Vì sao cần đánh giá thành tích nhân viên

Đánh giá thành tích nhân viên – Điều kiện cần và đủ Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên là hoạt động thường xuyên của mỗi doanh nghiệp nhưng cũng  là điều mà các nhà quản lý, chuyên gia nhân sự và nhân viên lo ngại. Trên thực tế, việc chuẩn bị trước sẽ giúp tất cả các bên cảm thấy thoải mái để thảo luận về kết quả làm việc, đồng thời dành thời gian để trao dổi về các biện pháp giúp nhân viên thành công trong năm tới. Hoạt động đánh giá này mang lại lợi ích không chỉ cho nhân viên mà còn cả công ty. Tuy nhiên để đạt được lợi ích, các bên phải có sự chuẩn bị và thực hiện theo quy trình và đảm bảo tính kỷ luật. Hãy cùng Macconsult xem xét những vấn đề này thông qua bài viết dưới đây.  
Quản trị thực hiện công việc (Job Performance Management - PM) là một quá trình gồm các bước từ xác định nội dung, mục tiêu công việc đến theo dõi, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện giữa người quản lý và nhân viên nhằm đảm bảo các nhiệm vụ và mục tiêu công việc thực hiện thành công, đóng góp vào mục tiêu chung của Công ty.
 

