Bạn muốn thành thạo Microsoft Excel?

Lựa chọn của Biên tập viên Doanh nhân

Trong thời đại kỹ thuật số phát triển nhanh chóng ngày nay, chúng ta gần như phải làm việc hiệu quả hơn đồng thời sử dụng công nghệ để giải quyết các vấn đề phức tạp. Và không có chương trình máy tính nào làm việc đó tốt hơn Microsoft Excel

Được giới thiệu lần đầu tiên vào giữa những năm 1980, nhiều chuyên gia kinh doanh coi Excel là một trong những phần mềm tuyệt vời nhất từng được phát triển — vào năm 2013, PCMag gọi nó là “lựa chọn đầu tiên và duy nhất để thao tác dữ liệu số. ” Và với phần lớn nền kinh tế kỹ thuật số hiện đại hiện đang phụ thuộc vào chương trình, việc nắm vững những điều phức tạp của nó là một cách chắc chắn để tăng năng suất, nâng cao hiệu quả và gây ấn tượng với đồng nghiệp và nhân viên

Với sự nổi bật của nó trong thế giới phần mềm, có vô số cách để tăng cường trải nghiệm Microsoft Excel của bạn, một số cách được đưa trực tiếp vào giao diện của chương trình và một số cách có sẵn dưới dạng phần bổ trợ và phần bổ trợ. Và vì chưa ai từng nói Excel là dễ dàng nên chúng tôi đã thu thập các chiến lược yêu thích của mình để cải thiện hiệu suất

1. ) Điều hướng Excel như một chuyên gia.  

Chắc chắn rồi, chuột và bàn di chuột là những thiết bị tiêu chuẩn trên hầu hết các bàn làm việc hiện đại. Nhưng nếu bạn muốn thực sự tăng tốc việc sử dụng Microsoft Excel, hãy tìm hiểu các phím tắt. Chẳng hạn, nhấn giữ Ctrl trong khi nhấn vào các mũi tên lên, xuống, trái hoặc phải sẽ chọn mọi ô cho đến cuối trang tính. Lật qua các trang tính bằng cách giữ Ctrl trong khi nhấn Page Down hoặc Page Up. Biến một dãy số thành tiền tệ, hoàn thành bằng ký hiệu đô la và hai chữ số thập phân, bằng cách nhấn Ctrl + Shift + $ cùng lúc. Bạn cũng có thể biến một số thành ngày (ngày, tháng và năm) bằng cách nhấn Ctrl + Shift + #

2. ) Áp dụng định dạng tương tự cho nhiều trang tính cùng một lúc.  

Nhiệm vụ quan trọng này thật dễ dàng với tính năng trang tính được nhóm của Excel. Nhấp vào tab của các trang tính bạn muốn nhóm lại với nhau trong khi nhấn Ctrl và tất cả chúng sẽ chuyển sang màu trắng; . Sau khi định dạng các trang tính đã nhóm, đảm bảo nhấp vào Tab để hủy nhóm chúng trước khi nhập hoặc xóa dữ liệu

3. ) Chèn dữ liệu Excel vào Microsoft Word hoặc PowerPoint

Nếu bạn đã từng thử điều này trước đây, bạn có thể cười. Nhưng có thể chuyển dữ liệu từ bảng tính sang tài liệu văn bản. Chỉ cần cẩn thận nhấp vào khay nhớ tạm xuất hiện sau khi bạn dán để quyết định xem bạn muốn giữ định dạng Excel gốc hay để dữ liệu đã dán khớp với định dạng của tài liệu Word hoặc PowerPoint hiện có của bạn

4. ) Chỉ cần chọn cột và hàng

Nếu dữ liệu của bạn nằm trong một bảng và bạn cần tham chiếu đến toàn bộ cột trong một công thức mới, hãy nhấp vào tên cột. (Mẹo chuyên nghiệp. đảm bảo rằng con trỏ của bạn trông giống như một mũi tên xuống trước khi bạn nhấp vào tên cột. ) Các phím tắt chọn hữu ích khác bao gồm Shift + Phím cách, chọn toàn bộ hàng và Ctrl + Phím cách, chọn toàn bộ cột

5. ) Chèn hàng và cột dễ dàng.  

