- 1. 2010 Website: Giupbanhocnghe.com Trung tâm đào tạo tin học Thái Linh cung cấp cho các bạn những kiến thức về Microsoft Word 2010 từ cơ bản đến nâng cao, giúp các bạn có thể hoàn thiện được những kỹ năng soạn thảo văn bản cần thiết để phục vụ cho nhu cầu học tập và làm việc của mình.
- 2. Thái Linh: 0971.075.212 1 Contents Moduel 1: Giới thiệu Microsoft Word 2010......................................................3 1.1. Mở chương trình Microsoft Word 2010 ..................................................... 3 1.2. Các thành phần cơ bản trên màn hình Microsoft Word 2010 ....................... 4 1.3. Môi trường soạn thảo tiếng Việt ................................................................ 7 1.4. Các khái niệm cơ bản.............................................................................. 10 1.5. Các thao tác cơ bản................................................................................. 11 Moduel 2: Định dạng văn Bản........................................................................13 2.1 Tạo mục thực đơn riêng (Ribbon)............................................................. 13 2.2 Định dạng ký tự....................................................................................... 15 2.3. Định dạng đoạn văn bản (Paragraph) ....................................................... 17 Moduel 3: Chèn các đối tượng vào văn bản....................................................25 3.1 Chèn hình ảnh vào văn bản....................................................................... 25 3.2 Hiệu chỉnh hình ảnh................................................................................. 27 3.3 Chèn các loại Text vào tài liệu.................................................................. 31 3.4. Chèn các đối tượng (Object).................................................................... 34 3.5 Tạo ký tự HOA đầu đoạn văn bản (Drop Cap)........................................... 35 3.6 Chèn biểu tượng và ký hiệu đặc biệt (Symbols)......................................... 35 3.7 Tạo đánh dấu và liên kết (Bookmark và Hyperlink)................................... 35 3.8 Tạo tham chiếu chéo (Cross-reference)..................................................... 36 3.9 Tạo đầu và cuối trang (Header / Footer).................................................... 37 3.10 Thao tác trên trang ................................................................................. 38 Moduel 4: Thiết lập và Hiệu chỉnh Bảng - Chia Cột Và Trình Bày Trang.....38 4.1 Cách tạo bảng (Table).............................................................................. 38
- 3. Thái Linh: 0971.075.212 2 4.2 Hiệu chỉnh bảng....................................................................................... 39 4.3 Thiết kế bảng........................................................................................... 42 4.4. Chia cột (Columns)................................................................................. 44 Moduel 5: Kiểu định dạng (Style)...................................................................45 5.1. Khái niệm Style ...................................................................................... 45 5.2 Các thao tác trên Style .......................................................................... 45 5.3 Tạo mục lục (Table of contents) ............................................................... 47 Moduel 6: Tập tin mẫu (Template) ................................................................48 6.1. Khái niệm Template................................................................................ 48 6.2. Tạo tập tin mẫu mới................................................................................ 49 6.3. Download tập tin mẫu ............................................................................. 50 Moduel 7: Các chức năng Mail Merge, Find and Replace, Comment............50 7.1. Trộn thư (Mail Merge) ............................................................................ 50 7.2. Tìm kiếm và thay thế (Find and Replace)................................................. 51 7.3. Thêm chú thích....................................................................................... 53 Moduel 8: In ấn ..............................................................................................53 8.1. Định dạng trang in .................................................................................. 53 8.2. Trình bày trang (Page)............................................................................. 54 8.3 Thiết lập trước khi in................................................................................ 56 Moduel 9: Kỹ năng bổ trợ ..............................................................................57 9.1. Cách gõ 10 ngón..................................................................................... 57 9.2. Các phím và tổ hợp phím tắt thông dụng.................................................. 58
- 4. Thái Linh: 0971.075.212 3 Moduel 1: Giới thiệu Microsoft Word 2010 1.1. Mở chương trình Microsoft Word 2010 1.1.1. Mở một văn bản mới Bạn có thể sử dụng 1 trong 5 cách sau để khởi động Microsoft Word 2010: Cách 1. Click chuột vào: Start All Programs Microsoft Office Microsoft Word 2010. Cách 2. Click chuột vào: Start Search programs and files gõ Word Microsoft Word 2010. Cách 3. Click đúp chuột vào: Biểu tượng Microsoft Word 2010 trên Desktop. Cách 4. Click đúp chuột vào: Biểu tượng Microsoft Word 2010 trên Taskbar. Cách 5. Kích chuột phải vào: Màn hình Desktop New Microsoft Word 2010. 1.1.2. Mở một văn bản có sẵn Bạn có thể sử dụng 1 trong 6 cách sau để mở một văn bản đã tồn tại trên máy: Cách 1. Mở thư mục chứa file cần mở Kích đúp vào tên file để mở văn bản Word đã có sẵn. Cách 2. Click chuột vào Start Search programs and files gõ tên văn bản Word cần tìm Kích đúp vào tên văn bản cần tìm. Cách 3.Click chuột vào biểu tượng open trên thanh Customize Quick Access Toolbar ổ chứa thư mục hiện lên, đi đến thư mục chứa tập văn bản cần mở Kích đúp vào tên file để mở văn bản. Cách 4. Click chuột Tab File Open ổ chứ thư mục hiện lên, đi đến thư mục chứa tập văn bản cần mở Kích đúp vào tên file để mở văn bản. Cách 5. Click chuột Tab File Recent Kích đúp vào tên file để mở văn bản.
- 5. Thái Linh: 0971.075.212 4 Cách 6. Bấm phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O ổ chứ thư mục hiện lên, đi đến thư mục chứa tập văn bản cần mở Kích đúp vào tên file để mở văn bản. 1.2. Các thành phần cơ bản trên màn hình MicrosoftWord 2010 Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản được dùng phổ biến hiện nay của hãng phần mềm Microsoft. Word cho phép người dùng soạn thảo văn bản (text) với các định dạng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và các dữ liệu đa phương tiện (multimedia) như âm thanh, video,… khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. Ngoài ra Word cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác. Các phiên bản trước của Word lưu tên tập tin với đuôi là .doc, phiên bản 2007,2010 và 2013 dùng đuôi là .docx. Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các dạng tập tin khác như văn bản thô (.txt), các trang web (.html). Hình 1. 1: Giao diện Word 2010
- 6. Thái Linh: 0971.075.212 5 - Vùng soạn thảo văn bản: Nhập văn bản, định dạng, chèn hình ảnh, … - Thanh Tab: Chứa các lệnh của Word. - Thanh công cụ (Toolbar): Chứa các lệnh thường sử dụng, dưới dạng các công cụ. - Ruler: Gồm thước ngang và thước dọc, dùng để canh lề văn bản và định vị các điểm dừng (Tab) một cách trực quan. - Status bar: Thanh trạng thái, hiển thị thông tin trạng thái của cửa sổ làm việc như: vị trí hiện hành của dấu nháy, trang hiện hành trên tổng số trang. Hệ thống Ribbon Hình 1. 2: Hệ thống Ribbon a. File Các lệnh thao tác với tệp (tập tin): Save: lưu tập tin. Save as: lưu tập tin với tên khác. Open: mở tập tin đã có sẵn. 1. File 2. Home 3. Insert 4. Page layout 5. References 6. Mailings 7. Review 8. Views Hình 1. 3: Tab File
- 7. Thái Linh: 0971.075.212 6 Close: đóng văn bản đang soạn. Info: thông tin văn bản. Recent: những văn bản đã mở gần đây. New: tạo văn bản mới. Print: in văn bản. Save & Send: xuất văn bản với các định dạng. Help: Giúp đỡ. Options: các tùy chọn văn bản. Exit: Đóng văn bản lại. b. Home Các lệnh soạn thảo và định dạng văn bản. Ta có các nhóm sau: - Nhóm Clipboard bao gồm: Copy:Sao chép Cut: cắt Paste: dán Format painter: copyđịnh dạng - Nhóm Font: bao gồm định dạng các chức năng font chữ, màu chữ, màu nền, size, đậm, nghiêng, gạch dưới…. - Nhóm Paragraph: bullet and numbering, căn lề, Indient, border and shading,... - Nhóm Styles: là nhóm định dạng những mẫu sẵn cho chúng ta dùng, dĩ nhiên chúng ta có thể tự mình định nghĩa 1 mẫu cho riêng mình theo từng đề mục. c. Insert: chứa các công cụ chèn bao gồm các nhóm sau: - Pages: các lệnh về trang trong văn bản như chèn trang bìa, trang trắng, ngắt trang. - Nhóm table: Chèn table. - Nhóm Illustrations: Chèn hình ảnh, biểu tượng, smart art, biểu đồ… - Nhóm Links: tạo liên kế, bookmark, địa chỉa tham khảo - Nhóm Header & footer: chèn phần đầu và chân, số trang.