Đánh giá thực hiện công việc hay đánh giá hiệu suất (Job Performance Appraisal - JPA) là một bước (ghi nhận và đánh giá mức độ hoàn thành công việc) của Quản trị thực hiện công việc. Mục đích của việc đánh giá là thông qua phân tích kết quả công việc (dù là hoàn thành hay không hoàn thành), phát hiện các sai lỗi, hạn chế và nguyên nhân, để từ đó đưa ra các biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời nhằm ổn định và không ngừng cải tiến hệ thống quản lý. Việc không hoàn thành công việc có thể do một hay nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan đối với bản thân nhân viên, như: –      Quy định, quy trình chưa rõ ràng, phù hợp –      Môi trường và điều kiện làm việc không thuận lợi –      Người quản lý chưa thực sự giám sát và hỗ trợ kịp thời –      Năng lực chuyên môn hạn chế –      Động cơ làm việc suy giảm –      Kỷ luật không được tuân thủ –      Tâm lý bất ổn do gia đình, người thân v..v –      Sức khỏe giảm sút do bệnh tật Do vậy, người quản lý cần đảm bảo tính mục đích của việc đánh giá nêu trên. Nếu biến đánh giá thành trừng phạt thì dẫn đến tâm lý sợ hãi, bao che, đổ lỗi, né tránh.v..v. Nếu đánh giá chung chung, chiếu lệ thì dẫn đến tâm lý dĩ hòa vi quý, bình quân chủ nghĩa. Hệ quả là mất người, không thúc đẩy được hiệu quả làm việc mà các nguyên nhân vẫn không được nhận diện và khắc phục, cải tiến. Điều kiện cần và đủ để đánh giá thành tích nhân viên một cách chính xác, hợp lý, đúng mục đích thì người quản lý phải: (1) Thiết lập rõ ràng về trách nhiệm - tiêu chuẩn công việc, mục tiêu và kế hoạch thực hiện; (2) Theo dõi, giám sát thường xuyên quá trình làm việc của nhân viên để hiểu rõ và có đủ thông tin, bằng chứng về kết quả làm việc. Ảnh: Để đánh giá thành tích nhân viên hiệu quả, cần thiết lập một tiêu chuẩn và mục tiêu cụ thể, đồng thời theo dõi và giúp đỡ nhân viên kịp thời   Điều kiện cần - thiết lập tiêu chuẩn và mục tiêu công việc 1. Người quản lý cần tiến hành rà soát và mô tả công việc cho từng chức danh. Trong đó, nêu rõ trách nhiệm công việc phải thực hiện, yêu cầu về trình độ và năng lực cần có để đảm nhận công việc. (Xem thư tư vấn về mô tả công việc). 2. Xác định các mục tiêu, chỉ tiêu chính yếu (KPI) mà nhân viên cần hoàn thành trong kỳ đánh giá (tháng, quý, năm). Các mục tiêu công việc phải đảm bảo nguyên tắc SMART, đó là: (i) cụ thể (Specific); (ii) đo lường được (Measurable); (iii) khả thi (Attainable); (iv) phù hợp với nguồn lực hiện có (Resource - based); (v) có thời hạn cụ thể (Time bound). 3. Xác định các tiêu chuẩn năng lực và hành vi nhân viên cần tuân thủ và thể hiện được ổn định trong quá trình làm việc. Ví dụ: Thế nào là chấp hành kỷ luật và tận tâm với công việc; thế nào là khả năng lập kế hoạch và tổ chức công việc tốt; thế nào là  phát huy được năng lực chuyên môn; v..v. 4. Giao việc cho nhân viên đảm bảo rõ ràng về trách nhiệm, mục tiêu và tiêu chuẩn công việc. Theo đó, hai bên cùng xác định các điểm yếu, hạn chế và khó khăn của nhân viên để cùng phối hợp và cam kết hỗ trợ trong quá trình thực hiện. Thống nhất về kế hoạch thực hiện và đề nghị nhân viên cam kết thực hiện bằng văn bản.   Điều kiện đủ - Theo dõi, ghi nhận và hỗ trợ kịp thời 1. Người quản lý cần thường xuyên hàng tuần, tháng theo dõi kết quả và trao đổi với nhân viên về kết quả và tiến độ hoàn thành công việc. Đánh giá kết quả và đưa ra những nhắc nhở, cảnh báo hoặc động viên, khích lệ cũng như những hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời. 2. Ghi chép lại những biểu hiện tốt và chưa tốt cũng như kết quả trao đổi với nhân viên, làm cơ sở cuối kỳ (tháng, quý) đánh giá chính thức. Nếu không trao đổi và ghi chép sẽ không có đủ luận cứ và bằng chứng để đánh giá khách quan và xác đáng về kết quả quá trình làm việc của nhân viên. 3. Chuẩn bị kỹ lưỡng và hẹn trước với nhân viên về buổi đánh giá cuối kỳ. Xem xét lại tiêu chuẩn/mục tiêu quá trình làm việc và kết quả đạt được cũng như những nhắc nhở, cảnh báo các sai phạm/lỗi hoặc tuyên dương những thành tích. Đưa ra các câu hỏi có tính chất gợi mở, xây dựng để tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục kỳ kế tiếp. 4. Lắng nghe và trao đổi với nhân viên về kết quả tự đánh giá của nhân viên cũng như những mong đợi trong kỳ kế tiếp. Cùng xác định những biện pháp cải thiện cụ thể và cam kết hỗ trợ nhân viên. 5. Trình bày các kết quả đánh giá theo yêu cầu của tổ chức và lưu trữ hồ sơ nhân sự.

 
Tạm kết Rõ ràng, để đạt được mục tiêu trong việc đánh giá thành tích nhân viên không phải là việc dễ dàng đối với các bên. Một trong những trở ngại phổ biến ở các doanh nghiệp áp dụng không thành công hệ thống đánh giá, bên cạnh nguyên nhân do không tuân thủ kỷ luật và cam kết, còn 1 nguyên nhân mà cả quản lý và nhân viên cho rằng mất thời gian trong việc theo dõi và ghi nhận kết quả. Giải pháp cho vấn đề nêu trên là ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự. Điều này giúp tự động hóa rất nhiều khâu trong công tác nhân sự. Chúc các bạn thành công.

Ảnh: Phầm mềm nhân sự HrmCloud, giải pháp tối ưu giúp quản lý và nhân viên tiết kiệm thời gian trong việc lập kế hoạch, mục tiêu công việc và theo dõi đánh giá công việc hiệu quả

 

Khi mới hình thành, khái niệm đánh giá thành tích công việc chỉ được hiểu là một quá trình thường bắt đầu từ việc xây dựng một biểu mẫu đánh giá và kết thúc bằng cuộc trò chuyện giữa người quản lý và nhân viên và cũng thường được tiến hành một cách đại khái, hời hợt, chỉ mang tính chất hình thức.