Một bảng tính Excel tốt luôn sẵn sàng phát triển. Thêm hàng và cột nhanh chóng có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. nhấp vào Chèn > Hàng hoặc Cột;

6. ) Biến cột thành hàng (hoặc ngược lại)

Nếu bạn có dữ liệu được sắp xếp thành các cột cần được chuyển đổi thành hàng (hoặc ngược lại), đừng lo lắng. Sao chép khối ô ban đầu, sau đó nhấp chuột phải vào ô đích và chọn Dán đặc biệt, sau đó Chuyển đổi

7. ) Sử dụng các phép tính đơn giản để tiết kiệm thời gian và năng lượng.  

Các công thức của Excel có thể nổi tiếng vì độ phức tạp của chúng, nhưng các phép tính đơn giản thường có thể giúp bạn tăng năng suất ngay lập tức nhất. Để thêm, hãy sử dụng phím +;

8. ) Thêm hàng tóm tắt vào bảng

Bạn có thể thêm hàng tóm tắt vào bảng trong dải băng Thiết kế (sử dụng Windows) hoặc dải băng Bảng (trên máy Mac) bằng cách chọn Tổng số Hàng. Sau đó, bạn có thể chọn từ nhiều thống kê tóm tắt. không chỉ tổng cộng mà tổng số, trung bình, độ lệch chuẩn, v.v. Việc đặt thông tin trong một hàng tổng hoặc hàng tóm tắt có nghĩa là thông tin đó được đính kèm vào bảng của bạn nhưng sẽ nằm ở hàng dưới cùng bất kể sau đó bạn có thể chọn cách sắp xếp dữ liệu bảng của mình như thế nào. Điều này có thể đóng vai trò tiết kiệm thời gian rất lớn nếu bạn đang khám phá nhiều dữ liệu

9. ) Sử dụng Tự động điền

Điều này hoạt động tuyệt vời cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. điền ngày, giờ hoặc các giá trị khác theo trình tự. Bắt đầu với mục nhập đầu tiên, sau đó di chuyển con trỏ qua phần phía dưới bên phải của ô cuối cùng, phần này sẽ hiển thị núm điều khiển điền. Khi nó thay đổi thành dấu cộng (+), hãy nhấp và chọn tất cả các ô bạn cần điền bằng mẫu bạn đã chọn. Bạn thậm chí có thể đi lên một cột hoặc sang trái và phải trên một hàng

10. ) Ẩn dữ liệu trong trang tính được bảo vệ.  

Nếu bạn muốn chia sẻ một số dữ liệu với những người dùng khác nhưng không phải tất cả, hãy cân nhắc việc ẩn dữ liệu đó. Cách dễ dàng là nhấp chuột phải và chọn chức năng Ẩn. Nhưng bạn có thể an toàn hơn nữa bằng cách sử dụng chức năng Format Cells bằng cách nhấp vào Home > Font > Open Format Cells > Number Tab > Custom > Type. Bằng cách đó, dữ liệu của bạn có thể thực sự an toàn

Cho dù bạn là một chuyên gia Excel dày dặn đang tìm kiếm các thủ thuật về khả năng sử dụng mới hay một người dùng mới đang loay hoay tìm hiểu tất cả, những mẹo này sẽ nâng cao trải nghiệm chương trình của bạn. Bạn muốn biết thêm về bộ sản phẩm Microsoft Office? . Chúng tôi ở đây để làm cho phần cứng và phần mềm hoạt động cho doanh nghiệp của bạn chứ không phải chống lại nó

Mất bao lâu để thành thạo Microsoft Excel?

Có một lớp học chính cho Excel?

Cách tốt nhất để học Microsoft Excel là gì?

Tôi có thể thành thạo Excel trong một tháng không?