- 8. Thái Linh: 0971.075.212 7 - Nhóm Text: chèn WordArt, Textbox, Quickparts, Cropcap, các đốitượng khác… - Nhóm symbols: chèn các ký tự đặc biệt và công thức toán học. d. Page layout:định dạng trang in, giao diện, nền trang, đoạn văn bản, sắp xếp… e. References:Bao gồm các chức năng Endnote, Footnote, mục lục tự động… f. Mailings:Các chứng năng Mail merge g. Review:bắt lỗi chính tả, ghi chú (comments), Theo dõi Track and changes, bảo vệ password)…. h. View: chức năng hiển thị print layout, outline, phóng to thu nhỏ (zoom), sắp xếp window, macros… 1.3. Môi trường soạnthảo tiếng Việt 1.3.1. Giớithiệu một số bộ gõ Một trong những vấn đề bạn gặp phải ngay trong lần soạn thảo một văn bản đầu tiên trong Word là làm thế nào để có thể gõ được tiếng Việt, trong khi bàn phím chỉ toàn là các chữ cái không dấu. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm giúp bạn gõ được tiếng Việt trong các ứng dụng khác như: VietKey, Abc, UniKey… các phần mềm này gọi tắt là bộ gõ Tiếng Việt. VietKey 2007 và Unikey là phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt phổ biến nhất hiện nay Hình 1.4: Các bộ gõ tiếng Việt
- 9. Thái Linh: 0971.075.212 8 1.3.2. Cách gõ tiếng Việt - Kiểu gõ Telex Các chữ cái, chữ số được gõ như bình thường. Các từ có dấu được gõ theo qui tắc sau đây Bảng 1. 1: Quy tắc gõ tiếng Việt TELEX Ví dụ Để gõ dòng chữ: “Học tin học văn phòng” Ta gõ như sau: “Hocj tin hocj vawn phongf” hoặc “Hojc tin hojc vanw phofng” - Kiểu gõ Vni Các chữ cái, chữ số được gõ như bình thường Các từ có dấu được gõ theo qui tắc sau đây Dấu Phím Ví dụ Dấu sắc Dấu huyền Dấu hỏi Dấu ngã Dấu nặng Dấu mũ Dấu dâu Dấu dâu Dấu trăng Dấu gạch ngang s f r x j aa oo ee chữ ư chữ ơ aw dd as = á af = à ar = ả ax = ã aj = ạ aa = â oo = ô ee = ê uw, w, ] = ư ow, [ = ơ ă đ
- 10. Thái Linh: 0971.075.212 9 Dấu Phím Ví dụ Dấu sắc Dấu huyền Dấu hỏi Dấu ngã Dấu nặng Dấu mũ Dấu dâu Dấu trăng Dấu gạch ngang 1 2 3 4 5 6 7 8 9 a1 = á a2 = à a3 = ả a4 = ã a5 = ạ a6 = â o6 = ô e6 = ê u7 = ư o7 = ơ a8 = ă d9 = đ Bảng 1. 2: Quy tắc gõ tiếng Việt Vni Ví dụ Để gõ dòng chữ: “Nước chảy đá mòn” Ta gõ như sau: “Nu7o71c cha3y d9a1 mo2n” 1.3.3. Các chuẩngõ tiếng Việt - Chuẩn gõ ABC Chuẩn gõ ABC sử dụng bảng mã TCVN3(ABC). Để soạn thảo văn bản dựa trên chuẩn này, thực hiện các thao tác sau: Khởi động chương trình gõ tiếng Việt (VietKey 2007 hoặc UniKey) Khi xuất hiện biểu tượng nhỏ ở góc phải phía dưới màn hình, kích chuột phải vào biểu tượng hoặc biểu tượng , chọn TCVN3(ABC) (hoặc TCVN code table). Các Font tương ứng với chuẩn gõ ABC là các Font bắt đầu bằng .vn như .vnTime, .vnTimeH, .vnArial, .vnArialH, .vnAristos,… - Chuẩn gõ Unicode Khởi động chương trình gõ tiếng Việt (VietKey 2000 hoặc UniKey)
- 11. Thái Linh: 0971.075.212 10 Khi xuất hiện biểu tượng nhỏ ở góc phải phía dưới màn hình, kích chuột phải vào biểu tượng hoặc biểu tượng , chọn Unicode. Các Font tương ứng với chuẩn gõ Unicode là các Font Times New Roman, Arial, … - Chú ý Các bước để gõ được tiếng Việt trong Word: Mở chương trình Microsoft Word Khởi động chương trình gõ tiếng Việt Lựa chọn kiểu gõ (Telex hoặc Vni) Lựa chọn chuẩn gõ (ABC hoặc Unicode) Khi đã lựa chọn chuẩn gõ nào thì phải chọn các Font chữ soạn thảo tương ứng với chuẩn đó. 1.3.4. Quy tắc sử dụng dấu câu Dấu câu và khoảng trắng trong soạn thảo văn bản - Không để hai khoảng trắng liền nhau. - Không để hai ngắt dòng liền nhau (nghĩa là tồn tại một dòng trống). - Trước dấu mở nháy kép “, mở ngoặc đơn „, ngoặc tròn (, ngoặc vuông [, ngoặc nhọn { phải có một khoảng trắng ở trước (trừ các trường hợp bắt đầu một đoạn văn mới). Sau dấu đó không có khoảng trắng. - Và trước dấu đóng nháy kép ”, nháy đơn ‟, ngoặc tròn ), ngoặc vuông ], ngoặc nhọn } không được có khoảng trắng; sau dấu đó phải có một khoảng trắng (trừ trường hợp kết một đoạn văn phải xuống hàng). - Trước các dấu phẩy (,), dấu chấm (.), dấu hai chấm (: ), dấu 3 chấm (…), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (? ), dấu chấm phẩy (; ) không có khoảng trắng và sau các dấu đó phải có khoảng trắng trước một ký tự khác (trừ trường hợp kết một đoạn văn phải xuống hàng hoặc đoạn văn đó được bao bởi các dấu ngoặc). 1.4. Các kháiniệm cơ bản - Character(ký tự): Một ký tự được nhập từ bàn phím, trừ các phím chức năng.
- 12. Thái Linh: 0971.075.212 11 - Word (từ): Một nhóm ký tự liên tục, giữa các từ cách nhau một khoảng trắng. - Line (dòng): Các từ nằm trên cùng một dòng. - Paragraph(đoạn): Là một đoạn văn bản được kết thúc bằng phím Enter. - Page (trang): Kích thước một trang được xác định trong Page setup. - Section(phân đoạn): Là những phần của văn bản có những định dạng khác nhau. - Word Wrap: Đây là khả năng văn bản tự động xuống dòng khi gặp lề phải của cửa sổ soạn thảo văn bản. Trong nhiều trường hợp văn bản không tự xuống dòng trừ khi người dùng gõ phím Enter. Khi đó ta phải sử dụng tuỳ chọn này. Trong quá trình nhập văn bản có thể dùng: Shift+Enter xuống dòng không tạo paragraph mới (Line Break). Enter xuống dòng tạo paragraph mới (End of Paragraph). Ctrl+Enter ngắt sang trang mới (Page Break). 1.5. Các thao tác cơ bản - Thoátkhỏi Word: Trong cửa sổ làm việc, chọn File > Exit Click nút Close - Nhập và hiệu chỉnh văn bản - Các phím di chuyển dấu nháy (cursor): Sang trái một ký tự: < Sang phải một ký tự: > Lên dòng trên: ↑ Xuống dòng dưới: ↓ Sang trái một từ: Ctrl + < Sang phải một từ: Ctrl + --> Về cuối dòng: End Về đầu dòng: Home Lên trên một trang: PageUp Xuống dưới một trang: PageDown Về đầu văn bản: Ctrl+Home
- 13. Thái Linh: 0971.075.212 12 Về cuối văn bản: Ctrl+End Di chuyển đến một trang bất kỳ: Ctrl+G Shift+Enter: Ngắt dòng Ctrl+Enter: Ngắt trang - Các phím xóa: Xóa một ký tự bên trái dấu nháy: BackSpace Xóa một ký tự bên phải dấu nháy: Delete Xóa một từ trước dấu nháy: Ctrl+BackSpace Xóa một từ sau dấu nháy: Ctrl+Delete Xóa một khối chọn: Chọn khối và nhấn phím Delete - Thao tác chọn khối: Shift + Các phím -> <- ↑ ↓: Chọn một ký tự. Shift + Home: Chọn từ điểm chèn đến đầu dòng. Shift + End: Chọn từ điểm chèn đến cuối dòng. Shift + PgDn: Chọn từ điểm chèn đến cuối trang. Ctrl + Shift + End: Chọn từ điểm chèn đến cuối văn bản. Ctrl + A: Chọn cả văn bản. Giữ phím Alt + Drag chuột: Chọn một khối tùy ý. - Nhập văn bản: Nhập văn bản chính xác, chọn font chữ rõ ràng dễ đọc. Nhập đúng nội dung, không sai chính tả, không thừa khoảng trắng. Nhập văn bản trước, định dạng sau, không nên vừa nhập vừa định dạng. Không nên dùng phím khoảng trắng để canh lề cho văn bản. - Thao tác với tập tin văn bản Tạo một tập tin văn bản mới: File > New > Blank Document (Ctrl+N), hoặc Click nút New trên thanh công cụ.