Tuy nhiên, vào cuối thập kỷ 80, tại hầu hết các nước có nền kinh tế phát triển, đánh giá thành tích công việc đã chú trọng tới việc xây dựng các mục tiêu và thứ tự ưu tiên mà theo đó thành tích công việc sẽ được đánh giá: phương pháp này được gọi là quản trị thành tích công việc.

Nếu quản trị thành tích công việc là một bộ phận của hệ thống kiểm soát của Doanh nghiệp thì đánh giá thành tích công việc chỉ là một quá trình của quản trị thành tích công việc. Đánh giá thành tích công việc là việc xem xét kết quả các công việc mỗi cá nhân đã được thực hiện. Mục đích của đánh giá thành tích công việc là để xác định vị trí hiện tại cho nhân viên thực hiện công việc đó. Trong khi đó, quản trị thành tích công việc là việc xây dựng những mục tiêu trong tương lai mà nhân viên đó cần đạt được.

Đánh giá thành tích công việc là một trong những nhiệm vụ trọng tâm mà một người quản lý Doanh nghiệp giỏi cần phải thực hiện tốt. Bất cứ một hệ thống đánh giá nào cũng nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của Doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo rằng mọi cá nhân trong Doanh nghiệp đều cố gắng tối đa khả năng của mình.

Mục đích của đánh giá thành tích công việc:

- Đánh giá xem các cá nhân có xứng đáng được thưởng hoặc tăng lương hay không (khen thưởng).

- Xem xét lại công việc đã thực hiện nhằm xác định những tồn tại, điểm yếu cần khắc phục, xác định những khả năng tiềm ẩn chưa sử dụng đến của các cá nhân, và xây dựng những chương trình đào tạo, tập huấn phù hợp, cần thiết.

- Xác định những khả năng tiềm tàng của từng cá nhân, làm nền tảng để mỗi cá nhân có thể phát triển sự nghiệp của mình sau này.

Để đạt được các mục đích trên, việc đánh giá thành tích công việc cần phải có được những kết quả cụ thể sau đây (mục tiêu):

- Xác định và xây dựng những nội dung công việc cụ thể mà từng cá nhân phải thực hiện nhằm đạt được mục tiêu chung của bộ phận, nơi mà cá nhân đó làm việc.

- Thiết lập những kết quả chính hoặc quan trọng mà doanh nghiệp mong đợi cá nhân đó sẽ đạt được trong công việc sau một khoảng thời gian nhất định.

- So sánh mức độ kết quả thành tích công việc của từng cá nhân với mức chuẩn, làm cơ sở cho việc để có chế độ thưởng thích đáng.

- Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của từng cá nhân thông qua kết quả công việc thực tế.

- Xác định các cá nhân có khả năng để đề bạt vào các vị trí thích hợp trong bộ máy quản lý hay không.

- Xác định những khâu yếu kém, những tồn tại cần phải cải thiện hoặc thay đổi.

- Xác định, đánh giá năng lực nhân sự hiện có và tiềm ẩn phục vụ công tác lập kế hoạch nhân lực cho Doanh nghiệp.

- Cải thiện sự trao đổi thông tin trong công việc giữa các cấp khác nhau.

Lợi ích của hệ thống đánh giá thành tích công việc:

Thoạt nhìn, hệ thống đánh giá thành tích công việc trong Doanh nghiệp là một hoạt động tiêu tốn thời gian của mọi cá nhân và làm tăng chi phí của Doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các Doanh nghiệp đang trong thời kỳ cần phải dốc toàn bộ nguồn lực cho cạnh tranh để tồn tại và phát triển. Tuy nhiên, lợi ích mà nó đem lại thì thực sự lớn và rất khó đánh giá. Đó là lợi ích đối với Doanh nghiệp và đối với từng cá nhân trong Doanh nghiệp đó.

