Tính duy nhất: Cùng một loại vật liệu chỉ có một mã tương ứng, một mã số chỉ đại diện cho một loại vật liệu. Không nên có tình trạng một vật liệu-nhiều mã số, hoặc tình trạng đa vật liệu. Tính khả dụng: Độ dài mã số nên trong phạm vi 6-20 ký tự, không nên quá dài, nếu không sẽ khó nhận dạng. Tính quy luật: Mã hóa vật tư nên tuân thủ nguyên tắc mã hóa nhất định và nên được sử dụng để chuẩn hóa mô tả. Tính dễ đọc: mã số vật liệu không yêu cầu mọi người có thể đọc hiểu ngay lập tức, nhưng bạn có thể xác định vật liệu này thuộc về thể loại vật liệu nào. Khi mã hóa vật tư, chúng ta có thể thiết lập mã phân loại cho phần trước và mã tuần tự cho phần sau. Tính phổ biến: Nguyên tắc mã hóa nên áp dụng cho tất cả vật liệu, bao gồm các thể loại vật liệu mới. Khả năng mở rộng: Việc xây dựng các nguyên tắc mã hóa cần phối hợp với xu hướng thay đổi vật liệu của doanh nghiệp trong vòng 5-10 năm và để lại một không gian linh hoạt để dự phòng cho các tình huống khác nhau. Hiệu quả: Nguyên tắc mã hóa không chỉ giới hạn trong việc dễ đọc, dễ nhớ, dễ nhận diện cho người dùng, mà cần nghĩ tới vấn đề nâng cao hiệu quả trong công việc hàng ngày. Tính tương thích: Mã vật tư của doanh nghiệp phải tương thích với khách hàng và nhà cung cấp quan trọng. Điều này đòi hỏi chúng ta phải lập bảng tham chiếu mã vật tư giữa doanh nghiệp, khách hàng và nhà cung cấp. Tính tổng hợp: Nguyên tắc mã hóa cũng nên xem xét từ các khía cạnh liên quan như sản phẩm (BOM), sản xuất, thu mua, vận hành kho hàng, kiểm soát vật tư, tài chính và hệ thống phần mềm. Ví dụ: bạn nên dùng chữ số trong việc mã hóa, hạn chế mã tổ hợp giữa con số và ký tự sẽ thuận tiện hơn trong lúc sử dụng hệ thống. Tất cả hàng hóa xuất cảnh từ/nhập cảnh vào Việt Nam đều phải có mã HS. Dưới đây là ví dụ về mã HS của Việt Nam cho mặt hàng táo.  Nhưng mã HS là gì và tại sao nó lại quan trọng? Hệ thống mã HS quốc tế Hệ thống mã HS, còn được gọi là Hệ thống mã hóa và mô tả hàng hóa hài hòa (Hệ thống hài hòa), là một hệ thống phân loại thống nhất quốc tế cho tất cả các hàng hóa. Hệ thống mã HS được sử dụng ở mọi quốc gia trên thế giới để giúp giao dịch an toàn hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn. Thương nhân, cơ quan Hải quan, bên gửi hàng, bên trung gian chuyển hàng, cảng vụ và nhiều đối tượng khác đều sử dụng hệ thống Mã HS thống nhất quốc tế. Điều này đảm bảo mọi người đều hiểu và đồng ý chính xác những gì có trong bất kỳ chuyến hàng nào đi qua biên giới quốc tế. Ai đã tạo ra và duy trì Hệ thống hài hòa ? Hệ thống Hài hòa được tổ chức và duy trì bởi Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO). Thành viên WCO là một mạng lưới toàn thế giới các cơ quan Hải quan, có nhiệm vụ đơn giản hóa, hệ thống hóa và thúc đẩy thương mại quốc tế. Một liên kết đến trang website của WCO được cung cấp tại đây - http://www.wcoomd.org/. Trên trang web, quý vị sẽ tìm thấy nhiều công cụ để giúp hiểu các quy tắc giao dịch quốc tế, cùng với mô tả đầy đủ về Hệ thống Hài hòa, cách hệ thống phát triển, cách nó được áp dụng và các dữ liệu liên quan khác. Là thành viên của WCO, Việt Nam đóng góp vào các hoạt động thảo luận và quyết định quốc tế về cách thức quản lý và tạo thuận lợi cho thương mại, cũng như cách phân loại và đo lường hàng hóa, theo hệ thống Mã HS. Hệ thống Mã HS hoạt động như thế nào? Sáu (6) chữ số đầu tiên của Hệ thống Mã HS Hệ thống Mã HS chia tất cả các loại hàng hóa thành: Phần, Chương, Phân chương, Nhóm và Phân nhóm. Với mỗi cấp độ của hệ thống, có các ghi chú giải thích, định nghĩa pháp lý về hàng hóa và mục chi tiết tuần tự của hàng hóa dựa trên cấu trúc thống nhất. Cấu trúc này cùng với các ghi chú và quy tắc đi kèm của nó được gọi là Danh mục Mã HS, hoặc thường chỉ gọi là Danh mục. Trong Danh mục, Phần là các nhóm Chương, được tạo ra để nhóm lại với nhau nhiều loại hàng hóa có cùng chủng loại, chức năng, thành phần, ảnh hưởng, mục đích hoặc cách sử dụng. Tiếp đó, Chương là các nhóm hàng hóa có liên quan chặt chẽ hơn với nhau, để cung cấp chi tiết rõ hơn. Mỗi Chương