- 14. Thái Linh: 0971.075.212 13 Mở tập tin đã có: File > Open (Ctrl+O), hoặc Click nút Open trên thanh công cụ. Lưu tập tin văn bản: File > Save (Ctrl+S): Lưu, nếu tập tin chưa đặt tên thì xuất hiện hộp thoại đặt tên cho nó. Lưu tập tin với tên khác: File > Save As (lưu theo version): Lưu lại tập tin với tên mới. - Các chế độ hiển thị tài liệu khi soạn thảo Print Layout: chế độ như khi in. Full Screen Reading: chế độ xem toàn màn hình. Web Layout: chế độ trang web. Outline: chế độ đề cương nhiều cấp. Draft: chế độ thô giúp dễ dàng chỉnh sửa tài liệu. Moduel 2: Định dạng văn Bản Các Tab (Home, Insert,…) khi được chọn thì các nhóm lệnh tương ứng của nó hiển thị theo từng nhóm dạng Ribbon (dãi băng) giúp cho việc định dạng văn bản trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn. Ngoài ra người dùng cũng có thể tạo thêm các Tab mới để chứa các chức năng thường dùng cho riêng mình. 2.1 Tạo mục thực đơn riêng (Ribbon) Do đặc thù riêng của công việc, có những tính năng dùng lại nhiều lần mà lại nằm ở những vị trí khác nhau gây bất lợi trong quá trình định dạng. Word 2010 cho phép người dùng tạo ra những Tab chứa các công cụ định dạng cho riêng mình. Thực hiện: Click chuột phải lên vùng trống của Ribbon > Customize the Ribbon hoặc File > Options > Customize Ribbon, xuất hiện hộp thoại Word Options:
- 15. Thái Linh: 0971.075.212 14 Hình 2. 1: Hộp thoại Word Options Customize the Ribbon: Liệt kê theo loại Tab có trên Ribbon. New Tab: Thêm Tab mới. Rename: Đổi tên Tab New Group: Thêm nhóm công cụ mới. Thêm công cụ định dạng: Chọn Group cần thêm > Chọn công cụ ở cửa sổ bên trái > Add. Xóa công cụ trong Group: Chọn Group hay công cụ cần xóa --> Chọn Remove. Xóa main Tab/Group: Chọn main Tab/Group/Thực hiện Click chuột phải chọn Remove. Ví dụ: Thêm một Main Tab có tên là “My Tab” với Group “Dinh dang” gồm một số chức năng liên quan đến định dạng. - Thực hiện:
- 16. Thái Linh: 0971.075.212 15 Click chuột phải lên Ribbon > Customize the Ribbon xuất hiện hộp thoại Word Options. Mục Customize the Ribbon chọn Main Tabs. Chọn New Tab để tạo Main Tab sau đó đổi tên bằng cách chọn Rename. Tạo Tool Tab bằng cách chọn New Group sau đó đổi tên bằng cách chọn Rename. Chọn Tool Tab cần thêm công cụ, ở cửa sổ bên trái chọn công cụ cần thêm và Click Add. 2.2. Định dạng ký tự Nguyên tắc chung: Có 2 cách là định dạng trước, nhập văn bản sau hoặc nhập văn bản trước định dạng sau. Đối với cách 2, khối văn bản phải đươc chọn rồi thực hiện các lệnh định dạng. - Thực hiện: Home > (Group) Font rồi chọn các chức năng định dạng tương ứng: Bold (B): Định dạng in đậm. Italic (I): Định dạng in nghiêng. Underline (U): Định dạng gạch chân. Strikethrough (abc): Tạo đường gạch ngang qua chữ. Subscript (X2): Định dạng chỉ số dưới dòng như H2O Superscript (X2): Định dạng chỉ số trên dòng như X3 Text Highlight Color: Tô màu nền cho chữ Clear formating: Xóa mọi định dạng. Grow Font: Tăng độ lớn cho chữ. Shrink Font: Giảm độ lớn cho chữ. Change case: Chuyển đổi kiểu chữ HOA thường. Font Color: Màu chữ. - Các chức năng khác để định dạng ký tự nằm trong hộp thoại Font. Ctrl+D để mở hộp thoại này hoặc click chọn góc phải dưới của hình bên dưới. Hình 2. 2: Group Font
- 17. Thái Linh: 0971.075.212 16 Hình 2. 3: Hộp thoại Font Thẻ font: Font: Chọn font chữ Font Style: Chọn kiểu chữ đậm, nghiêng, … Size: Chọn cỡ chữ (đơn vị dùng là point, 1 inch = 72 point) Font color: Chọn màu chUnderline Style: Chọn kiểu gạch dưới Thẻ Advanced: Scale: Chọn tỷ lệ co giãn cho văn bản Spacing: Nén hoặc giãn văn bản Position: Thay đổi vị trí của văn bản lên trên hoặc xuống dưới so với dòng chuẩn Chuyển đổi kiểu chữ HOA/thường (change case) Chuyển đổi từ chữ hoa sang chữ thường và ngược lại, chữ hoa đầu câu hoặc chữ hoa đầu mỗi từ. Thực hiện: Chọn Home --> (Group Font)Change Case Sentense case: ký tự đầu câu là chữ hoa. lowercase: tất cả chuyển thành chữ thường.
- 18. Thái Linh: 0971.075.212 17 UPPERCASE: tất cả chuyển thành chữ in hoa. Capitalize Each Word: Ký tự đầu của mỗi từ là chữ in hoa. tOGGLE cASE: Chuyển chữ hoa thành chữ thường và ngược lại. Tạo và hiệu chỉnh hiệu ứng cho chữ Chọn phần văn bản cần định dạng. Home > (Group Font) Text Effects và chọn hiệu ứng mong muốn. Hiệu chỉnh hiệu ứng: Outline: Màu của đường viền. Shadow:Chọn hiệu ứng bóng. Chọn tiếp Shadow Options để hiệu chỉnh các thuộc tính của bóng. Reflection:Hiệu ứng phản chiếu. Glow:Hiệu ứng tạo viền xung quanh ký tự. 2.3. Định dạng đoạn văn bản (Paragraph) Đoạn văn bản là phần văn bản được kết thúc bằng phím Enter, để hiển thị dấu Enter, ta Click nút Show/Hide. Để định dạng đoạn văn bản, ta đặt dấu nháy trong đoạn đó, chọn Home > (Group Paragraph), chọn các chức năng định dạng tương ứng: Hình 2. 4: Group Paragraph Bullets: Tạo danh sáchcác Symbol Numbering: Tạo danh sách đánh số thứ tự Multilevel List: Tạo danh sách nhiều cấp Decrease Indent: Đưa đoạn văn qua trái Show/Hide: Ẩn, hiện các mã định dạng ẩn Align Text Left: Canh trái Center: Canh giữa Align Text Right: Canh phải Justify: Canh đều hai bên Line and Paragraph Spacing: Khoảng cách giữa các dòng Shading: Tô nền Border and Shadding: Tạo màu nền và đường viền
- 19. Thái Linh: 0971.075.212 18 Sort: Sắp xếp Các chức năng định dạng đoạn văn khác có trong hộp thoại Paragraph. Để mở hộp thoại này. Hình 2. 5: Hộp thoại Paragraph Thụt đầu dòng và khoảng cách dòng (Indents and Spacing) Canh lề cho đoạn văn: Alignment: Canh lề đoạn văn (Left/Right/Center/Justified) Indentation: Thụt lề cho đoạn văn: Left/Right: Khoảng cách thụt vào so với lề trái/phải của trang. Special: Kiểu thụt lề: First line: Dòng đầu của đoạn văn thụt vào/ ra so với các dòng còn lại. Hanging: các dòng của đoạn văn (trừ dòng đầu) thụt vào/ ra so với dòng đầu tiên. Spacing: Chỉnh khoảng cách giữa các dòng và các đoạn: Before/ After: Chỉnh khoảng cách từ đoạn hiện hành (đoạn chứa dấu nháy) đến đoạn trước nó hoặc sau nó. Line spacing: Chỉnh khoảng cách giữa các dòng.
- 20. Thái Linh: 0971.075.212 19 Khung và bóng nền (Borders and Shading) Chức năng này cho phép định dạng đường viền khung và màu nền cho đoạn văn bản. Chọn Home/ Group Paragraph / Borders and Shading và chọn các kiểu đường viền có sẵn. Các chức năng khác thông qua hộp thoại Borders and Shading. Để mở hộp thoại này họn Borders and Shading… Hình 2. 6: Hộp thoại Borders and Shading Thẻ Borders: Đóng khung đoạn văn bản. Setting: Chọn kiểu khung. Style: Xác định hình thức đường viền khung: Style, Color, Width. Apply to: Xác định phạm vi đóng khung: o Text: Đóng khung khối văn bản được chọn. o Paragraph: Đóng khung cả đoạn văn bản hiện hành. Thẻ Page Border:Đóng khung trang văn bản. Các định dạng giống như Borders Art: Chọn các kiểu đường viền nghệ thuật. Apply to: Phạm vi đóng khung. Whole document: Đóng khung tất cả các trang của tài liệu.
- 21. Thái Linh: 0971.075.212 20 This section: Đóng khung các trang trong section hiện hành. This section - first page only: Chỉ đóng khung trang đầu của section hiện hành This section- all except first page: Đóng khung tất cả các trang trừ trang đầu. Options: Thay đổi khoảng cách từ khung đến văn bản. Edge of page: Khoảng cách được tính từ lề trang giấy đến khung. Text: Khoảng cách được tính từ văn bản đến khung. Thẻ Shading: Dùng để tô màu nền đoạn văn bản. - Gạchđầu dòng và đánh số (Bullets and Numbering) Chức năng Bullets and Numbering dùng để chèn tự động các ký tự đặc biệt (Bullets) hoặc số (Numbers) ở đầu mỗi đoạn. Hình 2. 7: Hộp thoại Bullet Bullets: Trình bày văn bản theo kiểu liệt kê, đầu mỗi đoạn được chèn một ký tự đặc biệt. Define New Bullet: Chọn kiểu ký tự, hoặc hiệu chỉnh lại các thông số của Bullets. Hình 2. 8: Hộp thoại Define New Bullet
- 22. Thái Linh: 0971.075.212 21 Bullet character: Symbol, Picture, Font: Chọn ký hiệu làm bullet. Alignment: Canh lề cho Bullet. Preview: Xem nhanh định dạng. Numbering: Đánh số thứ tự danh sách, chọn kiểu Numbering cần định dạng. Define New Number Format: Chọn kiểu số thứ tự, hoặc hiệu chỉnh lại các thông số của Numbering: Hình 2. 10: Hộp thoại Define New Number Format Hình 2. 9: Hộp thoại Numbering
- 23. Thái Linh: 0971.075.212 22 Number Style: Chọn kiểu số Number format: Số bắt đầu trong danh sách Alignment: Canh lề cho số thứ tự Preview: Xem nhanh định dạng Multilevel List: Định dạng văn bản dạng danh sách nhiều cấp. Chọn Define New Multilevel List để thiết lập thông số cho từng cấp. Hình 2. 11: Hộp thoại Define new Multileve list Click level to modify: Chọn cấp, tối đa là 9 cấp. Number format: Định dạng kiểu số thứ tự. Number style for this level: Chọn kiểu số thứ tự: 1, 2, 3 hoặc I, II, III,… Start at: Số bắt đầu. Position: Chọn vị trí đặt số và văn bản. - Sử dụng phím Tab Tab là các điểm dừng được dùng để di chuyển con nháy nhanh sang phải khi nhấn phím Tab thay vì dùng khoảng trắng thường chậm và không như mong muốn. Có 2 loại tab là tab mặc định (có khoảng cách đều đặn 0.5 inch) và tab do người dùng định nghĩa. Tab thường dung khi nhiều đoạn văn (chỉ có 1 dòng) có các nội dung cần dóng (trái, giữa, phải, …) với nhau. Để tạo Tab do người dùng định nghĩa
- 24. Thái Linh: 0971.075.212 23 Chọn khối văn bản cần định dạng. Đặt Tab trực tiếp trên thước bằng cách Click chuột trong ô Select Tab để chọn kiểu Tab, sau đó Click chuột lên thước tại các vị trí thích hợp. Các kiểu Tab: Left Tab: Canh trái. Center Tab: Canh giữa. Right Tab: Canh phải. Decimal Tab: canh theo dấu thập phân. Bar Tab: Tab vạch đứng. Hiệu chỉnh Tab: Double Click lên Tab để hộp thoại Tab. Hình 2. 12: Hộp thoại Tabs Tab stop position: Nhập vị trí của Tab. Alignment: Canh lề cho Tab. Set: Thiết lập giá trị cho Clear: Xóa Tab Clear all: Xóa tất cả Tab đã đặt. Leader: Chọn ký tự điền vào chỗ trống trước Tab. Hộp thoại Tab có thể mở để định nghĩa Tab bằng cách chọn Home > Paragraph > Tabs:
- 25. Thái Linh: 0971.075.212 24 Hình 2. 13: Hộp thoại Paragraph Khai báo số lượng tab, loại, vị trí, … Hình 2. 14: Thiết lập tọa độ Tab Format Painter : Cho phép copynhanh định dạng. Chọn mẫu văn bản cần sao chép định dạng rồi click chọnFormat Painter. Quét lên phần văn bản cần được định dạng giống như mẫu.