Đối với Doanh nghiệp: Thông thường trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp, người quản lý thường có ấn tượng về thành tích công việc cá nhân của nhân viên cấp dưới một cách ngẫu nhiên hoặc tình cờ (có thể là do những thành công hay thất bại rất đáng chú ý hoặc rất dễ nhận thấy của nhân viên cấp dưới). Hiện tượng phổ biến là người quản lý không có được một bức tranh rõ nét, hoàn chỉnh và khách quan về nhân viên cấp dưới của mình. Do đó một hệ thống đánh giá thành tích công việc chính thức sẽ giúp khắc phục được phần nào khiếm khuyết này.

Hơn nữa, cho dù người quản lý có thể nhận ra lỗi hay thiếu sót của nhân viên cấp dưới một cách công bằng, nhưng họ cũng không có động cơ để bỏ thời gian quan tâm tới vấn đề cải thiện và phát triển thành tích công việc của từng cá nhân nếu như không có một hệ thống đánh giá chính thức.

Việc đưa ra kiến đánh giá về một người dễ dàng hơn rất nhiều so với việc nhận xét đánh giá một cách chi tiết (bằng văn bản hoặc trực tiếp đối với người bị đánh giá). Trên phương diện này, hệ thống đánh giá thành tích công việc có ý nghĩa như một quy định bắt buộc trong Doanh nghiệp đòi hỏi mọi cá nhân phải thực hiện vì lợi ích thiết thực của nó.

Ngoài ra trong quá trình đánh giá, những người đánh giá khác nhau có thể áp dụng những tiêu chí đánh giá khác nhau, tiêu chuẩn khác nhau về tính khách quan và sự đánh giá. Điều này đã làm mất đi giá trị của việc đánh giá về phương diện so sánh, một trong những nguyên nhân làm giảm lòng tin của người bị đánh giá về hệ thống đánh giá. Do vậy một hệ thống đánh giá chính thức sẽ là một cơ sở để giảm bớt sự khác biệt trên.

Cuối cùng hệ thống đánh giá chính thức của Doanh nghiệp là một phương tiện khuyến khích người quản lý đưa ra các ý kiến phản hồi một cách đầy đủ cần thiết hoặc thích đáng đối với nhân viên cấp dưới, giúp cho nhân viên cấp dưới có thể điều chỉnh kịp thời theo hướng có lợi cho bản thân anh ta và cho Doanh nghiệp.

Đối với cá nhân: Nếu trong Doanh nghiệp không có một hệ thống đánh giá công việc chính thức thì bản thân mỗi cá nhân nhân viên cũng sẽ gặp phải nhiều bất lợi: họ sẽ không nhận ra được những tiến bộ cũng như sai sót hay lỗi của mình trong công việc; họ sẽ không có cơ hội được đánh giá xem mình có thể được xem xét đề bạt hay không; họ sẽ không được xác định và sửa chữa các yếu điểm của mình thông qua đào tạo; và họ sẽ ít có cơ hội trao đổi thông tin với cấp quản lý...

Với lợi ích mà hệ thống đánh giá thành tích công việc đem lại bất kỳ một Doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua việc xem xét và triển khai nó. Đây thực sự là một cơ hội để Doanh nghiệp vươn lên trong môi trường ngày nay khi mà tính cạnh tranh ngày càng gay gắt.

Theo Quantri.vn

iHCM - Phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việc và đánh giá nhân viên - Công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nhà lãnh đạo đo lường chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên

Phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lý xem xét, theo dõi toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên. Vì thế, đến mỗi kỳ đánh giá nhân viên sẽ được thực hiện dễ dàng, khoa học và thao tác nhanh nhờ các dữ liệu về kết quả mục tiêu, công việc tổng hợp ngay trên phần mềm. Phần mềm đánh giá nhân viên iHCM sẽ dựa theo 2 mặt đánh giá năng lực và đánh giá thành tích. 

Bản đánh giá tổng hợp

Bản đánh giá năng lực

Tải tài liệu "Mẫu đánh giá thành tích và năng lực" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.