức năng của các hệ thống phần mềm ERP rất khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm ERP đều có những đặc điểm sau: Các quy trình nghiệp vụ được tích hợp để kết thúc qua các phòng ban và các đơn vị kinh doanh. Ví dụ: đơn đặt hàng tự động bắt đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn tình trạng sẵn có của sản phẩm và cập nhật lịch phân phối. Khi đơn đặt hàng được vận chuyển, hóa đơn sẽ được gửi. Vì các quy trình trong ví dụ trên xảy ra trong vòng vài giây của biên lai nhận hàng, các vấn đề được xác định nhanh chóng, cho người bán thêm thời gian để sửa chữa tình huống. Một cơ sở dữ liệu chung là một trong những lợi thế ban đầu của phần mềm ERP. Nó cho phép dữ liệu được xác định một lần cho doanh nghiệp với mọi bộ phận sử dụng cùng một định nghĩa. Các phòng ban cá nhân hiện nay phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu đã được phê duyệt và các quy tắc chỉnh sửa. Trong khi một số hệ thống ERP tiếp tục dựa vào một cơ sở dữ liệu đơn lẻ, một số khác lại chia nhỏ cơ sở dữ liệu vật lý để cải thiện hiệu suất. Các nhà cung cấp ERP sớm nhận ra rằng phần mềm với một giao diện người dùng nhất quán làm giảm chi phí đào tạo và xuất hiện chuyên nghiệp hơn. Khi một phần mềm khác được mua lại bởi một nhà cung cấp phần mềm ERP, đôi khi cái nhìn và cảm nhận chung đôi khi bị bỏ rơi vì lợi ích của tốc độ đưa ra thị trường. Khi phiên bản mới ra đời, hầu hết các nhà cung cấp ERP đều khôi phục giao diện người dùng nhất quán. Lựa chọn một hệ thống ERP là một trong những quyết định thách thức nhất đối với các nhà lãnh đạo CNTT. Ngoài các tiêu chí cấp độ trên, có nhiều tính năng và khả năng cần xem xét. Để giúp bạn có được một cảm giác về các loại quyết định đi vào việc lựa chọn một hệ thống ERP, hãy kiểm tra "Các hệ thống ERP tốt nhất: 10 công cụ lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp được so sánh," với đánh giá và đánh giá của người dùng về Acumatica Cloud ERP, Deltek ERP, Epicor ERP , ERP Infor, Microsoft Dynamics ERP, NetSuite ERP, Oracle E-Business Suite, Oracle JD Edwards EnterpriseOne ERP, Oracle Peoplesoft Quản lý Tài chính và Giải pháp ERP của SAP. Các phần mềm ERP nâng cao hiệu quả và hiệu quả của doanh nghiệp bằng cách: Nếu không có một hệ thống tích hợp, các phòng ban riêng lẻ, chẳng hạn như tài chính, bán hàng, v.v ... cần phải dựa vào các hệ thống riêng biệt, mỗi hệ thống sẽ có doanh thu và chi phí khác nhau. Nhân viên các cấp kết thúc thời gian lãng phí để đối chiếu số lượng hơn là thảo luận cách cải thiện doanh nghiệp. Một hệ thống phần mềm ERP điều khiển, sản xuất, kiểm kê, kế toán và phân phối. Điều này đơn giản hơn nhiều và ít lỗi hơn dễ xảy ra với một hệ thống hơn là với một loạt các hệ thống riêng biệt cho từng bước trong tiến trình. Hầu hết các hệ thống phần mềm ERP đều bao gồm các công cụ CRM để theo dõi tất cả các tương tác của khách hàng. Kết hợp những tương tác này với thông tin về đơn đặt hàng, giao hàng, trả lại, yêu cầu dịch vụ, vv, cung cấp cái nhìn sâu sắc về hành vi và nhu cầu của khách hàng Tiêu chuẩn hóa và đẩy mạnh sản xuất. Các công ty sản xuất, đặc biệt là những người có ham muốn sáp nhập và mua lại, thường thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh làm các vật dụng tương tự sử dụng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Các hệ thống phần mềm ERP có thể chuẩn hóa và tự động hóa quy trình sản xuất và hỗ trợ. Tiêu chuẩn hóa này tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, và giảm số lượng đầu. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh, thiếu một cách đơn giản để liên lạc với nhân viên về lợi ích hoặc để theo dõi giờ làm việc và chi phí của nhân viên. Một hệ thống phần mềm ERP, với cổng thông tin tự phục vụ, cho phép nhân viên duy trì thông tin cá nhân của họ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc báo cáo thời gian, theo dõi chi phí, yêu cầu nghỉ phép, lập kế hoạch, đào tạo, v.v ... Bằng cách tích hợp thông tin như bằng cấp, chứng chỉ và công việc kinh nghiệm, vào một kho nhân sự, các cá nhân có khả năng cụ thể có thể được dễ dàng kết hợp với các bài tập tiềm năng. Trong trường hợp không có hệ thống mua sắm tích hợp, việc phân tích và theo dõi mua hàng trong toàn doanh nghiệp là một thách thức. Các doanh nghiệp lớn thường thấy rằng các đơn vị kinh doanh khác nhau mua cùng một sản phẩm nhưng không nhận được lợi ích của việc giảm giá theo khối lượng. Các công cụ mua sắm trên phần mềm ERP mua các nhóm mua bán vũ khí cho các cuộc đàm phán của nhà cung cấp bằng cách xác định các nhà cung cấp, sản phẩm và dịch vụ được sử dụng rộng rãi. Phần mềm ERP cải thiện hiệu suất kinh doanh bằng nhiều cách. Đặc biệt: Vận hành hệ thống phần mềm ERP đúng cách cho phép các doanh nghiệp giảm thời gian cần thiết để hoàn thành hầu hết mọi quy trình kinh doanh. Phần mềm ERP thúc đẩy hợp tác thông qua chia sẻ dữ liệu được tổ chức xung quanh định nghĩa dữ liệu chung. Dữ liệu được chia sẻ giúp giảm thời gian tranh cãi về chất lượng dữ liệu và cho phép các phòng ban dành thời gian phân tích dữ liệu, rút ra kết luận và đưa ra các quyết định tốt hơn. Dữ liệu được chia sẻ và quy trình kinh doanh thông thường cho phép các quyết định được thực hiện với các thông tin gần nhất với tình hình. Tiêu chuẩn hóa và đơn giản hóa kết quả trong ít cấu trúc cứng nhắc. Điều này tạo ra một doanh nghiệp nhanh nhẹn hơn có thể thích nghi nhanh chóng đồng thời tăng khả năng hợp tác. Mặc dù cơ sở dữ liệu tập trung với dữ liệu doanh nghiệp là một mục tiêu lớn, nhưng nó dễ bảo mật hơn dữ liệu nằm rải rác trên hàng trăm máy chủ trong tủ quần áo hoặc dưới bàn làm việc. Nó đặc biệt khó khăn, nếu đội bảo mật không biết đến máy chủ hoặc nó chứa dữ liệu của công ty. Hầu hết các doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ hệ thống ERP. Mỗi tổ chức quản lý người, mua sản phẩm và dịch vụ, bán (hoặc cho đi) một cái gì đó và tài khoản cho tiền. Cách mỗi hoạt động được xử lý khác nhau theo từng ngành và từng quốc gia, nhưng mỗi doanh nghiệp thực hiện các chức năng cơ bản này. Trong hầu hết các trường hợp, hiệu quả hơn để xử lý các quá trình này thông qua một nền tảng phần mềm tích hợp thông qua nhiều ứng dụng không bao giờ được thiết kế để làm việc cùng nhau. Trong khi các phần mềm ERP ban đầu được thiết kế cho các công ty sản xuất, họ đã mở rộng sang các ngành dịch vụ, giáo dục đại học, khách sạn, chăm sóc sức khoẻ, dịch vụ tài chính và chính phủ. Mỗi ngành công nghiệp có đặc thù riêng của mình. Ví dụ, chính phủ của Chính phủ sử dụng Quản lý Vòng đời Hợp đồng (CLM) chứ không phải là mua hàng truyền thống và tuân theo các quy tắc kế toán của chính phủ hơn là GAAP. Các ngân hàng có các quy trình thanh toán ngược để thanh toán séc, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, và các công cụ khác. Với bất kỳ ngành công nghiệp nào, điều quan trọng là phải chọn một nhà cung cấp phần mềm ERP có kinh nghiệm trong ngành. Giáo dục và giảng giải cho một nhà cung cấp về những yếu tố riêng của một ngành công nghiệp mới rất tốn thời gian. Hầu hết thành công áp dụng phần mềm ERP được dẫn đầu bởi một trưởng ban điều hành. Đây thường là người sẽ nhận được phần lớn lợi ích khi hệ thống mới hoạt động. Tối thiểu, người điều hành này nên là người có quyền ra các quyết định, hoặc là người được phê duyệt để tiến hành, theo dõi tiến độ, chủ trì ban chỉ đạo, xóa bỏ các quy trình, và nắm bắt các lợi ích. |