- 26. Thái Linh: 0971.075.212 25 Moduel 3: Chèn các đối tượng vào văn bản 3.1 Chèn hình ảnh vào văn bản Hình ảnh (Picture) là các dạng thức tập tin đồ họa thường có phần đuôi là .jpg, .gif, … có thể được chèn vào cùng với văn bản. Word cho phép người dùng đưa vào hình ảnh là những tập tin có sẵn hoặc từ thư viện hình ảnh đi theo bộ Office. - Chèn hình ảnh có sẵn (Picture) Insert > (Group Illustrations) > Picture: duyệt đến hình cần chèn và click Insert. - Chèn ảnh nghệ thuật (Clip Art) Insert > (Group Illustrations) > Clipt Art: xuất hiện hộp thoại Clipt Art. Để trống Text box Search for chọn Go, các Clip Art được liệt kê bên dưới. Click chuột lên một Clip Art để đưa nó vào tài liệu. - Chèn hình vẽ (Shapes) Insert > (Group Illustra-tions) > Shapes: chọn hình cần chèn rồi rê chuột (Drag) vẽ vào vùng muốn chèn. Hình 3. 1: Insert Shapes - Chèn hình mẫu thông minh (SmartArt) Insert > (Group Illustrations) > SmartArt: chọn hình cần chèn, Click OK rồi hiệu chỉnh như mong muốn.
- 27. Thái Linh: 0971.075.212 26 Hình 3. 2: Hộp thoại Choose a SmartArt Graphic - Chèn biểu đồ (Chart) Insert > (Group Illustrations) > Chart chọn kiểu biểu đồ cần chèn. Hình 3. 3: Hộp thoại Insert Chart Giá trị để vẽ biểu đồ được lấy từ màn hình Excel kèm theo. Hình 3. 4: Hộp thoại biểu đồ và giá trị lưu trong bảng tính Excel
- 28. Thái Linh: 0971.075.212 27 - Chụp màn hình (Screenshot) Insert > (Group Illustrations) > Screenshot. Hình 3. 5: Sceenshot Available Windows hiển thị các chương trình đang chạy. Người dùng chỉ cần Click chọn thì hình chụp màn hình đó sẽ xuất hiện trong tài liệu. Screen Slipping: cho phép người dùng trực tiếp chọn vùng muốn chụp. Hình 3. 6: Chụp bằng Screen Slipping 3.2 Hiệu chỉnh hình ảnh Phiên bản Office 2010 hỗ trợ tính năng hiệu chỉnh hình ảnh như một chương trình xử lý ảnh chuyên nghiệp. Người dùng chỉ cần Click chuột lên hình ảnh muốn hiệu chỉnh và chọn Tab Format, hệ thống công cụ đa dạng sẽ xuất hiện trên Ribbon.
- 29. Thái Linh: 0971.075.212 28 Hình 3. 7: Tab chứa công cụ hiệu chỉnh hình ảnh 3.2.1. (Group) Picture Style Hình 3. 8: Mở rộng Picture Style Mở rộng và chọn hiệu ứng mong muốn Hình 3. 9: Format Picture Các chức năng khác: Picture Border: Tạo màu viền khung ảnh. Picture Effects: Tạo hiệu ứng trực quan. cho ảnh như bóng, ánh sáng, phản chiếu hay là hiệu ứng 3D. Picture Layout: Chuyển đổi hình ảnh hiện tại sang dạng SmartArt. 3.2.2. Điềuchỉnh (Adjust) Hình 3. 10: Group Adjust Remove Background: Loại bỏ hình nền. Corrections: Hiệu chỉnh ánh sáng cũng như độ tương phản. Color: Thay đổi màu của hình ảnh.
- 30. Thái Linh: 0971.075.212 29 Artistic Effects: Tạo hiệu ứng nghệ thuật phác họa cho hình ảnh. Compress Picture: Làm giảm độ lớn hình ảnh (nén hình ảnh). Change Picture: Thay đổihình hiện tại bằng một hình khác. Reset Picture: Đưa hình ảnh về trạng thái như khi mới chèn vào. 3.2.3. Sắpxếp hiển thị (Arrange) Hình 3. 11: Group Arrange - Wrap Text: In Line with Text: Hình và chữ cùng nằm trên một hàng. Square: Chữ bao quanh hình theo hình vuông. Tight: Chữ bao quanh hình theo đường viền của hình. Through: Chữ bao quanh xuyên suốthình. Top and Bottom: Chữ canh theo lề trên và lề dưới của hình. Behind Text: Hình nằm dưới chữ tạo hình nền. In Front of Text: Hình nằm trên bề mặt chữ. Edit Wrap Points: Thiết lập giới hạn chữ đè lên hình. More Layout Options: Mở màn hình Layout. Các chức năng khác: Position: Thiết lập vị trí của đốitượng trên trang. Rotate: Thiết lập góc xoay cho các đốitượng. Align: Canh lề cho đối tượng hay các đốitượng với nhau. Group (Ungroup): Gộp nhóm (bỏ gộp nhóm) cho các đối tượng. Bring Forward: Thiết lập đốitượng nằm trên đốitượng khác. Hình 3. 12: Wrap Text
- 31. Thái Linh: 0971.075.212 30 Send Backward: Thiết lập đối tượng nằm dưới đối tượng khác. Selection Pane: Hiển thị các đối tượng dạng danh sách giúp dễ dàng chọn lựa và thực thi các hiệu chỉnh trên đốitượng. Lưu ý: Căn lề cho các đốitượng với nhau hay gộp nhóm chỉ thực hiện được khi ta chọn nhiều đối tượng cùng lúc bằng cách đè và giữ phím Shift kết hợp Click chuột chọn các đốitượng. 3.2.4. Thayđổi kích cỡ (Size) Cho phép thiết lập chiều rộng hay chiều cao của đối tượng. Hình 3. 13: Group Size Lưu ý: Mở rộng Size, Wrap Text, Position cũng cho các chức năng tương tự như trên. Chức năng cắt xén hình ảnh: Hình 3. 14: Crop Picture Crop:Cắt bỏ những phần không cần thiết của hình ảnh. Crop to Shape: Cắt theo hình được gợi ý từ Auto Shape. Aspect Ratio: Cắt theo tỷ lệ. Fill: Cắt bỏ những vùng không được chọn.
- 32. Thái Linh: 0971.075.212 31 Fit: Cắt bỏ những vùng được chọn. 3.3 Chèn các loại Text vào tài liệu 3.3.1. Chènchữ nghệ thuật (WordArt) WordArt là công cụ tạo chữ nghệ thuật. WordArt được xử lý như một hình ảnh chèn vào văn bản. Chọn Insert --> (Group Text) -> WordArt. Chọn kiểu WordArt và nhập nội dung Hình 3. 16: Tạo chữ nghệ thuật bằng WordArt 3.3.2. Hiệu chỉnh WordArt Chọn đối tượng, chọn Tab Format. Hình 3. 17: Tab chứa công cụ định dạng WordArt 3.3.3. Chọnhình dạng (Shape Styles) Chọn đối tượng WordArt thực hiện mở rộng Shape Styles, chọn hiệu ứng tương ứng. Hình 3. 15: Word Art
- 33. Thái Linh: 0971.075.212 32 Hình 3. 18: Mở rộng Shape Styles - Các chức năng khác: Shape Fill: Tạo màu nền cho WordArt. Shape Outline: Tạo màu viền cho WordArt. Shape Effects: Tạo hiệu ứng cho WordArt như là bóng, phản chiếu, 3D… 3.3.4. Chọnkiểu chữ (WordArt Style) Hình 3. 19: Group WordArt Style Text Fill: Màu nền chữ WordArt. Text Outline: Màu đường viền chữ WordArt. Text Effect: Hiệu ứng chữ WordArt. More:Mở rộng WordArt Styles 3.3.5. Hiệu ứng cho WordArt Ngoài các hiệu ứng như bóng, phản chiếu, 3D… người dùng có thể thay đổi hình dạng của WordArt bằng chức năng Transform.
- 34. Thái Linh: 0971.075.212 33 Hình 3. 20: Transform WordArt 3.3.6. Chènhộp văn bản (Text Box) Text Box là các ô cho phép người dùng nhập dữ liệu vào và có thể được đặt bất cứ đâu trong tài liệu. Insert > (Group Text) > Text Box. Hình 3. 21: Text Box Người dùng có thể chọn Text Box mẫu mà Word 2010 cung cấp hay tự thiết kế Text Box riêng cho mình bằng cách chọn Draw Text Box. 3.3.7. Thiếtlập gõ tắt tự động (AutoText) AutoText là chức năng chèn văn bản tự động. Trong soạn thảo văn bản, có những cụm từ mà ta phải nhập đi nhập lại nhiều lần, để tiết kiệm thời gian và thao tác ta có thể sử dụng chức năng AutoText. Cách thực hiện: - Tạo AutoText: Đánh dấu chọn khối văn bản muốn tạo AutoText. Insert > (Group Text) > Quick Part, chọn AutoText, chọn Save Selection to AutoText Gallery.
