Điều phối hàng hoá là gì

Trách nhiệm chính: điều phối hàng hóa xuất nhập khẩu. Công việc hàng ngày: sắp xếp, lên kế hoạch các lô hàng nhập và xuất. Kiểm tra hàng hóa với nhà máy, nhà cung cấp. Liên hệ các hãng tàu booking (đăng ký dịch vụ vận chuyển). Giải quyết các thanh toán hàng hóa mỗi ngày. 

Giá trị công việc này là tạo dữ liệu nguồn cho các bên liên quan kế thừa để hoàn thành quy trình một lô hàng xuất nhập khẩu. 

Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Từ lúc tốt nghiệp, tôi làm nhân viên hành chánh văn phòng. Do có khả năng tính toán tốt, tôi được sếp cho cơ hội tìm hiểu về việc xuất nhập khẩu. Sau khi tìm hiểu thì thấy công việc có thể phát triển bản thân nên đã làm được 10 năm. Nếu được chọn lại, tôi vẫn chọn ngành này vì có các kiến thức vững chắc về ngoại thương, trao đổi mua bán, giúp cho đầu óc được tính toán linh hoạt hơn. 

Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

• Lên các file đã xuất nhập trong ngày để đưa bộ phận chứng từ làm chứng từ xuất nhập khẩu cho lô hàng
• Kiểm tra email khách hàng, giải đáp mọi thắc mắc, thanh toán các công nợ tiền hàng
• Phát hành hợp đồng mua bán

• Liên hệ bên logistics/ hãng xe để sắp xếp hàng hóa cho ngày mai
• Liên hệ với nhà máy để chốt hàng cho những ngày tiếp theo
• Hoàn thiện các file đóng hàng
• Nhập dữ liệu lên hệ thống
• Nhập các hóa đơn chi phí
• Kiểm file cho các nhân viên trong phòng 

Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

• Thích công việc mỗi ngày giải quyết những trường hợp khác nhau. 
• Tiếp xúc nhiều khách hàng ở khắp nơi trên thế giới.
• Cải thiện các kỹ năng và nghiệp vụ.

Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

Có một vài nét văn hóa công ty chưa phù hợp với cá nhân. 

Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

• Nắm vững kiến thức căn bản về ngoại thương và phát triển kỹ năng, nghiệp vụ khi làm việc trực tiếp;
• Thái độ: hòa đồng, có tinh thần hợp tác với đồng nghiệp, chịu khó lắng nghe và hiểu khách hàng để giải quyết các vấn đề phát sinh một cách suôn sẻ;
• Nghề dạy nghề;
• Trau dồi: phải làm nhiều trường hợp thì mới có kinh nghiệm. Đơn giản là: Làm nhiều sai nhiều. Làm ít sai ít. Không làm không sai. 

Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

Công việc mang tính chất đặc thù nên không có gì hiểu lầm. Khi làm việc có vấn đề phát sinh nếu không hiểu thì hỏi liền. 

Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không?

Dư khả năng.

Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

• Bạn phải yêu thích ngành xuất nhập khẩu thì mới làm được. Ví dụ: thích trao đổi với người khác, thích buôn bán, thích tìm hiểu những văn hóa khác. 
• Bạn phải nhanh nhẹn, tính toán tốt, giao tiếp tốt.
• Lời khuyên: Lúc đầu, tôi không có kiến thức nền trong lĩnh vực này như các bạn bên chuyên ngành, nhưng được sếp nhìn thấy khả năng tính toán và chịu học hỏi nên cho cơ hội để làm. Khi đó, tôi phải mua sách có liên quan và học các thuật ngữ chuyên ngành xuất nhập khẩu. Tôi tự học song song với quá trình đi làm và dần dần rút ra nhiều bài học và kinh nghiệm thông qua việc hỗ trợ/ chỉ bảo của sếp, đồng nghiệp.

