Quy trình quản lý dự án chính là xương sống cho toàn bộ quá trình triển khai và thực thi dự án của doanh nghiệp từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Mỗi dự án có thể có những thay đổi riêng biệt trong quy trình quản lý sao cho thích hợp với tính chất của từng dự án, cũng như đem lại sự thuận lợi cho những người triển khai. Show
Quy trình quản lý dự án là các bước được thiết lập theo trình tự thời gian mà người quản lý cần nắm được để thực hiện quản lý, điều hành, giám sát trong suốt vòng đời dự án. Khi một bản quy trình quản lý dự án được đưa ra, các thành viên tham gia, các bên liên quan hiểu được nhiệm vụ nào thuộc trách nhiệm của mình, nhiệm vụ nào cần cùng các thành viên khác phối hợp để tạo nên một dự án thành công. Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp II. 5 giai đoạn cơ bản trong quy trình quản lý dự ánQuy trình quản lý dự án gồm 5 giai đoạn cơ bản sau: Thiết lập dự án (Khởi tạo dự án) => Lập kế hoạch dự án => Thực thi dự án => Kiểm soát dự án => Kết thúc dự án. Giai đoạn 1: Khởi động dự ánGiai đoạn bắt đầu trong quy trình quản lý dự ánĐiểm bắt đầu của mọi dự án dù ở quy mô hay lĩnh vực nào cũng sẽ là bước khởi động dự án. Giai đoạn này nhằm mục đích làm nổi bật mục tiêu, tầm nhìn của dự án, xác định và ghi lại những gì bạn cùng đội nhóm muốn hoàn thành, cũng như đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan. Do đó, giai đoạn khởi động cần có điều lệ dự án cũng như sổ đăng ký cho các bên cùng hợp tác triển khai và liên quan mật thiết tới dự án. Vậy trước tiên, chúng ta sẽ đi tìm hiểu về điều lệ dự án. Xây dựng điều lệ dự án là quá trình phát triển một tài liệu chính thức, tài liệu này cho phép sự tồn tại, hoạt động của một dự án và quy định cho người quản lý dự án có quyền áp dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các hoạt động dự án. Bản điều lệ dự án sẽ trả lời cho các câu hỏi trong quy trình quản trị dự án, bao gồm một số nội dung:
Có rất nhiều vấn đề cần xác định và làm rõ trong quá trình khởi đầu của dự án, vậy nên cần chia nhỏ các ý trong từng câu hỏi để khoanh vùng chính xác việc cần làm:
Giai đoạn 2: Lập kế hoạchSau bước đầu khởi động, thì đây là bước tiếp theo trong quy trình quản lý dự án khi bản phác thảo dự án không nhận thêm bất kỳ sửa đổi nào và đi đến hồi phê duyệt thì đã đến lúc tất cả các nguồn lực và các bên liên quan chính thức bắt tay vào giai đoạn số hai: lập kế hoạch dự án. Trong giai đoạn này, một nhiệm vụ quan trọng bậc nhất chính là đặt mục tiêu cho dự án. Các nhà quản lý dự án có thể áp dụng hai phương pháp phổ biến nhất hiện nay để thiết lập mục tiêu, là phương pháp SMART và CLEAR. Giai đoạn lập kế hoạch trong quy trình quản lý dự ánPhương pháp lập kế hoạch dự án SMART SMART là viết tắt của S – Specific (Tính cụ thể), M – Measurable (Có thể đo lường), A – Achievable (Tính khả thi), R – Relevant (Tính phù hợp) và T – Time-bound (Thời hạn).
Phương pháp lập kế hoạch dự án CLEAR Với cách tiếp cận mới hơn của phương pháp CLEAR, việc tạo ra các mục tiêu cần liên quan đến môi trường kinh doanh có nhịp độ ngày càng tăng nhanh như hiện nay. CLEAR gồm 5 ký tự là viết tắt của Collaborative – Hợp tác, Limited – Giới hạn, Emotional – Cảm xúc, Appreciable – Có thể đánh giá được và Refinable – Dễ điều chỉnh.