- 35. Thái Linh: 0971.075.212 34 Trong khung Create new Building Block: nhập từ đại diện vào Textbox Name. Click nút OK. - Sử dụng AutoText: Tại vị trí cần chèn AutoText, nhập từ đại diện, nhấn phím F3. 3.4. Chèn các đối tượng (Object) Công cụ cho phép chèn các đốitượng từ các phần mềm khác vào văn bản, bằng cách chọn Insert > (Group Text) > Object, chọn loại object cần chèn. 3.4.1. Chèncông thức toán học (Equation) Equation: Soạn thảo công thức toán học theo mẫu. Insert > (Group Text) > Object > Microsoft Equation 3.0, xuất hiện thanh công cụ Equation, chọn công cụ, nhập công thức, khi kết thúc ta click chuột ra ngoài thanh công cụ tự động đóng lại. Hình 3. 22: Thanh công cụ Equation Chèn các mẫu ngày và thời gian (Date & Time) Đặt dấu nháy tại vị trí mà bạn muốn chèn. Chọn Tab Insert > (Group Text) --> Date & Time. Trong hộp Date & Time click chọn mẫu cần đưa vào, click OK. Hình 3. 23: Hộp thoại Date and Time
- 36. Thái Linh: 0971.075.212 35 3.5 Tạo ký tự HOA đầu đoạn văn bản (Drop Cap) Chức năng Drop Cap dùng để tạo một ký tự HOA có kích thước lớn ở đầu của mỗi đoạn văn bản. Cách - thực hiện: Đặt dấu nháy trong đoạn văn bản muốn tạo chữ Drop Cap. Tab Insert > (Group Text) > Drop Cap. Trong cửa sổ Drop Cap, chọn kiểu chữ Drop Cap. o None: Bỏ Drop Cap. o Dropped:Chữ Drop Cap nằm trong văn bản. o In margin: Chữ Drop Cap nằm ở lề trái văn bản. Font: Thiết lập kiểu chữ cho Drop Cap. Lines to drop:Độ lớn cho Drop Cap (đơn vị được tính bằng dòng). Distance from text: Khoảng cách từ chữ Drop Cap đến văn bản. 3.6 Chèn biểu tượng và ký hiệu đặc biệt (Symbols) Insert > (Group Symbols) > Symbol chọn các biểu tượng có sẵn hoặc chọn More Symbols. Chọn ký hiệu và click Insert để đưa vào tài liệu. 3.7 Tạo đánh dấu và liên kết(Bookmark và Hyperlink) Bookmark dùng đánh dấu một vị trí trong tài liệu với một tên, chức năng này thường dùng trong các tài liệu có nội dung dài. Hyperlink dùng để tạo liên kết đến một trang Web, một hình ảnh, một bookmark hay một chương trình. Hình 3. 24: Hộp thoại Drop Cap Hình 3. 25: Hộp thoại Symbol
- 37. Thái Linh: 0971.075.212 36 3.7.1. Tạo đánh dấu (Bookmark) Đặt dấu nháy tại vị trí muốn đánh dấu . Chọn Insert > (Group Links) > Bookmark. Hình 3. 26: Hộp thoại Bookmark Bookmark name: Nhập tên Bookmark. Click Add.Trongtài liệu có thể có nhiều vị trí cần tạo Bookmark, mỗi Bookmark có một tên riêng. 3.7.2. Tạo liênkết (Hyperlink) Đánh dấu khối nội dung văn bản làm nhãn liên kết: Chọn Tab Insert > (Group Links) > Hyperlink Xuất hiện cửa sổ Hyperlink: o Link to: Trang web, bookmark, … Hình 3. 27: Hộp thoại Insert Hyperlink 3.8 Tạo tham chiếu chéo (Cross-reference) Dùng để tham chiếu đến một đốitượng như tiêu đề (heading), hình minh họa, bảng biểu, … trong tài liệu. Mặc định nó được chèn như một hyperlink.
- 38. Thái Linh: 0971.075.212 37 - Cáchtạo: Trong tài liệu hiện hành, nhập nhãn tham chiếu. Chọn Insert > (Group Links) > Cross-reference. Hình 3. 28: Hộp thoại Cross – reference o Trong ComboboxReference type, click chọn loại đối tượng muốn tham chiếu đến Ví dụ: a heading. o Trong hộp Insert reference to, click chọn thông tin muốn chèn vào tài liệu Ví dụ: the heading text. o Trong hộp For which, click chỉ định đốitượng muốn tham chiếu đến. o Insert as hyperlink: Cho phép người sử dụng di chuyển đến phần tử tham chiếu. o Click Insert. 3.9 Tạo đầu và cuối trang (Header / Footer) Insert > (Group Header & Footer) > Header hoặc Footer, người dùng có thể chọn các mẫuHeader/Footer có sẵn hoặc Edit Header/Footer để nhập nội dung. Chọn Remove Header/Footer để bỏ Header/Footer 3.9.1. Hiệu chỉnh Header & Footer: Hình 3. 29: Tab chứa công cụ tạo Header and Footer
- 39. Thái Linh: 0971.075.212 38 - Page Number: Thêm vào số trang tự động. Date & Time: Thêm vào ngày tháng hiện hành lấy từ hệ thống. Quick Parts: Thực hiện chức năng AutoText. Picture: Chèn hình ảnh từ file có sẵn. Go to Header/Go to Footer: Di chuyển tới Footerhoặc Header. Previous, Next: Điều hướng đến trang trước hoặc sau. Different First Page: Tạo trang đầu khác biệt so với các trang còn lại. Different Odd & Even Pages: Tạo trang chẵn khác biệt so với trang lẻ Show Document Text: Tắt bật hiển thị tài liệu trong trang. 3.10 Thao tác trên trang Tạo trang bìatheo mẫu (Cover Page): o Insert > (Group Pages) > Cover Page chọn một mẫu có sẵn. Remove Current Cover Page: Xóa trang bìa. Blank Page: Chèn trang trống, Page Break: Qua trang mới. Moduel 4: Thiết lập và Hiệu chỉnh Bảng - Chia Cột Và Trình Bày Trang Bảng (table) là kiểu trình bày văn bản có cấu trúc gồm các cột (column) và các dòng (row), giao giữa các dòng và các cộtlà các ô (cell). 4.1 Cáchtạo bảng (Table) Insert > (Group Table) > Table. Hình 4. 1: Table
- 40. Thái Linh: 0971.075.212 39 Rê chuột chọn số dòng và cột cần tạo. Tuy nhiên cách này chỉ tạo được bảng có số dòng và cột giới hạn. Insert Table: Cho phép tạo bảng với số dòng và cột được người dùng nhập vào, sau đó Click OK để tạo bảng. Hình 4. 2: Insert Table Excel Spreadsheet: Nhúng bảng tính (Excel) vào trong Word. Quick Tables: Tạo bảng nhanh theo mẫu. 4.2 Hiệu chỉnh bảng Click chuột lên bảng để xuất hiện Tab Table Tools chọn Layout Hình 4. 3: Tab chứa công cụ tạo Bảng 4.2.1. Chọncác thành phần trong bảng Chọn Ô: Click chuột lên hàng, chọn Tab Layout > Group Table > Select chọn Select Cell. Chọn cột: Click chuột lên cột, chọn Tab Layout > Group Table > Select chọn Select Column.
- 41. Thái Linh: 0971.075.212 40 Chọn hàng: Click chuột lên hàng, chọn Tab Layout > Group Table > Select chọn Select Row. Chọn cả bảng: Click chuột lên bảng, chọn Tab Layout > Group Ta ble > Select chọn Select Table. 4.2.2. Thao tác trên hàng và cột Click chuột lên bảng, > Group Row Column gồm các chức năng sau: Insert Above: Thêm một hàng ở phía trên. Insert Below: Thêm một hàng ở phía dưới . Insert Left: Thêm cột bên trái. Insert Right: Thêm cộtbên phải. Delete: o Delete Cells: Xóa ô. o Delete Columns: Xóa cột. o Delete Rows: Xóa hàng. o Delete Table: Xóa bảng. 4.2.3. Trộnhoặc tách các ô Chọn các ô cần trộn, chọn Tab Layout > Group Merge có các chức năng sau: Hình 4. 5: Merge Merge Cell: Trộn các ô đang chọn thành một ô duy nhất. Split Cells: Tách thành nhiều ô. Split Table: Tách thành hai bảng khác nhau. 4.2.4. Thayđổi độ lớn của các ô Click chuột lên bảng, Chọn Tab Layout --> Group Cell Size gồm các chức năng sau: Hình 4. 4: Delete Table
- 42. Thái Linh: 0971.075.212 41 Hình 4. 6: AutoFit - AutoFit: AutoFit Contents: Kích thước bảng co giãn theo lượng dữ liệu trong bảng. AutoFit Window: Kích thước bảng mở rộng bằng chiều rộng vùng soạn thảo. Fixed Column Width: Cố định chiều rộng cột. Height: Hiệu chỉnh chiều cao của hàng. Width: Hiệu chỉnh chiều rộng của cột. Distribute Rows: Hiệu chỉnh cho các hàng có kích thước bằng nhau. Distribute Columns: Hiệu chỉnh cho các cộtcó kích thước bằng nhau. 4.2.5. Canhlề cho dữ liệu trong ô Chọn các ô cần canh lề dữ liệu, Tab Layout > Group Alignment có các chức năng sau: Hình 4. 7: Group Alignment Text Direction: Thay đổi hướng của dữ liệu trong ô. Cell Margins: Thiết lập khoảng cách giữa dữ liệu và lề ô. 4.2.6. Thao tác với dữ liệu trong bảng Click chuột lên bảng, Tab Layout > Group Data gồm các chức năng:
- 43. Thái Linh: 0971.075.212 42 Hình 4. 8: Group Data Sort: Sắp xếp dữ liệu trong bảng. Repeat Header Rows: Hàng đang được chọn sẽ được lặp lại khi độ lớn của bảng vượt quá một trang. Convert to Text: Loại bỏ bảng và chuyển dữ liệu bên trong về dạng chuỗi. Formula: Thực hiện tính toán với các trường dữ liệu trong bảng Ví dụ: Cần tính tổng tiền các linh kiện được liệt kê trong bảng sau: Hình 4. 9: Hộp thoại Formula 4.3 Thiết kế bảng Thực hiện: Click chuột lên bảng chọn Tab Design.