  Bạn có thường nghe nhiều về cụm từ “điều phối” và “điều phối viên”, nhất là trong các lĩnh vực tổ chức sự kiện và vận tải, logistic?

  Vậy cụ thể nhân viên điều phối là gì và làm những công việc gì? Hãy cùng theo Glints Việt Nam đi “mổ xẻ” sâu hơn về công việc điều phối viên này nhé!

  Nhân viên điều phối là những người thực hiện công việc như lên kế hoạch, sắp xếp, tổ chức, quản lý, phân công và giám sát quá trình vận hành trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. 

  Cụ thể hơn, mỗi khi có một sự kiện hay một công việc đòi hỏi sự tham gia, phối hợp của nhiều bên thì điều phối viên sẽ là người đứng ra giữ trọng trách chính, đảm bảo sự kiện/công việc đó diễn ra suôn sẻ và thành công nhất. 

  Điều phối viên sẽ phân chia công việc thành các đầu việc nhỏ, sau đó sắp xếp và phân công cho các bên tham gia. 

  Họ cũng là người theo sát quá trình thực hiện nhiệm vụ và linh hoạt xử lý các vấn đề sao cho công việc được diễn ra chính xác và kịp thời.

  Nghề điều phối viên là công việc khá giống với quản lý, nhưng ít mang cảm giác phân chia cấp bậc hơn. Nếu đưa ra một ví dụ minh họa để trả lời cho câu hỏi nhân viên điều phối là gì, thì có thể ví họ như một người quản lý không mang chức danh vậy.

  Tìm hiểu về nhân viên điều phối là gì?

  Công việc cụ thể của điều phối viên là gì?

  Mảng công việc đối ngoại

  • Phối hợp với đối tác trong việc xác định mục tiêu công việc, từ đó đưa ra chiến lược phù hợp nhằm đảm bảo công việc đó đạt hiệu quả mà đối tác yêu cầu. 
  • Phối hợp với điều phối viên bên đối tác trong suốt quá trình thực hiện công việc. Thực hiện việc gắn kết giữa đội ngũ giữa hai bên đối tác và công ty mình.
  • Giữ gìn và phát triển mối quan hệ với đối tác, khách hàng và các bên cung ứng.

  Mảng công việc đối ngoại của điều phối là gì?

  Mảng công việc đối nội

  • Lên kế hoạch cụ thể và dự trù tất cả những yêu cầu cần thiết để triển khai kế hoạch như nhân sự, chi phí, các loại thủ tục, v.v., và gửi lên cấp trên xin ý kiến chỉ đạo và kiểm duyệt.
  • Phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để thực hiện các công tác nội bộ.
  • Làm việc với nhân viên trong quá trình phân công nhiệm vụ, giải thích công việc và giải đáp thắc mắc có liên quan. 
  • Liên tục theo sát tiến độ công việc, báo cáo lên cấp trên tiến độ và các vấn đề xảy ra trong suốt quá trình. Đồng thời, đôn đốc nhân viên tiến hành nhiệm vụ chính xác và nhanh chóng. 
  • Thực hiện song song cả hai vai trò là chỉ đạo và triển khai công việc.
  • Thực hiện công tác điều phối sao cho các bộ phận, cá nhân và các đầu việc phối hợp nhịp nhàng. 
  • Tiếp thu phản hồi từ các bên có liên quan, từ đó tiến hành điều chỉnh và cải thiện hơn trong quá trình làm việc của cả hệ thống.

  Quy trình chuẩn của nhân viên điều phối 2022 

  Mỗi một dự án, công ty khác nhau sẽ có những yêu cầu và tiêu chuẩn riêng dành cho điều phối viên. Tuy nhiên, chúng ta có thể đưa ra một quy trình chuẩn, tổng quan nhất mà ai ở vị trí này cũng cần áp dụng khi làm việc.

