TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM CÔNG ĐOÀN VIÊN CHỨC VIỆT NAM --- Số: 74 /HD-CĐVC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------- Hà Nội, ngày 23 tháng 02 năm 2021 HƯỚNG DẪN Công tác văn thư, lưu trữ của tổ chức Công đoàn Thực hiện Quyết định số 1668/QĐ-TLĐ ngày 08 tháng 12 năm 2020 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về việc ban hành Quy chế công tác văn thư và công tác lưu trữ của tổ chức Công đoàn Việt Nam, Ban Thường vụ Công đoàn Viên chức Việt Nam hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện công tác văn thư và công tác lưu trữ của tổ chức công đoàn như sau:
1. Đối với công tác văn thư - Mọi hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, giao dịch của công đoàn cơ quan, đơn vị đều phải được văn bản hóa và lập hồ sơ đầy đủ. - Văn bản của công đoàn cơ quan, đơn vị phải được soạn thảo ban hành đúng thể loại, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định. - Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện tập trung ở văn phòng công đoàn cơ quan và phải bảo đảm kịp thời, nhanh chóng, chính xác, chặt chẽ, giữ gìn bí mật. Những nơi không có văn phòng công đoàn, văn bản được tập trung tại phòng của cán bộ được phân công phụ trách công việc văn thư, lưu trữ của công đoàn (sau đây được gọi chung là văn phòng công đoàn cơ quan). - Quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ, đúng quy định. 2. Đối với công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn, bảo vệ bí mật và tổ chức sử dụng hiệu quả, được nộp về lưu trữ theo quy định hiện hành. 3. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ - Người đứng đầu công đoàn cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị theo quy định. - Người được giao phụ trách công tác văn phòng có trách nhiệm giúp người đứng đầu các cấp công đoàn triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị. 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của công đoàn cơ quan, đơn vị phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. II. Công tác văn thư 1. Soạn thảo và ban hành văn bản - Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày trước khi trình ký. - Việc ký văn bản phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ được giao; người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký. Người ký văn bản quyết định việc đóng dấu độ mật, phạm vi lưu hành, số lượng bản phát hành. - Khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. - Nhân sao văn bản đúng số lượng và thời hạn theo phê duyệt của người ký văn bản. - Việc nhân sao văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật theo đúng quy định về bảo vệ bí mật nhà nước. 2. Quản lý văn bản - Tiếp nhận văn bản đến: Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến công đoàn cơ quan, đơn vị từ mọi nguồn đều do văn phòng công đoàn cơ quan tiếp nhận. Những văn bản gửi đến không đúng nơi nhận, không đúng thể thức văn bản hoặc thiếu trang, chữ mờ, nhàu nát… được phép chuyển trả lại nơi gửi. - Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến: + Mỗi văn bản hành chính gửi đến, văn phòng công đoàn cơ quan đóng dấu văn bản đến vào góc trái, trang đầu, dưới số và ký hiệu văn bản. + Tất cả văn bản gửi đến công đoàn cơ quan, đơn vị đều phải được đăng ký để quản lý bằng sổ. Sổ văn bản đến được ghi theo năm và đăng ký theo từng thể loại văn bản. Tùy theo số lượng văn bản gửi đến trong một năm nhiều hay ít của từng cấp công đoàn để sử dụng số lượng sổ đăng ký văn bản đến cho phù hợp; văn bản mật, đơn, thư khiếu nại, tố cáo mở sổ đăng ký riêng. - Phân phối và chuyển giao văn bản: Văn bản đến sau khi đăng ký, văn phòng công đoàn cơ quan chuyển cho người có thẩm quyền phân phối, sau đó chuyển văn bản đến cho người trực tiếp xử lý để giải quyết và lập hồ sơ công việc. - Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến + Người đứng đầu công đoàn cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu công đoàn cơ quan, đơn vị được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực phân công phụ trách. + Người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý các văn bản đến của đơn vị mình. + Người được giao giải quyết văn bản đến có trách nhiệm xử lý, giải quyết chính xác các yêu cầu và theo đúng thời hạn quy định. Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên giải quyết trước. - Lập báo cáo thống kê văn bản đến: Định kỳ hằng tháng hoặc quý văn phòng công đoàn cơ quan thống kê danh mục văn bản đến để báo cáo người đứng đầu công đoàn cơ quan, đơn vị và phục vụ việc quản lý, tra tìm văn bản. Hết năm, văn phòng công đoàn cơ quan tập hợp các danh mục văn bản đến đóng thành sổ và lưu trữ tại công đoàn cơ quan. Dữ liệu đăng ký văn bản đến lưu ít nhất một nhiệm kỳ tại văn phòng công đoàn cơ quan để quản lý và phục vụ việc tra tìm văn bản. - Đăng ký văn bản đi + Các văn bản do công đoàn cơ quan, đơn vị ban hành đều do văn phòng công đoàn cơ quan ghi số và đăng ký theo quy định. + Hình thức đăng ký văn bản đi: Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Căn cứ vào số lượng văn bản đi của công đoàn cơ quan, đơn vị trong một nhiệm kỳ để sử dụng số lượng sổ đăng ký văn bản đi phù hợp. Đối với những thể loại văn bản có số lượng ban hành nhiều như quyết định, công văn… có thể mở sổ đăng ký riêng; các thể loại văn bản có số lượng ban hành ít có thể đăng ký chung vào một sổ, trong sổ chia nhiều phần, mỗi phần đăng ký một thể loại văn bản. Văn bản mật đi đăng ký vào sổ riêng; các loại văn bản, giấy tờ hành chính đăng ký riêng. Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu: Cần bảo đảm cập nhật đầy đủ các thông tin và gắn tệp văn bản. Văn bản mật đi đăng ký bằng máy vi tính không kết nối mạng và không đính kèm tệp toàn văn văn bản. - Phát hành văn bản đi + Văn bản sau khi được ký, văn phòng công đoàn cơ quan làm các thủ tục chuyển cho văn thư cơ quan phát hành kịp thời, chính xác theo đúng nơi nhận ghi trên văn bản hoặc theo danh sách do người đứng đầu công đoàn cơ quan hoặc người được ủy quyền phê duyệt. + Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản. - Lưu văn bản đi + Mỗi văn bản phát hành chính thức của công đoàn cơ quan phải lưu bản gốc và một bản chính. Bản gốc được đóng dấu ngay sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, sắp xếp theo số thứ tự văn bản và lưu tại văn phòng công đoàn cơ quan, bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo. + Các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo (ghi trên các phiếu xử lý kèm dự thảo văn bản hoặc ghi trực tiếp vào dự thảo) và các tài liệu đi kèm dự thảo đều chuyển lại cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo lưu kèm với bản chính để lập hồ sơ công việc và nộp lưu đầy đủ vào lưu trữ. Các văn bản mật được lưu theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước. - Theo dõi, kiểm tra, gửi văn bản và lập báo cáo thống kê văn bản đi + Định kỳ hàng tháng hoặc quý, văn phòng công đoàn cơ quan thống kê danh mục văn bản phát hành để báo cáo người đứng đầu cơ quan, đơn vị và phục vụ việc quản lý, khai thác. Hết năm, văn phòng công đoàn cơ quan đóng các danh mục văn bản phát hành đi trong năm thành sổ và lưu trữ. + Dữ liệu đăng ký văn bản đi lưu ít nhất một nhiệm kỳ tại văn phòng công đoàn để quản lý và phục vụ việc tra tìm văn bản bằng máy vi tính. 3. Quản lý và sử dụng con dấu - Quản lý và sử dụng con dấu + Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của công đoàn cơ quan; người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của đơn vị mình (nếu có). + Con dấu của công đoàn cơ quan, đơn vị phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho cán bộ công đoàn giữ. Người được giao giữ con dấu không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, đơn vị. + Bản gốc văn bản do công đoàn cơ quan ban hành lưu ở văn phòng công đoàn cơ quan phải đóng dấu đầy đủ. - Đóng dấu + Chỉ người được giao trách nhiệm giữ con dấu mới được quyền đóng dấu; trước khi đóng dấu, phải kiểm tra lại thể thức văn bản, thẩm quyền ký, chữ ký và số bản. + Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Biên bản hội nghị cơ quan có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi khuôn dấu đóng tối đa 5 tờ giấy. Việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản khác, đóng dấu vào phụ lục văn bản do người ký văn bản quyết định. Dấu đóng vào phụ lục văn bản tại trang đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục. + Không được đóng dấu các văn bản, giấy tờ chưa có nội dung hoặc chữ ký của người có thẩm quyền, tài liệu, thư cá nhân để gửi cho các cơ quan, tổ chức hay cá nhân khác. III. Công tác lưu trữ 1. Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Hàng năm, công đoàn cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. 2. Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu đã kết thúc công việc của công đoàn cơ quan, đơn vị phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản lưu trữ. IV. Tổ chức thực hiện Ban chấp hành các công đoàn trực thuộc căn cứ hướng dẫn này để triển khai thực hiện và hướng dẫn công đoàn cơ sở trực thuộc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 1668/QĐ-TLĐ ngày 08/12/2020 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. |