- 44. Thái Linh: 0971.075.212 43 Hình 4. 10: Tab chứa công cụ trang trí bảng 4.3.1. Chọndạng bảng (Table Styles) Cho phép tạo ra các bảng dữ liệu đẹp mắt theo mẫu được tạo sẵn. Thực hiện: Click chuột lên bảng và chọn Style. Có thể mở rộng Style để có nhiều Style hơn. Hình 4. 11: Group Table Styles Shading: Tô màu nền. Borders: Tạo đường viền. 4.3.2. Đóng khung (Draw Borders) Draw Table: tạo bảng tự do. Pen Color: Chọn màu cho đường viền. Eraser: Xóa các đường trong bảng. Hình 4. 12: Draw Borders 4.3.3. Các tùy chọn cho dạng bảng (Table Style Options) Header Row: Nhấn mạnh hàng đầu tiên (tiêu đề). Total Row: Nhấn mạnh hàng cuối. Banded Rows:Tạo sự phân biệt giữa các hàng (tô màu cách hàng).
- 45. Thái Linh: 0971.075.212 44 First Column: Nhấn mạnh cột đầu. Last Column: Nhấn mạnh cột cuối. Banded Column: Tạo sự phân biệt giữa các cột (tô màu cách cột). 4.4. Chia cột(Columns) Chức năng Columns cho phép định dạng văn bản dạng cộtbáo. Chọn khối văn bản muốn chia cột, chọn Page Layout > (Group Page Setup) > Columns. Người dùng chọn số lượng cột cần chia hoặc chọn More Columns để mở hộp thoại Columns. Hình 4. 13: Hộp thoại Columns Presets: chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc nhập số cộtvào ô Number of columns. Line between: Kẻ/ Không kẻ đường phân cách giữa các cột. Width and spacing: Độ rộng của cộtvà khoảng cách giữa các cột. Apply to: Phạm vi chia cột. Lưu ý: Khi chia cột người dùng thường mắc các lỗi như chia hai cộtdữ liệu năm bên một cột, không thể thoát ra khỏi hai cột… Các lỗi này xảy ra ở khâu quét chọn
- 46. Thái Linh: 0971.075.212 45 dữ liệu (thường là không ngắt đoạn). Để chia cột luôn thành công người dùng nên bật nút Show/Hide để khi quét chọn dữ liệu không quét phải dấu Enter cuối cùng. Moduel 5: Kiểu định dạng (Style) 5.1. Khái niệm Style Trong quá trình soạn thảo văn bản, có những nội dung có định dạng giống nhau, nếu định dạng lần lượt cho từng nội dung riêng sẽ mất nhiều thời gian và không nhất quán. Một trong những cách đơn giản để thực hiện điều này là dùng Style. Style là một tập hợp các định dạng được tạo trước và có một tên. Style rất cần thiết khi soạn thảo giáo trình hoặc tài liệu có nhiều mục, nhiều loại văn bản khác nhau. Style có thể áp dụng cho cho đoạn văn (Paragraph), cho ký tự (Character) hoặc cả hai (Linked). Word có sẵn các Style mặc định, người dùng có thể định nghĩa thêm Style. Các Style được chứa trong trong Group Styles trên thanh Ribbon của tab Home. 5.2Các thao tác trên Style 5.2.1 Cáchtạo Style Định dạng cho khối văn bản. Chọn khối văn bản vừa định dạng. Mở rộng Style, chọn Save Selection as a New Quick Style. Hình 5. 1: Hộp thoại Style
- 47. Thái Linh: 0971.075.212 46 Nhập tên Style trong textbox Name: Hình 5. 2: Hộp thoại đặt tên Style Chọn Modify… từ hộp thoại trên để hiệu chỉnh Style: Hình 5. 3: Hộp thoại Create New Style from Formatting Name: Nhập tên Style mới. Style type: Chọn loại Style (paragraph, character, linked). Style based on: Chọn Style làm cơ sở cho Style đang tạo, Style đang tạo sẽ bao gồm các định dạng của Style nền. Style for following paragraph: Chọn Style cho đoạn kế tiếp.
- 48. Thái Linh: 0971.075.212 47 Formatting: Chọn các định dạng cho Style. Click nút Format cho phép mở rộng các định dạng như: Font, Paragraph,Tabs, Border, Language, Frame, Numbering, Shortcut Key, Text Effects. 5.2.2. GánStyle Chọn khối văn bản muốn định dạng theo một Style nào đó.. Chọn tên Style trong hộp Group Styles, hoặc nhấn tổ hợp phím tắt. 5.2.3. Hiệu chỉnh Style Trong cửa sổ Styles and Formatting. Right Click vào tên Style muốn hiệu chỉnh, chọn Modify... Thực hiện hiệu chỉnh. 5.3 Tạo mục lục (Table of contents) Để tạo mục lục cần phải tạo Style trước, nội dung nào muốn xuất hiện trong mục lục thì nội dung đó phải được gán Style. Chọn Tab References > Group Table of Contents > Table of Contents chọn Insert Table of Contents. Show page numbers: Hiển thị số trang. Tab leader: Kiểu Tab từ tên đề mục đến số trang. Formats: Chọn kiểu định dạng. Show levels: Số cấp xuất hiện trong mục lục. Hình 5. 4: Hộp thoại Table of Contents
- 49. Thái Linh: 0971.075.212 48 Click chọn Options…xuất hiện cửa sổ Table of Contents Options. Hình 5. 5: Hộp thoại Table of Contents Options Mục Available Styles: Danh sách các Style đang tồn tại. Trong mục TOC level: Chỉ định cấp xuất hiện của Style tương ứng. Click OK để hoàn tất. Moduel 6: Tập tin mẫu (Template) 6.1. Khái niệm Template Template là một tập tin mẫu, cho phép tạo một tập tin mới với mẫu đã được tạo sẵn. Tập tin mẫu có thể bao gồm tiêu đề, logo, những định dạng khác. Tập tin mẫu có phần đuôi là .dotx. Trong Word có sẵn các tập tin Template, ta có thể sử dụng bằng cách: Chọn File > New > Sample Templates xuất hiện cửa sổ Template, chứa các mẫu Template, o Chọn một mẫu phù hợp với nội dung của tài liệu sau đó chọn tiếp. o Document chọn Create để sử dụng Template. o Template chọn Create để sửa Template từ Template có sẵn.
- 50. Thái Linh: 0971.075.212 49 Hình 6. 1: Hộp thoại chọn Templates 6.2. Tạo tập tin mẫu mới Chọn File > New > My Templates. Hình 6. 2: Hộp thoại tạo Template mới Trong thẻ Personal Templates chọn Blank document. Tại mục Create New chọn Template, OK. Soạn thảo và định dạng cho tập tin mẫu. Lưu tập tin mẫu trong thư mục mặc định C:WINDOWSApplication DataMicrosoftTemplates.
- 51. Thái Linh: 0971.075.212 50 6.3. Downloadtập tin mẫu File --> New trong mục Office.com Templates chọn lĩnh vực, chọn mẫu và click Download để tải về. Yêu cầu máy phải nối mạng Internet. Hình 6. 3: Download Templates từ Office.com Moduel 7: Các chức năng Mail Merge, Find and Replace, Comment 7.1. Trộn thư (Mail Merge) Công việc văn phòng thường có nhu cầu tạo các giấy mời, phiếu báo, thư cảm ơn, giấy chứng nhận, … Những mẫu thư tín này thường có chung mẫu mã, chỉ khác nhau thông tin của người nhận. Để thực hiện công việc này một cách nhanh chóng và chính xác Word hỗ trợ công cụ gọi là Mail Merge Tạo Data source:Là một Table chứa danh sách người nhận thư, trong đó các cộtsẽ chứa các thông tin của người nhận, lưu thành tập tin dulieu.doc Tạo mẫu thư tín: Chứa nội dung chung cho tất cả các thư. - Thực hiện trộn thư: Gồm 6 bước: Hình 7. 1: Mail Merge
- 52. Thái Linh: 0971.075.212 51 Tại trang thư tín, chọn Tab Mailings > (Group Start Mail Merge) >Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard. Xuất hiện cửa sổ Mail Merge. Select document type: Chọn loại thư (Chọn Letters), next. Select starting document: Chọn: o Use the current document: Chọn tài liệu hiện hành làm mẫu thư trộn o Start from a Template: Chọn mẫu Template o Start from existing document: Chọn một tài liệu đã có chọn xong click next sang bước kế tiếp Use an existing list: Chọn bảng dữ liệu chứa danh sách người nhận, click nút browse, mở danh sách, click nút select all, OK, Next. Xem trước thông tin được trộn. Thực hiện trộn: Có thể dùng thanh công cụ Mail merge, Click nút Merge to new document, xuất hiện cửa sổ Merge, chọn phạm vi trộn, OK hoàn tất, các thư trộn xong được lưu vào một tập tin mới. 7.2. Tìm kiếm và thay thế (Find and Replace) 7.2.1. Tìm kiếm Tìm kiếm là bài toán khá phổ biến trong lĩnh vực Tin học. Việc tìm kiếm bằng tay với khối lượng văn bản lớn luôn là điều không khả thi, tốn nhiều công sức mà lại kém hiệu quả. Word cung cấp cho người dùng tính năng tìm kiếm rất mạnh mẽ, rút ngắn thời gian tìm kiếm và luôn đảm bảo tính chính xác. View > (Group Show) --> Navigation Pane xuất hiện hộp thoại Navigation cho phép người dùng nhập nội dung cần tìm trong mục Search Document. Hình 7. 2: Hộp thoại Navigation
- 53. Thái Linh: 0971.075.212 52 7.2.2. Thaythế nội dung Chức năng Replace để thay thế nội dung cũ bằng nội dung mới. View > (Group Show) > Navigation Pane, click mở rộng Combo boxSearch Document chọn Replace. Hình 7. 3: Chọn chức năng Replace Xuất hiện hộp thoại Find and Replace: Hình 7. 4: Hộp thoại Find and Replace Find what: Nhập nội dung cần tìm. Find Next: Tìm tới nội dung kế tiếp. Replace with: Nhập nội dung thay thế. Replace: Thay thế nội dung đang được đánh dấu hiện hành. Replace All: Thay thế toàn bộ nội dung được đánh dấu trong tài liệu. Cancel: Hủy bỏ.