  • Xác định mục tiêu và lập kế hoạch: Hãy xác định rõ mục tiêu mà bạn cần phải hoàn thành là gì? Mất bao nhiêu thời gian và cần những tài nguyên nào (nhân sự, công cụ, thiết bị,v.v.)?

  Từ đó, bạn hãy lên một kế hoạch sơ bộ về những gì bạn cần làm trong 3 giai đoạn chính: trước khi thực hiện, trong quá trình thực hiện và sau khi thực hiện dự án.  

  • Lên kế hoạch chi tiết: Từ kế hoạch sơ bộ, bạn cần tiếp tục triển khai thành các đầu việc cụ thể. 
    • Sắp xếp một cách khoa học sao cho các công việc diễn ra chính xác và kịp thời. 
    • Đảm bảo ghi chú cụ thể tất cả những yếu tố cần phải chuẩn bị, mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh giá và có thời hạn rõ ràng cho các đầu việc.

  Việc lên kế hoạch nên được diễn ra sau khi có được sự tham gia, đóng góp ý kiến từ các bên liên quan để có thể diễn ra một cách khách quan và đạt được sự phối hợp tốt nhất.

  • Phân công nhiệm vụ và kiểm soát công việc: Sau khi đã lên kế hoạch xong, hãy tiến hành phân công nhiệm vụ cho các bên tham gia. Đừng quên hướng dẫn rõ ràng để tránh các sai lầm không mong muốn nhé.

  Cuối cùng, hãy đảm bảo bạn luôn kiểm soát chất lượng triển khai cũng như tiến độ của nó để kịp thời giải quyết khi có sự cố bất ngờ.

  Mức lương của nhân viên điều phối có cao không? 

  Vị trí nhân viên điều phối hiện nay đang rất được săn đón trên thị trường lao động. Do nhu cầu đối với vị trí này không chỉ giới hạn trong ngành tổ chức sự kiện hay vận tải, mà hiện nay gần như các công ty trong lĩnh vực nào cũng cần có.

  Mức lương cho vị trí điều phối viên khoảng 7 – 10 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, mức lương của vị trí này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tính chất công việc, quy mô công ty và số năm kinh nghiệm của bạn. 

  Mức lương cho chuyên viên điều phối sẽ rơi vào khoảng từ 10-30 triệu đồng/ tháng hay thậm chí là cao hơn tùy thuộc vào khả năng của bạn.

  Hơn nữa, vì tính chất công việc điều phối viên rất gần với quản lý, thế nên bạn hoàn toàn có thể được thăng tiến lên vị trí này sau khi đã tích lũy đủ kinh nghiệm và kỹ năng. Đây là một lộ trình rất hấp dẫn dành cho bạn đấy!

  Kỹ năng không thể thiếu nếu muốn trở thành nhân viên điều phối giỏi

  Kỹ năng lên kế hoạch và quản lý

  Kỹ năng lên kế hoạch và quản lý nhân sự triển khai theo đúng kế hoạch là những kỹ năng rất quan trọng đối với một điều phối viên.

  Để có thể lên một kế hoạch chuẩn chỉnh và quản lý dự án chạy tốt thì bạn không chỉ cần trau dồi kỹ năng lập kế hoạch, mà còn cần óc quan sát, khả năng phân tích thông tin, khả năng xử lý vấn đề nhanh chóng và bình tĩnh khi đối mặt với sự cố.

  Kỹ năng truyền đạt thông tin

  Sau khi đã lên được một kế hoạch tốt, bạn cần phải có kỹ năng truyền đạt kế hoạch này đến những người trực tiếp thực hiện. 

  Mọi sự nhập nhằng và thiếu rõ ràng trong truyền đạt thông tin đều có thể dẫn đến những sai lầm rất khó xử lý về sau. Và khi việc này cứ lặp lại, nó sẽ ảnh hưởng tới biểu hiện công việc cũng như uy tín cá nhân của bạn.