được cấp một mã gồm hai chữ số, từ 01 đến 99, để xác định Chương mà các hàng hóa cụ thể được phân loại vào. Trong ví dụ về táo của chúng tôi, “Chương 08 - Trái cây ăn được và các loại hạt, vỏ của Trái cây có múi và dưa” có chứa táo. Điều này cho chúng ta hai chữ số Mã HS đầu tiên - 08 đại diện cho Chương có táo nằm trong. Theo cách tương tự, các Chương bao gồm các Nhóm, taaph hợp với nhau các hàng hóa tương tự một cách chặt chẽ hơn và xác định lại các hàng hóa đó bằng hai chữ số. Các chữ số này của Nhóm nằm trong khoảng từ 01 đến 100, với 100 được biểu thị bằng 00. Mục phân loại chi tiết này được lặp lại một lần nữa cho các Phân nhóm (một lần nữa từ 01 đến 00). Vì vậy, tiếp tục ví dụ về táo của chúng ta… Táo thuộc Chương 08 và tiếp theo chúng ta có thể thấy chúng thuộc Nhóm 0808 “Táo, lê và quả mộc qua, tươi”. 08 trong 0808 đến từ Chương, và 08 tiếp theo được thêm vào từ Nhóm. Cuối cùng, trong Phân nhóm, chúng ta muốn phân biệt táo với lê và quả mộc qua. Táo có Mã HS quốc tế cuối cùng là 080810 theo hệ thống Mã HS quốc tế, với số 10 đứng sau cùng, sau các số biểu thị Chương và Nhóm, và đó là số lấy từ Phân nhóm dành riêng cho táo. Cuối cùng, nếu xem xét kỹ hơn một chút về Lê và Quả mộc qua cũng như Táo, chúng ta có thể thấy các Mã HS sau:
Chúng ta sẽ nhận thấy rằng mã không bắt đầu bằng 080801 cho Táo và 080802 cho Lê, chẳng hạn, như người ta có thể mong đợi nếu chúng ta đánh số thẳng từ 01 đến 00. Tại sao vậy? Vì Danh mục thường để lại những khoảng trống trong việc đánh số cấp thấp hơn để sau này có thể bổ sung hàng hóa hoặc sản phẩm vào. Nếu tất cả một trăm số ở cấp sáu chữ số được sử dụng hết, thì bản thân Nhóm thực tế ở trên có thể phải được tách ra thêm khi cần. Tóm lại, hệ thống Mã HS của WCO mô tả tất cả các hàng hóa theo sáu chữ số - Chương, Nhóm và Phân nhóm. Các mã sáu chữ số này được tiêu chuẩn hóa và công nhận trên toàn thế giới. Điều này tạo ra cấu trúc sau: Vậy hai chữ số cuối trong Mã HS được lấy từ đâu? Ngoài sáu chữ số, các quốc gia có thể tự do chia nhỏ hàng hóa thành các chi tiết nhỏ hơn nếu họ muốn. Việt Nam sử dụng 8 chữ số cho hệ thống Mã HS của mình, thêm hai chữ số vào cuối hệ thống Mã HS quốc tế. Nhưng tại sao các quốc gia lại thêm các chữ số phụ vào Mã HS của mình? Bởi vì đối với một số, nhưng không phải tất cả hàng hóa, chính phủ có thể muốn thu thập dữ liệu thống kê cụ thể hơn. Ví dụ sau đối với Việt Nam cho thấy mã 8 chữ số cho một số loại phương tiện cơ giới. Tại sao vậy? Bởi vì hoạt động xuất nhập khẩu xe và phụ tùng xe rất quan trọng đối với Việt Nam, vì vậy chính phủ yêu cầu phải có dữ liệu thương mại cụ thể hơn so với dữ liệu đối với táo. Để đảm bảo tính nhất quán và dễ quản lý, hầu hết các chính phủ chọn thu thập dữ liệu ngoài phạm vi sáu chữ số thường phải đảm bảo rằng tất cả các mã hàng hóa trong Biểu thuế của họ đều có cùng độ dài. Trong trường hợp ở Việt Nam, nếu sản phẩm hiện không cần các chữ số phụ, thì số 00 đơn giản sẽ được thêm vào mã sáu chữ số quốc tế. Nếu sau này cần thêm dữ liệu, hàng hóa sẽ được sắp xếp lại ở mức thấp nhất nếu có yêu cầu. Trong ví dụ về quả táo của chúng tôi, tại thời điểm hiện tại, mã Việt Nam cho táo là 08081000. Trong tương lai, nếu Việt Nam quyết định muốn xác định và theo dõi một loại táo cụ thể vì một lý do nào đó (chẳng hạn như để bảo vệ tài sản trí tuệ của Việt Nam hoặc để đo lường mức tăng trưởng xuất khẩu của một phần loài cụ thể của táo như táo Braeburn hoặc táo Granny Smith); thì bằng cách có sẵn 8 chữ số Mã HS, Việt Nam có thể định mã lại thành các phân loài táo:
Và
Như có thể thấy, cách đặt mã này sẽ vẫn phù hợp với phân loại quốc tế của táo là sáu chữ số, nhưng đồng thời cũng cho phép Chính phủ Việt Nam (GVN) thu thập thêm dữ liệu thương mại mà họ cần. Hệ thống phân loại mã HS có thể khá phức tạp. Để biết đầy đủ chi tiết, vui lòng tham khảo Danh mục Mã HS cho Việt Nam tại liên kết này trên website của Cơ sở dữ liệu Thương mại Quốc gia Việt Nam (VNTR). Ngoài ra, quí vị có thể xem phần Chú giải chi tiết danh mục HS 2017 tại đây. |