- 54. Thái Linh: 0971.075.212 53 7.3. Thêm chú thích Chú thích được thêm vào tài liệu Word nhằm diễn giải cho một nội dung nào đó. Review > (Group Comments) > New Comment, nhập nội dung chú thích. Các chức năng khác của Group Comments: Delete: Xóa chú thích. Previous: Di chuyển đến chú thích bên trên. Next: Di chuyển đến chú thích phía dưới. Moduel 8: In ấn Để thực hiện in ấn từ MS Word, từ thẻ File > Print. Chọn thông số thiết lập như mô tả ở phần Windows trước khi in ấn. Nhưng trước khi thực hiện in ấn, chúng ta phải thiết lập thông số trước khi in. 8.1. Định dạng trang in Page Layout > Group Page Setup, với các mục chính như sau: Hình 8. 1: Page Setup Nút Margins: Chỉ định thông số về lề cho trang in. Chúng ta có thể chọn từ các mẫu có sẵn, hoặc chọn Custom margins để tùy nhập thông số về lề: lề trên, dưới, trái, phải (Top, Bottom, Left, Right). Nút Orientation: chọn hướng in dọc hay ngang. Nút size: Chọn kích thước giấy in trong danh sách, hoặc nhập kíchthước trang theo yêu cầu của người dùng từ mục More Paper Sizes. Chúng ta có thể mở rộng Page Setup (click vào vị trí mũi tên phía cuối bên phải của thẻ) xuất hiện hộp thoại Page Setup.
- 55. Thái Linh: 0971.075.212 54 Hình 8. 2: Hộp thoại Page Setup Thẻ Page: Đặt hướng trang, chọn khổ giấy in. Hình 8. 3: Print Orientation: Chọn hướng . Scaling: Chọn tỷ lệ in. Paper size: Chọn khổ giấy. Print quality: Chất lượng in. First page number: Số bắt đầu của trang đầu. 8.2. Trình bày trang (Page) 8.2.1. Tô màu nền cho trang (Page Color) Thực hiện: Page Layout > Group Page Background > Page Color. 8.2.2. Đóng dấu mờ (Watermark) Chức năng Watermark cho phép người dụng tạo lớp chữ mờ dưới văn bản. Watermark thường dùng để báo hiệu loại tài liệu cần được quan tâm đặc biệt.
- 56. Thái Linh: 0971.075.212 55 Page Layout > (Group Page Background) > Watermark. Custom Watermark: Tạo Watermark theo ý người dùng. Printed Watermark No Watermark: Bỏ Watermark. Picture Watermark: Tạo Watermark là hình ảnh được chọn. Text Watermark: Tạo Watermark là chữ được nhập vào TextboxText Remove Watermark: Xóa Watermark. 8.2.3. Tạo chủthích (Footnote và Endnote) Chèn chú thích cho tài liệu, tại vị trí chú thích sẽ được đánh dấu và nội dung chú thích xuất hiện ở cuối trang (Footnote) hoặc cuốitài liệu (Endnote). Đặt dấu nháy tại vị trí muốn tạo chú thích. Tab References > (Group Footnotes) > Insert Footnoteđể tạo chú thích ở cuối trang hoặc Insert Endnote để tạo chú thích ở cuối tài liệu Các chức năng khác: o Next Footnote:Di chuyển đến footnote kế tiếp trong tài liệu Hình 8. 4: Hộp thoại
- 57. Thái Linh: 0971.075.212 56 o Show Notes: Di chuyển nhanh đến nơi đặt Footnotehoặc Endnote 8.3 Thiết lập trước khi in Hộp thoại để khai báo các thông số in ấn như: chọn máy in, khổ giấy, số bản in, in từ trang đến trang, … Hình 8. 5: Hộp thoại thiết lập trang in Copies: Số lượng bản in. Printer: Chọn máy in. Print All Pages: In tất cả hoặc nhập số trang in vào Textbox Pages. Print One Sided: Chọn in một mặt hay hai mặt. Collated: Thứ tự trang in Portrait Orientation: Hướng giấy in. Custom Page Size: Khổ giấy in. Custom Margins: Thiết lập lề. 1 Page Per Sheet: Thiết lập số lượng trang in trên một tờ giấy in.
- 58. Thái Linh: 0971.075.212 57 Moduel 9: Kỹ năng bổ trợ 9.1. Cáchgõ 10 ngón Với bàn phím Qwerty, bạn có thể định vị các phím rất dễ dàng ngay cả trong bóng tối vì trên phím F và phím J luôn có một gờ nhỏ. Tay trái Ngón út: Q, A, Z, 1, Phím Ctrl trái, Shift trái Ngón áp út: W, S, X , 2 Ngón giữa: E, D, C, 3 Ngón trỏ: R, T, F, G, V, B, 4, 5 Ngón cái: Spacebar (phím cách trống) Tay phải Ngón trỏ: Y, U, H, J, N, M, 6 Ngón giữa: I, K, 8 Ngón cam: O, L, 9 Ngón út: P, 0, chấm phẩy, Phím Ctrl phải, Shift phải Ngón cái: Spacebar (phím cách trống) Tư thế gõ Thả lỏng tay trong trạng thái tự nhiên ở tư thế úp. Đặt nhẹ 2 bàn tay lên bàn phím sao cho ngón trỏ tay trái đặt vào phím F, ngón trỏ tay phải đặt vào phím J. Các phím A S D F J K L ; được gọi là các nhóm phím chủ trên bàn phím, nó tương ứng với 4 ngón . Tay út, áp út, giữa, trỏ trái và trỏ, giữa, áp út, út phải. Bạn đặt 8 ngón tay của bạn lên nhóm phím này và bạn có thể dễ dàng nhận thấy rằng bạn chỉ việc đưa ngón tay lên xuống để di chuyển đến các nhóm phím khác trong danh sách rất dễ dàng. Riêng ngón trỏ và ngón út sẽ có nhiệm vụ đưa sang hai bên
- 59. Thái Linh: 0971.075.212 58 để gõ những phím ở gần nó.Nếu phải dùng các tổ hợp phím có chứa Shift, Ctrl trong quá trình thao tác bạn nên bấm 2 phím bằng 2 tay khác nhau. Ví dụ: Shift - O thì bạn nên bấm Shift bằng ngón út trái và O bằng ngón áp út phải.Khi đã quen dần với cách nhóm phím bạn nên rời dần mắt khỏi bàn phím. Nếu bạn rời hẳn được mắt khỏi bàn phím thì có lúc đó bạn đã hoàn thành bài tập. Để gõ tiếng việt được nhanh nhất bạn nên sử dụng kiểu gõ TELEX thay vì kiểu VNI vì khi gõ TELEX khoảng cách đưa tay của bạn là ngắn nhất. 9.2. Các phím và tổ hợp phím tắt thông dụng Có 2 cách để sử dụng phím tắt. Giả sử để in đậm một chữ bạn có thể sử dụng: Hình 9. 1: Sử dụng phím tắt a. Phím truy cập các Tab và lệnh trên màn hình. b. Tổ hợp phím không nằm trên thanh Ribbon. Nhiều người cho rằng bất kỳ sự kết hợp của một tồ hợp phím nào dẫn đến việc thực thi một lệnh đều có thể gọi là phím tắt, về cơ bản thì đó là một cách nghĩ đúng. Nhưng trong bài này chúng ta sẽ có một định nghĩa chính xác hơn về phím tắt. Xác định sự khác biệt rất quan trọng vì từng loạt phím tắt khác nhau sẽ có phương thức hoạt động khác nhau. Access Keys (phím truy cập)Access Key cho phép bạn truy cập thanh Ribbon, nó liên hệ mật thiết với các Tab, lệnh và những
- 60. Thái Linh: 0971.075.212 59 thứ mà bạn nhìn thấy trên màn hình. Bạn sử dụng Acces Key bằng cách nhấn Alt rồi sau đó nhấn tiếp một phím hoặc một chuỗi tuần tự các phím. Mỗi lệnh trên thanh Ribbon, trong trình đơn của nút Microsoft Office và trên Quick Access Toolbar đều có một phím truy cập riêng, mỗi phím truy cập được gán một Key Tip. Key Tip là một phiên bản mới của hệ thống ký tự gạch chân mà bạn quen thuộc ở các phiên bản trước khi muốn truy cập các trình đơn bằng cách sử dụng phím Alt. Key combinations (tổ hợp phím) Các tổ hợp phím dùng để thực hiện một lệnh nào đó và nó không liên quan tới những gì bạn nhìn thấy trên màn hình. Các phím phải được nhấn cùng một lúc để kích hoạt các lệnh, trong đa số trường hợp, dù không phải tất cả, đều có liên quan tới phím Ctrl (ví dụ nhấn Ctrl + C để copy). Tổ hợp phím không thay đổi trong phiên bản Office 2007, nó hoạt động giống hệt các phiên bản trước. 9.2.1. Duyệtthanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập) Khi bạn muốn dùng bàn phím thay vì các thiết bị trỏ như conchuột để điều khiển thanh Ribbon và những thứ khác trên màn hình, trước tiên bạn phải bật chức năng điều khiển bằng bàn phím. Nói cách khác bạn phải chuyển từ chế độ nhập liệu sang chế độ thực thi lệnh bằng cách nhấn phím Alt. Sau đó, bạn sẽ có rất nhiều tùy chọn để duyệt khắp thanh Ribbon. a. Key Tip và các biểu tượng hình khiên (Badges) Hình 9. 2: Key Tip và các biểu tượng hình khiên Ngay khi bạn nhấn phím Alt, bạn sẽ thấy các nhãn nhỏ, hoặc khiên nhỏ hiện lên để chỉ ra Key Tip của từng Tab. Khi bạn nhấn phím để kíchhoạt một Tab, các khiên nhỏ sẽ hiển thị Key Tip cho từng lệnh trong Tab đó. Nói cách khác, bạn chỉ thấy mỗi lần một nhóm Key Tip, và bạn phải nhấn một lựa chọn nào đó