  Kỹ năng truyền đạt thông tin rất quan trọng đối với điều phối viên

  Kỹ năng quản lý quỹ thời gian

  Là một nhân viên điều phối thì bạn sẽ cần phải kiểm soát một danh sách các công việc được thực hiện bởi nhiều bên khác nhau. Bạn cần đảm bảo được sự phối hợp giữa các bên diễn ra trơn tru, đúng thời hạn và hạn chế tối đa tình trạng chậm trễ trong bất kỳ khâu nào.

  Do đó, bạn luôn cần có kỹ năng quản lý thời gian cho công việc của bạn và các công việc của dự án. 

  Kỹ năng cập nhật về công nghệ

  Một vị trí có khối lượng công việc lớn như điều phối sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn biết cách ứng dụng công nghệ vào đó.

  Sử dụng thuần thục các ứng dụng giao tiếp trực tuyến như Facebook, Zalo, Skype, Google Meet, Zoom,v.v., và các nền tảng xã hội khác sẽ giúp bạn có thể kết nối với mọi người và thu thập thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi.

  Ngoài ra các phần mềm về quản lý, ghi chú cũng sẽ giúp bạn rất nhiều trong công việc đấy.

  Kỹ năng giao tiếp

  Nhân viên điều phối trong quá trình làm việc sẽ luôn phải giao tiếp nhiều người với những thân phận, tính cách, chuyên môn khác nhau. Nói một cách rộng hơn thì công việc chủ yếu của bạn là giao lưu giữa người và người.

  Về mặt đối ngoại, bạn sẽ cần giao tiếp với đối tác để có thể thống nhất ý tưởng và hiểu rõ mong muốn của họ, từ đó lên kế hoạch chính xác.

  Về mặt đối nội, bạn sẽ luôn cần sự phối hợp, giúp đỡ từ rất nhiều phòng ban và các cá nhân khác nhau.

  Sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tránh đi các hiểu lầm không đáng có, đồng thời làm tốt vai trò gắn kết, phân tích, hướng dẫn và giải đáp khi có vướng mắc. 

  Kỹ năng giao tiếp giúp bạn tránh các hiểu nhầm không đáng có

  Kỹ năng làm việc nhóm

  Là một điều phối viên, kỹ năng làm việc nhóm tốt rất quan trọng. Bởi, bạn cần phải có được sự hợp tác của rất nhiều người thì mới có thể hoàn thành được dự án đang triển khai.

  Việc sở hữu kỹ năng làm việc nhóm sẽ cho phép bạn có thể dễ dàng điều phối công việc thông qua sự hợp tác và hỗ trợ của mọi người.

  Công việc nhân viên điều phối hot nhất 2022

  Nhân viên điều phối đơn hàng

  Nhân viên điều phối đơn hàng là công việc phổ biến và có mức độ phức tạp thấp, phù hợp với các bạn sinh viên năm cuối, chưa có nhiều kinh nghiệm và muốn thử sức đối với nghề này.

  Nhiệm vụ chính của nhân viên điều phối đơn hàng bao gồm:

  • Lên kế hoạch sao cho việc vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ được diễn ra chính xác và nhanh chóng. 
  • Giải quyết và hạn chế tối đa tình trạng tồn đọng hàng tại kho hay trễ đơn hàng.

  Mức lương cho nhân viên điều phối đơn hàng sẽ từ 7-13 triệu đồng/tháng tùy vào mức độ công việc và quy mô doanh nghiệp.

  Nhân viên điều phối vận tải

  Nhân viên điều phối vận tải có mức độ khó cao hơn và cũng vất vả hơn, phù hợp với các bạn nam. Nhiệm vụ chính của vị trí này sẽ gồm:

  • Tiếp nhận thông tin đơn hàng, sau đó tìm kiếm xe vận chuyển phù hợp.
  • Đảm bảo theo sát quá trình vận tải cho đến khi hàng hóa đến nơi an toàn.
  • Đảm bảo hàng hóa giao đến nơi đúng tiến độ và đủ số lượng cùng chất lượng.