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS Giai đoạn 3: Triển khai dự ánKhi dự án đã nhận được sự chấp thuận từ phía doanh nghiệp, tất cả các kế hoạch đã được phê duyệt, dự án chính thức được triển khai. Giai đoạn này thường được bắt đầu bằng một cuộc họp kick-off (khởi động). Giai đoạn triển khai dự ánCuộc họp này nhằm mục đích nhóm của bạn giới thiệu về doanh nghiệp, đội nhóm mình, đồng thời trình bày về dự án, sản phẩm, dịch vụ của khách hàng cũng như khả năng thành công của dự án khi kết thúc. Ngoài cuộc họp kick-off, một số nhiệm vụ khác sẽ được thực hiện trong giai đoạn bắt đầu đi vào thực thi, gồm:
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án Giai đoạn 4: Theo dõi và đánh giáGiai đoạn theo dõi và đánh giá dễ có sự trùng lặp về thời gian diễn ra so với giai đoạn triển khai, bởi việc giám sát và kiểm soát các công đoạn của dự án được thực hiện liên tục, song song với tất cả các khâu của dự án. Dự án có thành công hay không, ngoài năng lực, tinh thần trách nhiệm của nhân viên, thì yếu tố quyết định nằm ở vai trò của người quản lý trong việc sâu sát, theo dõi, kiểm soát, đánh giá hiệu quả vận hành của dự án. Giám sát và kiểm soát dự án nhằm đảm bảo rằng dự án đang tiến triển đúng hướng với kế hoạch ban đầu đặt ra. Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng các công cụ trực quan, mô hình quản lý dự án để kiểm soát tiến độ, như như biểu đồ Gantt, bảng Kanban, mô hình quản trị dự án linh hoạt Agile, Scrum, phầm mềm quản lý dự án… để có thể hoàn thành công việc của mình dễ dàng và hiệu quả. Thời đại số 4.0 còn mang đến những công cụ đắc lực hơn thế nữa cho các nhà quản lý dự án. Không chỉ là theo dõi, kiểm tra, đánh giá, người quản lý dự án đôi khi “ba đầu sáu tay” tham gia trực tiếp vào mọi công việc từ bước lập kế hoạch đến khi đóng dự án. Phần mềm quản lý dự án chính là “cứu tinh” giúp người quản lý trong việc lập kế hoạch – giao việc – cộng tác – theo dõi – đánh giá tiến độ dự án và năng suất nhân viên. Dưới đây là 9 tính năng nổi bật của phần mềm quản lý dự án AMIS Công Việc được khách hàng đánh giá cao nhất:
Mời bạn tham khảo video ngắn demo toàn bộ tính năng của AMIS Công Việc: Dùng ngay miễn phí Giai đoạn 5: Đóng dự ánDự án đã đi đến giai đoạn cuối cùng, nhưng trước khi nhóm bạn có thể ăn mừng cho sự thành công, hoặc rút kinh nghiệm cho những thất bại, vẫn còn một số nhiệm vụ người quản lý dự án cần hoàn thành. Nếu giai đoạn lập kế hoạch được thực hiện tốt và khoa học, tại bước đóng dự án sẽ gặp nhiều thuận lợi. Một số nhiệm vụ cần người quản lý cần cùng với đội nhóm của mình tiến hành ở giai đoạn đóng dự án gồm:
Sau khi hoàn thành các công việc dự án và được khách hàng, đối tác chấp nhận kết quả, nhóm dự án cần đánh giá toàn bộ dự án để học tập và phát huy những điểm thành tựu cũng như rút kinh nghiệm từ những sai sót. Điều này có ý nghĩa rất lớn cho sự phát triển của các cá nhân và các dự án trong tương lai. III. Tổng kết Mỗi lĩnh vực, ngành nghề có những đặc thù riêng trong quy trình quản lý dự án, tuy nhiên đây là 5 giai đoạn cơ bản mà một dự án cần thực hiện và tuân thủ theo đúng trình tự, để đảm bảo đạt hiệu quả tốt nhất và đúng tiến độ. MISA AMIS chúc các nhà quản lý dự án áp dụng thành công! Lịch trình thực hiện dự án là gì?Lịch trình dự án cho biết những việc cần hoàn thành, các nguồn lực sẽ thực hiện công việc và khung thời gian cần hoàn thành công việc. Lịch trình này phản ánh tất cả công việc liên quan đến việc cung cấp dự án đúng giờ. Một dự án trải qua bao nhiêu giai đoạn?Quy trình quản lý dự án gồm 5 giai đoạn cơ bản sau:Thiết lập dự án (Khởi tạo dự án) => Lập kế hoạch dự án => Thực thi dự án => Kiểm soát dự án => Kết thúc dự án. Làm việc theo dự án là gì?Dự án là một công việc hay hoạt động được tiến hành nhằm đạt được một kết quả cụ thể trong một khoảng thời gian xác định. Dự án thường có mục tiêu rõ ràng, phạm vi công việc cụ thể, nguồn lực và lộ trình thực hiện được xác định sẵn. Tiến độ thực hiện của dự án là gì?Cụ thể là tiến độ thực hiện dự án là khi dự án bắt đầu hoạt động sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. |