- 61. Thái Linh: 0971.075.212 60 trước khi thấy nhiều hơn. Key Tip là cách rất tuyệt để sử dụng phím tắt bởi bạn không cần phải ghi nhớ, mọi thứ đều hiển thị trên màn hình. b. Tìm hiểu thêm về Key Tip Hình bên trái: Trên Tab Insert Key Tip M được gán cho nút lệnh SmartArt. Hình bên phải: Trên Tab Page Layout Key Tip M được gán cho nút lệnh Margins. Các Key Tip có thể trùng lặp trên các Tab khác nhau, trong ví dụ trên M là phím tắt cho SmartArt trong Tab Insert nhưng lại là phím tắt cho Margins trong Tab Page Layout. Bạn chỉ có thể thấy và làm việc với Key Tip của Tab đang được kích hoạt. Nếu bạn lỡ chọn sai Tab thì chỉ cần nhấn Esc để hiển thị lại Key Tip cho Tab và chọn lại Tab mà bạn cần. Lưu ý: Nếu có một hộp thoại đang mở dùng cùng một ký tự Key Tip với một Tab hoặc một lệnh trên thanh Ribbon, thì Key Tip của hộp thoại này sẽ được ưu tiên. c. Di chuyển bằng phím mũi tên Ngoài Key Tip bạn cũng có thể dùng phím mũi tên để duyệt thanh Ribbon. Đầu tiên bạn cũng nhấn phím Alt để chọn thanh Ribbon làm tiêu điểm, sau đó dùng các phím mũi tên để di chuyển: Phím MŨI TÊN TRÁI và MŨI TÊN PHẢI để chuyển qua lại giữa các Tab. Phím MŨI TÊN LÊN để chuyển tiêu điểm lên Quick Access Toolbar (từ đây bạn có thể dùng phím MŨI TÊN TRÁI để di chuyển sang nút Microsoft Office). Phím MŨI TÊN XUỐNG chuyển bạn vào Tab đang kích hoạt và bạn có thể di chuyển tiệp trong đó bằng cáchsử dùng phím mũi tên.. Một điểm tiến bộ so với phiên bản trước của Microsoft Office là bạn có thể di chuyển lên / xuống thay vì chỉ là trái / phải. d. Phím TAB và thanh Ribbon
- 62. Thái Linh: 0971.075.212 61 Bạn cũng có thể dùng phím TAB để di chuyển quanh thanh Ribbon. Sau khi nhấn Alt để chọn thanh Ribbon, bạn hãy nhấn phím TAB liên tục để di chuyển qua các nút lệnh theo từng nhóm tại Tab đang kích hoạt. Sau khi đi một vòng hết các lện trong Tab hiện tại, tiêu điểm sẽ được chuyển theo thứ tự nút Help, nút Microsoft Office, Quick Access Toolbar, các Tab và quay trở lại nhóm đầu tiên trong Tab hiện tại. Nhấn Shift + TAB để di chuyển theo hướng ngược lại. Khi đến được lệnh mà bạn muốn, hãy nhấn ENTER. Nếu bạn từng làm việc với MocrosoftOffice trong nhiều năm và là một chuyên gia về phím tắt, bạn thuộc lòng tất cả các phím tắt. Có thể bạn sẽ bối rối khi tất cả trình đơn và phím tắt cũ đã biến mất. Thực ra, thanh Ribbonvà phím tắt mới cần có một ít thời gian để bạn làm quen nhưng một khi đã nắm bắt được bạn sẽ đánh giá cao nó. Nếu bạn vẫn không hài lòng và muốn trở lại với các phím tắt cũ thì đây là câu trả lời: hầu hết phím tắt cũ đều vẫn hoạt động. Tuy nhiên bạn phải nhớ chính xác vì giờ đây không còn nơi nào trên màn hình nhắc bạn cần phải nhấn phím nào. Đây là cách hoạt động: Trong các phiên bản trước khi bạn nhấn Alt + E thì trình đơn Edit được mở lên và bạn nhấn tiếp các ký tự được gạch chân để truy cập các lệnh. Trong Office 2010khi nhấn tổ hợp Alt + E (hoặc các ký tự tắt khác) sẽ không có trình đơn nào mở ra. Thay vào đó, một thông điệp sẽ hiển thị cho bạn biết bạn đang dùng hệ thống phím tắt cũ. Nếu bạn nhớ tổ hợp phím tắt thì chỉ cần nhấn tiếp để thực hiện lệnh. Nếu bạn không nhớ, hãy nhấn Esc để hiển thị các Key Tip. 9.2.2. Các phím tắt thông dụng Tin học văn phòng ra đời giúp cho việc điều hành, quản lý các thiết bị phần cứng và các tài nguyên phần mềm trên máy tính trở nên đơn giản hơn. Và việc sử dụng phím tắt trên word đã góp phần cho công việc trở nên thuận lợi hơn. Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bản: Phím tắt chức năng:
- 63. Thái Linh: 0971.075.212 62 Ctrl + N tạo mới một tài liệu Ctrl + O mở tài liệu Ctrl + S Lưu tài liệu Ctrl + C sao chép văn bản Ctrl + X cắt nội dung đang chọn Ctrl + V dán văn bản Ctrl + F bật hộp thoại tìm kiếm Ctrl + H bật hộp thoại thay thế Ctrl + P Bật hộp thoại in ấn Ctrl + Z hoàn trả tình trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh cuối cùng Ctrl + Y phục hội hiện trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh Ctrl + Z Ctrl + F4, Ctrl + W, Alt + F4 đóng văn bản, đóng cửa sổ Ms Word Chọn văn bản hoặc 1 đối tượng Phím tắt Chức năng Shift + > chọn một ký tự phía sau Shift + < chọn một ký tự phía trước Ctrl + Shift + > chọn một từ phía sau Ctrl + Shift + < chọn một từ phía trước Shift + ¬ chọn một hàng phía trên Shift + ¯ chọn một hàng phía dưới Ctrl + A chọn tất cả đốitượng, văn bản, slide tùy vị trí con trỏ đang đứng Xóa văn bản hoặc các đốitượng. Backspace (¬) xóa một ký tự phía trước. Delete xóa một ký tự phía sau con trỏ hoặc các đối tượng đang chọn. Ctrl + Backspace(¬) xóa một từ phía trước. Ctrl + Delete xóa một từ phíasau. Di chuyển Ctrl + Mũi tên Di chuyển qua 1 ký tự Ctrl + Home Về đầu văn bản
- 64. Thái Linh: 0971.075.212 63 Ctrl + End Về vị trí cuốicùng trong văn bản Ctrl + Shift + Home Chọn từ vị trí hiện tại đến đầu văn bản. Ctrl + Shift + End Chọn từ vị trí hiện tại đến cuối văn bản Định dạng Ctrl + B Định dạng in đậm Ctrl + D Mở hộp thoại định dạng font chữ Ctrl + I Định dạng in nghiêng. Ctrl + U Định dạng gạch chân. Ctrl + E Canh giữa đoạn văn bản đang chọn Ctrl + J Canh đều đoạn văn bản đang chọn Ctrl + L Canh trái đoạnvăn bản đang chọn Ctrl + R Canh phải đoạn văn bản đang chọn Ctrl + M Định dạng thụt đầu dòng đoạn văn bản Ctrl + Shift + M Xóa định dạng thụt đầu dòng Ctrl + T Thụt dòng thứ 2 trở đi của đoạn văn bản Ctrl + Shift + T Xóa định dạng thụt dòng thứ 2 trở đi của đoạn văn bản Ctrl + Q Xóa định dạng canh lề đoạn văn bản Sao chép định dạng Ctrl + Shift + C Sao chép định dạng vùng dữ liệu đang có định dạng cần sao chép. Ctrl + Shift + V Dán định định dạng đã sao chép vào vùng dữ liệu đang chọn. Menu & Toolbars. Phím tắt Chức năng Alt, F10 Kích hoạt menu lệnh Ctrl + Tab, Ctrl + Shift + Tab thực hiện sau khi thanh menu được kích hoạt dùng để chọn giữa các thanh menu và thanh công cụ. Tab, Shift + Tab chọn nút tiếp theo hoặc nút trước đó trên menu hoặc toolbars. Enter thực hiện lệnh đang chọn trên menu hoặc toolbar. Shift + F10 hiển thị menu ngữ cảnh của đối tượng đang chọn. Alt + Spacebarhiển thị menu hệ thống của của sổ.
- 65. Thái Linh: 0971.075.212 64 Home, End chọn lệnh đầu tiên, hoặc cuối cùng trong menu con. Trong hộp thoại Phím tắt Chức năng Tab di chuyển đến mục chọn, nhóm chọn tiếp theo Shift + Tab di chuyển đến mục chọn, nhóm chọn phía trước Ctrl + Tab di chuyển qua thẻ tiếp theo trong hộp thoại Shift + Tab di chuyển tới thẻ phía trước trong hộp thoại Alt + Ký tự gạch chân chọn hoặc bỏ chọn mục chọn đó Alt + Mũi tên xuống hiển thị danh sáchcủa danh sách sổ Enter chọn 1 giá trị trong danh sách sổ ESC tắt nội dung của danh sách sổ Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới. Ctrl + Shift + =: Tạo chỉ số trên. Ví dụ m3 Ctrl + =: Tạo chỉ số dưới. Ví dụ H2O. Làm việc với bảng biểu: Phím tắt Chức năng Tab di chuyển tới và chọn nội dung của ô kế tiếp. Hoặc tạo 1 dòng mới nếu đang đứng ở ô cuối cùng của bảng Shift + Tab di chuyển tới và chọn nội dung của ô liền kế trước nó Nhấn giữ phím Shift + các phím mũi tên để chọn nội dung của các ô Ctrl + Shift + F8 + Các phím mũi tên mở rộng vùng chọn theo từng khối Shift + F8 giảm kíchthước vùng chọn theo từng khối Ctrl + 5 (khi đèn Num Lock tắt) chọn nội dung cho toàn bộ bảng Alt + Home về ô đầu tiên của dòng hiện tại Alt + End về ô cuối cùng của dòng hiện tại Alt + Page up về ô đầu tiên của cột Alt + Page down về ô cuối cùng của cột Mũi tên lên Lên trên một dòng Mũi tên xuống xuống dưới một dòng
|