  Mức lương cho vị trí này dao động từ 5 – 8 triệu đồng/tháng. Theo thâm niên thì mức lương có thể tăng và mức cao nhất rơi vào tầm 25 triệu đồng/tháng.

  Nhân viên điều phối vận tải phù hợp với các bạn nam

  Nhân viên điều phối sự kiện

  Bất kỳ sự kiện nào từ quy mô nhỏ cho đến các sự kiện tầm cỡ đều sẽ cần một người điều phối. Đây sẽ là người theo sát quá trình tổ chức sự kiện từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

  Mức lương cho vị trí này sẽ ở mức 3 – 4 triệu đồng/tháng đối với người mới vào nghề, và với kinh nghiệm từ 1 – 2 năm rơi vào khoảng 7-10 triệu đồng/tháng. Với những nhân viên có kinh nghiệm nhiều năm hơn thì mức lương cao hơn và dao động từ 13-18 triệu đồng/tháng. 

  Ngoài tiền lương, bạn còn có thể nhận thêm các khoản thưởng lên tới 50-100% lương hàng tháng.

  Nhân viên điều phối kho

  Nhân viên điều phối kho đảm nhận các công việc sau: 

  • Phụ trách số lượng nhập, xuất, giao nhận trong kho. 
  • Giám sát và điều phối nhân viên phụ kho thực hiện công việc hàng ngày: soạn hàng, sắp xếp, phân loại, vệ sinh, đóng gói, lên hàng xe tải, lên hàng container, v.v. 
  • Tạo nhãn mác thực tế cho từng khu vực, các thông tin hàng hóa trên mỗi pallet. 
  • Kiểm đếm số lượng tồn kho thực tế mỗi ngày và báo cáo cho Thủ kho kiểm tra số liệu. Chịu trách nhiệm sắp xếp và điều động hàng hóa theo FEFO & FIFO theo thực tế. 

  Hiện nay mức lương của nhân viên kho dao động trong khoảng 7 – 15 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm và năng lực của nhân viên.

  Nhân viên điều phối kho hàng

  Nhân viên điều phối dự án

  Công việc này đòi hỏi điều phối viên phải có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực của dự án mình tham gia.

  Bạn sẽ làm việc với quản lý dự án để cùng thực hiện các công việc như lên kế hoạch, phân công và kiểm soát tiến độ dự án. Ngoài ra, bạn sẽ phải đứng ra giải đáp các thắc mắc và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình triển khai dự án.

  Hiện nay mức lương của nhân viên điều phối dự án dao động trong khoảng 8-40 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm và năng lực của nhân viên.

  Nhân viên điều phối logistic

  Vị trí này đảm nhiệm công tác điều phối liên quan đến xuất – nhập khẩu hàng hóa như: 

  • Kiểm soát lịch trình tàu, thông quan và giao hàng đến kho khách hàng.
  • Phát hành hóa đơn cho khách hàng khi giao hàng và thực hiện thanh toán.
  • Kiểm soát chi phí logistics, tìm giải pháp giảm chi phí hậu cần hoặc mở rộng kinh doanh. 

  Đây là một công việc ổn định với mức lương khá hấp dẫn: 8 – 20 triệu đồng/tháng.

  Nhân viên điều phối logistics với mức lương hấp dẫn

  Kết luận 

  Qua bài viết này, Glints hy vọng đã mang đến những thông tin hữu ích và giải đáp được câu hỏi nhân viên điều phối là gì, kỹ năng và tố chất cần có để trở thành điều phối viên.

  Nhân viên điều phối là một công việc thú vị, có tính thử thách và đầy triển vọng sự nghiệp. Thế nên, nếu bạn đang muốn đặt “bước chân” đầu tiên trên con đường chinh phục nghề này, bắt đầu khám phá ngay các vị trí phù hợp được cập nhật mỗi ngày tại Glints nhé.